Høringssvar til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2023-2026

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender høringssvar til Økonomiudvalget vedrørende udkast til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2023-2026

Problemstilling

Borgerrepræsentationen vedtager hvert fjerde år en ny indkøbspolitik, som skal danne rammen for de politiske målsætninger, der er på indkøbsområdet. Udkast til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2023-2026 blev behandlet i Økonomiudvalget den 14. juni 2022.

Økonomiudvalget har sendt politikken i høring i fagudvalgene med frist den 26. august 2022.

Løsning

Indkøbspolitikken er opdelt i fem såkaldte indkøbsværdier, der fastsætter fælles retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser i Københavns Kommune. Indkøbspolitikken skal sætte rammerne for de strategiske indsatser på indkøbsområdet, for bl.a. at fremme bæredygtighed, klimavenlighed og social ansvarlighed. Indkøbsværdierne er ligestillede, og rummer en række konkrete indsatsområder.

Når Københavns Kommune køber ind, er det i den kommende indkøbspolitik med udgangspunkt i fem indkøbsværdier:

1. Københavns Kommune er en professionel og effektiv indkøbsorganisation med brugerperspektivet for øje
2. Københavns Kommune reducerer kommunens CO2-aftryk gennem indkøb
3. Københavns Kommune sikrer ansvarlige arbejdsvilkår hos alle leverandører
4. Københavns Kommune indkøber miljømæssigt bæredygtigt, og påvirker aktivt markedet via efterspørgslen på miljøvenlige produkter
5. Københavns Kommune arbejder med partnerskaber og innovation til gavn for leverandører, borgere og medarbejdere samt udvikling af nye bæredygtige løsninger.

Forslag til høringssvar

Kultur- og Fritidsudvalget bakker op om, at Københavns Kommune arbejder strategisk, miljøorienteret og målrettet med indkøbsområdet. Det skal prioriteres at købe de rigtige varer på de rigtige aftaler, så det sikres, at varen købes til den rigtige pris og lever op til de politisk besluttede krav til bæredygtighed, arbejdsvilkår m.v.

Kultur- og Fritidsudvalget bakker desuden op om det øgede fokus på bæredygtighed og miljøvenlighed i den kommende indkøbspolitik og understreger samtidig vigtigheden i gennemsigtighed på området, så man politisk kan balancere hensynene og omkostningerne forbundet med miljørigtige og socialt ansvarlige indkøb og innovative løsninger, idet disse indkøb ikke altid er de mest økonomisk fordelagtige.

Kultur- og Fritidsudvalget bemærker samtidig, at når der stilles større krav til kommunens leverandører, er der også en risiko for, at indkøbene bliver dyrere, og dermed at det bliver sværere for kommunen samlet set at leve op til målsætningerne om at spare ca. 50 mio. kr. årligt på indkøbsområdet.

Kultur- og Fritidsudvalget peger desuden på, at indkøbspolitikken med fordel kunne have tydeligere målsætninger om højere indkøbscompliance i forvaltningerne. Det skyldes, at compliant indkøb er en forudsætning for at leve op til politikkens øvrige værdier og målsætninger.

Nedenfor ses Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger til indkøbspolitikkens fem indkøbsværdier:

1. Københavns Kommune er en professionel og effektiv indkøbsorganisation med brugerperspektivet for øje

   Kultur- og Fritidsforvaltningen bakker op om, at det skal være let og enkelt at købe ind, og at det skal sikres, at indkøbsaftaler dækker de efterspurgte varer. Forvaltningen har igangsat en række tiltag med henblik på at øge effektiviteten i indkøbsorganisationen, herunder centraliseret opgaver vedrørende indkøb og fakturabehandling i et administrativt fællesskab. Dette er implementeret med henblik på at samle kompetencer, så det er muligt at understøtte forvaltningens enheder i compliant og effektivt indkøb.

    

   Kultur- og Fritidsforvaltningen peger på, at der er et stort potentiale ved fortsat at udbrede indkøbsaftaler på tværs af forvaltningerne. Forvaltningen vurderer, at det er i samarbejdet mellem kategorierne og forvaltningerne, at der er grundlag for at øge compliance og gøre kommunes tværgående indkøbsaftaler mere brugervenlige. Derfor kunne det med fordel uddybes i indkøbspolitikken, at der i højere grad burde fokuseres på at øge dialogen omkring indhold og brug af indkøbsaftaler.

    

2. Københavns Kommune reducerer kommunens CO2-aftryk gennem indkøb

   Kultur- og Fritidsforvaltningen bifalder indkøbspolitikkens ambition om at nedsætte CO2-aftrykket på baggrund af datadrevne indsatser, men vurderer, at data ligeledes bør danne grundlag for en målsætning på området, som kan skabe rammen for opfølgning og efterfølgende aktiviteter.

   I indkøbsværdierne nævnes køretøjer og byggepladser som særskilte indsatsområder, hertil kan med fordel tilføjes fødevarer.

3. Københavns Kommune sikrer ansvarlige arbejdsvilkår hos alle leverandører

   Kultur- og Fritidsforvaltningen deltager aktivt i samarbejdet på tværs af forvaltninger, om at højne social ansvarlighed og sikre ordentlige arbejdsforhold for ansatte. Dette sker bl.a. ved at deltage i relevante udbudsarbejdsgrupper og sikre, at aftalernes indhold er brugbare for Kultur- og Fritidsforvaltningen og således støtte op om, at indkøb foretages hos forsvarlige leverandører.
   
   

4. Københavns Kommune indkøber miljømæssigt bæredygtigt, og påvirker aktivt markedet via efterspørgslen på miljøvenlige produkter

   Kultur- og Fritidsforvaltningen bakker op om indsatsen om cirkulære indkøbskrav og vurderer, at indsatsen kunne kombineres med cirkulære strategier, der prioriterer partnerskaber med leverandører, der værdisætter bæredygtighed og produkters samt materialers genanvendelighed. Desuden kunne der indtænkes strategier til at forlænge produkters levetid i kommunes handel med leverandører.
   
   

5. Københavns Kommune arbejder med partnerskaber og innovation til gavn for leverandører, borgere og medarbejdere samt udvikling af nye bæredygtige løsninger
   Kultur- og Fritidsforvaltningen er enige i vigtigheden i, at udbud påbegyndes med markedsdialog, for at sikre, at kravene til indkøb kan overholdes. Det påpeges, at det er aktuelt, at både store såvel som små og mellemstore virksomheder (SMV’er) indgår i dialogen, og at det afdækkes om SMV’er har mulighed for at byde ind på hele eller dele af udbuddet. Omkostningerne forbundet med de skærpede krav indenfor blandt andet CO2-udledning, bæredygtighed og sociale klausuler, kan være en større udfordring for SMV’er at leve op til. Det vurderes på baggrund heraf, at indsatsen med fordel kunne udfoldes til, at SMV-venlighed indgår som et krav i aftaler både i Københavns Kommune og i SKI-regi (Staten og Kommunernes Indkøbsservice).

Økonomi

Indkøbspolitikken har ingen økonomiske konsekvenser.

Strategiske indsatser og tiltag i løbet af indkøbspolitikkens levetid, der kræver særskilt finansiering, vil blive lagt frem til prioritering.

Videre proces

Såfremt høringssvaret godkendes i fagudvalget den 26. august 2022, vil Økonomiforvaltningen arbejde videre med eventuelle bemærkninger.

Udkastet til indkøbspolitikken forventes endeligt behandlet i Økonomiudvalget den 22. november 2022 og efterfølgende i Borgerrepræsentationen.

Søren Tegen Pedersen

  /Annegrete Vallgårda