Budgetønske: Fælles arkiv og magasin for Stadsarkiv og museer i Københavns Kommune
Indstilling og beslutning
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,- at Kultur- og Fritidsudvalget henviser bevilling til ny fælles magasinløsning for Stadsarkiv og Museer i Københavns Kommune til forhandlingerne om budget 2015.
Problemstilling
Stadsarkivet har akut pladsmangel og har ikke kunne modtage bevaringsværdige papirarkivalier fra forvaltningerne siden 2007. Herudover er arkivet udfordret på tilgængeligheden til dele af samlingen. Det har betydet, at der for en del af samlingens vedkommende er fundet dyre midlertidige løsninger.Revisionsdirektoratet har påtalt forholdene og anbefalet, at kommunes papirarkivalier samles i én fælles, central enhed.
Københavns Museum og Thorvaldsens Museum er ligeledes udfordret på opbevaringen af museernes genstande. De opbevares spredt i forskellige lokaler af meget ringe stand. Kulturstyrelsen påpegede i 2009, at at Københavns Museums magasinforhold var stærkt problematiske. Kulturstyrelsen er derfor særligt opmærksom på om museet lever op til museumslovens bestemmelse om at kulturhistoriske samlinger skal opbevares, så de sikres for eftertiden.
Der er indstillet to magasinløsninger for Kultur- og Fritidsudvalget i mødet den 26. juni 2014: En stor og lille model. Den store løsningsmodel omfatter et fælles magasin for Stadsarkiv, Københavns Museum og Thorvaldsens Museum. Den lille løsningsmodel omfatter et magasin for Københavns Museum med mulighed for at integrere Thorvaldsens Museum. Det betyder, at de to løsninger er gensidigt udelukkende - dvs. den store løsning udelukker den lille og omvendt.
Løsning
Københavns Ejendomme vurderer, at der er behov for magasiner i størrelsesordenen 8.000 m2, såfremt man skal løse udfordringerne for både Stadsarkiv, Københavns Museum og Thorvaldsens Museum.
Med en sådan løsning vil det være muligt at samle arkiver og samlinger, der i dag er fordelt på 7 adresser (kommunale og 3. mands lejemål).
Byggeøkonomi og flytteomkostninger
Et nyt magasin kan etableres som en OPP løsning eller med kommunalt ejerskab.
Totalentreprise summen skønnes til 110-120 mio. kr. (plus eventuelt køb af grund). Beløbet er beregnet med udgangspunkt i budget fra Alectia. Flytning af arkivalier og magasiner er anslået til 10 mio. kr.
Det skal bemærkes, at der er betydelige besparelser på både drift og anlæg ved at samlokalisere de 3 arkiver. Der kan f.eks. etableres fælles administration og fælles transport til og fra arkivet. Hertil kommer, at en række faste investeringer alt andet lige vil blive mindre. Det gælder f.eks. udgifterne til klimaanlæg. Total forventes lavere driftsomkostninger i forhold til to selvstændige løsninger.
Både Stadsarkivet, Københavns Museum og Thorvaldsens Museum anvender i dag Artillerivej 126 til arkiv og magasin. En fraflytning fra Artillerivej 126 understøtter Københavns Ejendommes aktuelle arbejde med at tømme ejendommen med henblik på et frasalg af ejendommen eller alternativ kommunal anvendelse. Det drøftes for tiden, at der kunne være en mulighed for at etablere en ny skole beliggende på Artillerivej 126.
Artillerivej 126 er af et uafhængigt mæglerfirma blevet vurderet til ca. 85-100 mio. kr. ved et salg af grund med bygning som et fremtidig ungdomsbolig-projekt.
|
mio. kr. (P/L2015) |
|
|
Byggeri |
100-110 |
|
Flytning |
10 |
|
I alt * |
110-120 |
* Hertil kommer eventuelle udgifter til grundkøb
DriftsudgifterDer betales i dag i størrelsesordenen 8,6 mio. kr. i leje for Stadsarkivet og magasiner til Københavns Museum og Thorvaldsens Museum. Hovedparten af midlerne anvendes på Artillerivej 126 og på Københavns Rådhus.
Med afsæt i erfaringstal fra Aalborg Kommune kan disse udgifter nedbringes til et stede mellem 3 til 4 mio. kr. Det præcise beløb afhænger imidlertid helt af valg af model og geografisk placering. Beløbet skal også holdes op mod øvrige driftsomkostninger, som f.eks. transport og administration.
Høring i Københavns Ejendomme
Denne indstilling har endnu ikke været i høring i Københavns Ejendomme. Tiltræder Kultur- og Fritidsudvalget indstillingen, vil den blive sendt til Københavns Ejendomme med henblik på en ejendomsfaglig udtalelse. Hvis udtalelsen giver anledning til ændringer i projektets forudsætninger, vil de efterfølgende blive indarbejdet i budgetnotatet.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.Videre proces
Der arbejdes videre med projektet i overensstemmelse med bestillingen til Københavns Ejendomme. Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejder et budgetnotat til de videre forhandlinger om budget 2015.Carsten Haurum
/Mads Kamp Hansen
Beslutning
Indstillingen blev godkendt.