Revisionsrapport – løbende revision af økonomiområdet 2020

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende den løbende revision af regnskabet 2020 til efterretning
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens handleplaner for leverandørfakturaer og indkøb

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har ekstern revision (Deloitte) med bistand fra Intern Revision foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

I henhold til Borgerrepræsentationens beslutning skal revisionsrapporter med en rød bemærkning tilgå udvalget inden for tre uger. Kultur- og Fritidsudvalget forelægges revisionsrapporten og forvaltningens egne handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne vedrørende den løbende håndtering af leverandørfakturaer og indkøb. 

Løsning

I revisionsrapporten bemærker revisionen, at der er sket en forbedring af den løbende fakturabehandling siden 2018 og 2019. Dog er det stadig ikke tilfredsstillende, at der på tidspunktet for revisionens udførelse, samlet set for hele kommunen var ubehandlede fakturaer for 235 mio. kr., hvoraf de 50 mio. kr. var forfaldne til betaling.

Forvaltningerne får således en rød revisionsbemærkning for ikke at håndtere fakturaer i tilstrækkelig grad. 

Yderligere får forvaltningerne en gul revisionsbemærkning for ikke at sikre håndteringen af fakturaer uden en godkender samt indkøb, som ikke er blevet endeligt håndteret i systemet. 

På baggrund af tidligere revisionsbemærkninger har alle forvaltninger haft fokus på, at sikre bedre processer på området samt på at sikre, at fakturahåndteringen fremadrettet lever op til kommunens retningslinjer.

Af revisionsrapporten fremgår det, at der pr. 15. september 2020 var 18.326 ubehandlede fakturaer svarende til 445 mio. kr. Ved udgangen af september havde Kultur- og Fritidsforvaltningen 60 ubehandlede fakturaer svarende til 3,2 mio. kr. Dette var ved udgangen af oktober nedbragt til 46 ubehandlede fakturaer svarende til 3 mio. kr.  

Kultur- og Fritidsforvaltningen har siden overgangen til Kvantum haft et særskilt fokus på fakturabehandling, hvilket har medført at fakturapuljen er reduceret væsentligt de senere år.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forlængelse af de seneste revisionsbemærkninger iværksat yderligere tiltag med henblik på at skærpe indsatsen.

Revisionsbemærkningen vedrørende håndtering af leverandørfakturaer (rød bemærkning)

I revisionsbemærkningen henstilles, som i 2019, til, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører, ligesom det bemærkes, at der er fakturaer for 50 mio.kr., der er forfaldne, dvs. mere end 30 dage gamle. Den fulde ordlyd af revisionsbemærkningen fremgår af bilag 1 og 2.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet en tværgående handleplan. Kultur- og Fritidsforvaltningens egen handleplan for at imødekomme revisionsbemærkningen fremgår nedenfor. 

Forvaltningens handleplan

Der er fokus på arbejdet med nedbringelse af fakturaer i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). KFF havde i forbindelse ved udgangen af september 2020 60 forfaldne fakturaer, med en samlet volumen på 3,2 mio. kr.

For at understøtte det videre arbejde med nedbringelsen af forfaldne faktura, samt milepælene, som er opsat for KKF på behandlingstiden på fakturaer med en liggetid på 12-29 dage, vil KFF arbejde videre med følgende indsatser:

• Løbende opfølgning på området mellem direktion og niveau 2-chefer
• Øget ledelsesinformation og kommunikation til alle enheder
• Undervisning af decentrale økonomikonsulenter i opfølgning på kreditorområdet
• Fokus på fælles forretningsgang på kreditorområdet

Desuden er der fokus på autorisationer, så KFF sikrer, at ledere og medarbejdere har de nødvendige adgange, da det jævnligt er en kilde til forsinket fakturahåndtering.

Følgende aktiviteter vil supplere handleplanen op mod årsafslutningen:

• Opfølgning med alle enheder på udviklingen af fakturapuljen med særligt fokus op til hvert eneste periodeluk ved udgangen af hver måned
• Udsendelse af proces for fakturahåndtering samt skærpet fokus på fakturapuljen i forbindelse med årsafslutningen 2020

Revisionsbemærkningen vedrørende håndtering af gamle fakturaer uden en godkender samt indkøb, som ikke er er blevet endeligt håndteret (gul bemærkning)

Af revisionsbemærkningen fremgår det, at det henstilles til, at forvaltningerne sikrer, at fakturaer uden tydelig agent (fakturaer, der mangler sagsbehandler eller godkender) håndteres løbende, og at de ophobede fakturaer håndteres snarest muligt, samt at der snarest muligt bør foretages en oprydning i gamle indkøbsordrer (indkøb, der mangler en bekræftelse af modtagne varer, da modtagning har betydning for, at leverandøren får penge for deres leverede ydelser) og indkøbsvogne (indkøb, der mangler endelig ledergodkendelse, før det bestilles i systemet) og at der tilrettelægges en proces, der sikrer, at der løbende foretages oprydning/berigtigelser. Den fulde ordlyd af revisionsbemærkningen fremgår af bilag 1 og 2.

Økonomiforvaltningen har udarbejdet en tværgående handleplan. Forvaltningens egen handleplan for at imødekomme revisionsbemærkningen fremgår nedenfor. 

Forvaltningens handleplan

Forvaltningen har en række igangværende indsatser, som søger at imødekomme de oplistede problemstillinger:

1. Implementering af ensartede og systematiske forretningsgange ved periodeluk, som understøtter, at enhederne, fra måned til måned, rydder op på kreditorområdet generelt – herunder fakturaer, indkøbsordrer og indkøbsvogne

    

2. Oprettelsen af administrative fællesskaber, der håndterer opgaver som fx fakturabehandling og indkøb på tværs af enheder, skal reducere sårbarheden ved sygdom og opsigelser. Der er etableret et pilotprojekt i 2020, som forventes udbredt i 2021.

Forvaltningen har tidligere konstateret, at mange af Københavns Kommunes nyere leverandører  har svært ved at efterleve de mange krav til fakturering. Derfor kan der forekomme tilfælde, hvor fakturaer og indkøb ikke matches i systemet, hvilket skyldes mangelfuld rådgivning af leverandørerne.

Forvaltningen har ikke mulighed for effektivt at følge op på bestilte indkøb, der mangler godkendelse – her opfordres til, at man udarbejder en proces for automatisk at annullere indkøb, der ikke er blevet endeligt godkendt over tre måneder.

KFF vil i kommune-sammenhæng arbejde for, at der udarbejdes en fælles rapport, som understøtter, at der nemt kan følges op på:

• Åbenstående indkøbsordrer
• Indkøb med manglende godkendelse
• Generelt overblik over liggetiden på fakturaer i enheden

Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer på baggrund af ovenstående handleplaner, at den løbende behandling af fakturaer, indkøbsvogne og indkøbsordrer inden årets udgang er yderligere forbedret.

Økonomi

Indstillingen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Revisionsrapporten samt forvaltningernes handleplaner bliver behandlet på mødet i Økonomiudvalget den 8. december 2020.

Mette Touborg

  /Annegrete Vallgårda