Ansøgning om tilskud til TOMORROW 2021 via Megaeventpuljen

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender nærværende indstilling som udvalgets høringssvar til Økonomiudvalget i forbindelse med udmøntning af midler fra Megaeventpuljen til TOMORROW 2021.

Problemstilling

Foreningen Bæredygtighedsmødet ansøger Københavns Kommune om 5.000.000 kr. i tilskud til at afholde TOMORROW 2021 den 3.- 4. september 2021 i Tunnelfabrikken i Nordhavn, jævnfør ansøgning (bilag 1 og 2).

Løsning

TOMORROW er en ny festival med fokus på miljømæssig bæredygtighed, og med ændret adfærd som overordnet målsætning. Foreningen Bæredygtighedsmødet ønsker at afholde festivalen for første gang i 2021 med ambition om at blive en årligt tilbagevendende begivenhed med et voksende internationalt islæt. 

Med afsæt i FN’s 17 Verdensmål er festivalens ambition at formidle naturvidenskabelig viden på området på en innovativ og involverende måde og derigennem at give mulighed for både at forstå og få værktøjer til at kunne handle på nye måder. Fire hovedtemaer er valgt for 2021: fødevarer, tøjforbrug, boligen og livet i byen. TOMORROW består overordnet af tre komponenter:

• Imagine TOMORROW: 48-timers tænke-/handletank med 25 anerkendte videnskabsfolk, humanister, filosoffer, økonomer, kunstnere, SEO’s og meningsdannere fra ind- og udland.
• TOMORROW Summit: Praktisk og internationalt orienteret konference for virksomheder og organisationer. 400 deltagere. 
• TOMORROW Festival: Festivaldel med debatter, scenesamtaler, musik og visuelt engagerede oplevelser, onsite-undervisning, involverende ’labs’ og innovative showcases. Op mod 5.000 deltagere.

Samlet set forventer Foreningen Bæredygtighedsmødet, at omkring 5.500 mennesker deltager i festivalen i 2021.

Eventrådets vurdering
TOMORROW 2021 blev præsenteret for Københavns Kommunes Eventråd den 2. november 2020. Rådet vurderer festivalens fokus og emne som relevant, men henleder kommunens opmærksomhed på:   

• om eventen kan defineres som en megaevent, jævnfør gældende kommissorium for Københavns Kommunes Eventråd og retningslinjerne for Megaeventspuljen, særligt henvises til eventens tilbagevendende karakter og manglende internationale relevans,
• at eventens berettigelse som nyetableret festival bør vurderes i lyset af allerede etablerede events i hovedstaden med lignende fokus,
• at den ansøgte offentlige finansiering set i forhold til antallet af deltagere og den samlede finansiering er høj, og
• at risikoen for Covid-19 relaterede udfordringer for festivalafvikling i 2021 er høj, hvorfor eventrådet anbefaler at rykke en eventuel afvikling til 2022.

Eventrådets kommentarer, vurdering og anbefalinger er vedlagt (bilag 3).

Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering
I et kultur- og fritidsperspektiv er det forvaltningens vurdering, at TOMORROW er en vedkommende og borgernær begivenhed med potentiale for at bygge ovenpå byens eftermæle fra værtskabet af C40 klimatopmødet i 2019 og dermed styrke Københavns profil og status som en ansvarlig verdensby indenfor klima- og bæredygtighed. Forvaltningen bemærker endvidere, at arrangørens afsæt i bæredygtighedsdagsordenen understøtter hensigtserklæringen i budgetaftalen 2021 om øget civilsamfundsinddragelse i arbejdet med FN’s verdensmål, og at Wonderful Copenhagen, som følge af COVID-19-krisen, generelt set anbefaler at øge hovedstadens satsning på "hjemmedyrkede events", der kan skabe en blivende positiv effekt for København.  

I forlængelse af Københavns Kommunes Eventråds vurdering bemærker forvaltningen, at TOMORROW vanskeligt kan karakteriseres som en ”enkeltstående international begivenhed”, som definerer en megaevent, jævnfør kriterier for udmøntning af Megaeventpuljen (bilag 4).

Arrangørernes ambition for TOMORROW er at etablere sig som en årligt tilbagevendende begivenhed. Det ansøgte kommunale tilskud er alene møntet på afvikling i 2021. Ydermere er det forvaltningens vurdering, at TOMORROWs internationale potentiale primært ligger i den internationale brandingværdi for København samt i den internationale deltagelse i festivalens ”Imagine”- og ”Summit” komponenter. Wonderful Copenhagens beregning af TOMORROWs turismeøkonomiske potentiale tager også afsæt i festivalens overvejende lokale deltagerprofil. Til gengæld vurderer forvaltningen, at TOMORROW har potentiale til at kunne udvikle sig til en signaturevent for Greater Copenhagen. Dette vil dog også kræve offentlige tilskud.

I forlængelse af Eventrådets bemærkninger finder forvaltningen det relevant at henlede udvalgets opmærksomhed på det ansøgte beløbs størrelse, og at udvalget - såfremt TOMORROW bevilliges tilskud fra Megaeventpuljen – kan blive forelagt indstillinger om støtte til megaevents, som fuldt ud opfylder puljekriterierne, men som ikke kan imødekommes indenfor puljens tilbageværende råderum.

Mere om TOMMOROW 
TOMORROW er tænkt som samlingspunkt for alle, der er optaget af, hvordan man sammen og individuelt kan gøre verden mere bæredygtig. Arrangøren har dog en målsætning om, at halvdelen af deltagerne er under 30 år. Inddragelse af de unge skal bl.a. sikres via samarbejde med ungdomsorganisationer og uddannelsesinstitutioner. Festivaldelen vil også indeholde et specifikt børneområde, målrettet folkeskoler m.fl.

Venue
TOMORROW afvikles i Tunnelfabrikken i Ydre Nordhavn. Området omkring industribygningen er under udvikling, hvilket betyder, at festivalen i 2021 primært afvikles som en bar-marks udendørs festival, med enkelte aktiviteter indendørs. Der er indgået aftale med By og Havn i forhold til den konkrete afvikling.

Organiseringen bag TOMORROW 
Bag TOMORROW står den relativt nyetablerede almennyttige Foreningen Bæredygtighedsmødet. Foreningen udgøres af etablerede og erfarne festivalkompetencer. Foreningen ejer driftsselskabet TOMORROW COLLECTIVE Aps.

Ifølge ansøger skal målsætningerne for TOMORROW indfries i samarbejde med virksomheder, universiteter, tænketanke, forskere og studerende. Københavns Kommune nævnes som en afgørende dialog- og samarbejdspartner for bredest mulig inddragelse af borgerne i festivalens aktiviteter og for at kunne bygge videre på erfaringer og resultater fra Københavns værtskab for C40 klimatopmødet i 2019. Konkret efterspørger arrangøren samarbejde med bl.a. Teknik- og Miljøforvaltningen, Økonomiforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen og Børne- og Ungdomsforvaltningen i 2021.

Der er ikke afsat særskilt budget til at udvikle aktiveringsindsatser i samarbejde med kommunen.

Eventbudget og økonomi
Det samlede udgiftsbudget er på ca. 19,3 mio. kr., hvoraf kommunen ansøges om et direkte tilskud på knap 25 procent. Indtægtsbudgettet er baseret på forventning om fondsstøtte, virksomhedsbidrag, festivalsponsorer samt indtægter ved billetsalg. Baseret på forventede 5.500 deltagere giver det en gennemsnitlig billetpris på ca. 415 kr. Idet ansøger vil implementere en differentieret billetpris, hvor børn f.eks. gives gratis adgang, vurderes den reelle gennemsnitlige billetpris at blive ganske høj. Afviklingsbudgettet er endvidere baseret på arbejdsindsats fra 1000 frivillige. Der er pt. ikke ansøgt om offentlig støtte ad anden vej.

Der foreligger endnu ikke tilsagn fra fonde eller øvrige eksterne bidragsydere, hvorfor disse poster vurderes behæftet med nogen risiko, til dels på grund af den relativt korte tidshorisont, billetprisen og Covid-19 situationen. Ansøger forventer overblik over det endelige indtægtsbudget 1. marts 2021, hvorefter budgettet tilpasses. Budgettilpasning må forventes at påvirke muligheden for at afvikle festivalen i det ansøgte format.

I lighed med processen for Københavns Kommunes budgetbehandling af tilskud til Copenhagen 2021 foreslår forvaltningen, at kommunen – såfremt TOMORROW bevilliges tilskud til afvikling i 2021 – som et vilkår i tilskudsaftalen med ansøger angiver, at TOMORROW betinger sig at afvikle festivalen i 2021 i overensstemmelse med det festival set-up som er beskrevet i ansøgningen. Såfremt den forventede eksterne finansiering ikke opnås - og arrangøren derfor må reducere format og nedskalere succeskriterierne - skal aftalevilkårene genforhandles og kommunen forbeholder sig ret til at reducere det offentlige tilskud.

Dette gælder også, såfremt festivalen ikke kan afvikles i overensstemmelse med arrangørens beskrevne Covid-19 scenarie 1 (normalt festival set-up) eller 2 (zoneopdeling med max på 500 personer pr. forsamling). Scenarie 3 og 4 vurderes af forvaltningen ikke egnet til at indfri festivalens ambitioner indenfor det afsatte budget eller at stå mål med størrelsen af det ansøgte kommunale tilskud. Scenarierne fremgår af bilag 2.   

Fra arrangørens side er det ikke forventningen, at behovet for offentligt tilskud vil bortfalde i efterfølgende festivalår. Det er dog arrangørens forhåbning, at kommunens bidragssats gradvist kan reduceres. Forudsætningen herfor vil være fortsat mulighed for at opnå fondsbidrag samt en øget erhvervsmæssig interesse for og finansiel opbakning til festivalen, i takt med at TOMORROW positionerer sig og formår at udvikle sin internationale profil.

Ifølge Wonderful Copenhagens beregninger udgør den samlede estimerede turismeomsætning for TOMORROW ca. 0,5 mio. kr. Beløbet er beregnet med afsæt i festivalens overvejende lokale profil og den derfor begrænsede internationale deltagelse. 

Risikovurdering
I lighed med de øvrige megaevents i København i 2021 vurderes risikoen for at TOMORROW må afvikles med Covid-19 restriktioner som værende høj. I modsætning til arrangørerne af henholdsvis EURO 2020 og Copenhagen 2021 er Foreningen Bæredygtighedsmødet ikke forpligtet af internationale rettighedshavere og kan selvstændigt beslutte afviklingsår. I lighed med Eventrådet vil forvaltningen derfor anbefale udvalget til at opfordre Foreningen Bæredygtighedsmødet til at udskyde afviklingen af TOMORROW til 2022.

Opsamling - Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering og anbefalinger
Opsummeret bemærker Kultur- og Fritidsforvaltningen,

• at festivalkonceptet TOMORROW ligger i forlængelse af kultur- og fritidspolitikkens målsætninger om at fremme medborgerskab via dialog og deltagelse og at realisere politiske visioner i samarbejder og partnerskaber,
• at eventen understøtter Wonderful Copenhagens anbefaling om at satse på "hjemmedyrkede events", og budget 2021 aftalens hensigtserklæring om øget civilsamfundsinddragelse i arbejdet med FN’s verdensmål, 
• at eventens format og indhold vurderes at falde udenfor kriteriet for megaevents som ”enkeltstående international begivenhed”, som er vedtaget for Megaeventpuljen
• at eventens indtægtsbudget er behæftet med væsentlige risici med indvirkning på mulighederne for at udvikle og afvikle TOMORROW 2021 som beskrevet i ansøgningen
• at konsekvenserne af Covid-19 for eventåret 2021 kalder på rettidig omhu fra kommunens side og en opfordring til at udskyde afviklingen til 2022.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Der er til Megaeventpuljen afsat 12,5 mio. kr. i 2019 og 15,0 mio. kr. årligt i 2020-2022. Der er tidligere bevilget midler fra Megaeventpuljen til VM i Kano og Kajak (2,3 mio. kr.), VM i Idrætsgymnastik (6 mio. kr. tilbageført) C40 borgmestertopmøde (8,6 mio. kr.) og VM Banecykling 2024 (2 mio. kr.), VM Badminton 2023 (9,55 mio. kr.) og VM BMX 2025 (5,2 mio. kr.). Derudover er der bevilget 7 mio. kr. til Tour de France - værtsbyaktiviteter, 1,24 mio. kr. til dækning af merudgifter forbundet med udskydelsen af EURO 2020 til 2021 samt 0,7 mio. kr. til dækning af merudgifter forbundet med udskydelsen af Tour de France Grand Départ til 2022.

Pr. medio november 2020 resterer 14,41 mio. kr. til tiltrækning af nye megaevents.

Videre proces

Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar indgår som bilag til indstillingen til Økonomiudvalget den 8. december 2020 med henblik på beslutning om udmøntning.

Såfremt Økonomiudvalget giver tilsagn vil Kultur- og Fritidsforvaltningen, i dialog med ansøger, udarbejde en tilskudsaftale, som indeholder målbare succeskriterier og forudsætninger for tilskuddet.

                                     Mette Touborg

                                                                /Thomas Bach