B-sag: Direktionsnotat af 3. juni 2014. Revision af regnskabet for 2013

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres herved om Direktionsnotatet af 3. juni 2014 - Revision af regnskabet for 2013.

Indstilling og beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om Deloittes revision af Kultur- og Fritidsforvaltningens regnskab for 2013 til efterretning.   

Problemstilling

Københavns Kommunens eksterne revisor, Deloitte, har den 3. juni 2014 fremsendt sit direktionsnotat vedrørende revision af regnskabet for 2013 til Kultur- og Fritidsforvaltningen. Notatet er det sidste af de to rapporteringer, som Deloitte fremsender, inden den samlede revisionsberetning skal afgives til Borgerrepræsentationen i juni måned. 

Formålet med direktionsnotatet er at opsummere de forhold, som er konstateret i forbindelse med revisionen af forvaltningens regnskab 2013, og som revisor mener, bør komme til ledelsens kendskab.   

Udvalget skal behandle direktionsnotatet som en del af den samlede revision af Københavns kommune. I henhold til proceduren for revisionsrapportering, besluttet af Borgerrepræsentationen den 11. februar 2010, skal notatet fremsendes til fagudvalget med ledelsens kommentar inden for tre uger. Revisor har endvidere fremsendt notatet til Økonomiforvaltningen. Direktionsnotatet med ledelsens kommentar er vedlagt i bilag 1. 

I forbindelse med at Københavns Ejendomme (KEjd) og Københavns Borgerservice (KBS) har flyttet forvaltning fra 1. januar 2014, har forvaltningerne aftalt med revisor, at bemærkningerne til regnskab 2013  håndteres under de gamle tilhørsforhold. Det betyder, at observationerne vedr. KEjd vil blive afleveret til Økonomiudvalget og Økonomiforvaltingen overtager ansvaret for opfølgning og rapportering af status. Økonomiforvaltningen har den 12. juni 2014 meddelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, at ingen punkter vedr. KBS kræver ledelsens kommentar i økonomiforvaltningens direktionsnotat.                   

Løsning

I Deloittes direktionsnotat om revision af regnskabet for 2013 opsummeres seks revisionsområder. Hele teksten for hvert revisionsområde kan læses i bilag 1. Det er kun revisionsområde 1 der kræver en kommentar fra ledelsen.   

1. Ledelsestilsyn på byggeprojekter 
2. Anlægsregnskaber og OBR
3. Opfølgning på handleplan på institutioner med merforbrug
4. Løn- og tjenestemandspensioner
5. Balancen
6. Servicebesøg

Revisionsområde 1 vurderes som mindre betryggende, og der er behov for opmærksomhed fra ledelsen, da der er usikkerhed eller behov/mulighed for forbedringer.
Forvaltningen har forholdt sig til revisors anbefaling i direktionsnotatet og vil imødekomme anbefalingen. Københavns Ejendommes (KEjd) arbejder på en forretningsgang. Når forretningsgangen er godkendt af KEjds ledelse, vil KEjd straks implementere den. Opfølgning og rapportering af staus vil blive overdraget til Økonomiudvalget, jf. overflytningen af KEjd fra 1. januar 2014 til Økonomiforvaltningen. 
 
Revisionsområderne 2-5 har ikke givet anledning til kommentarer.

Revisionsområde 6 vurderes som relativt betryggende, og der er alene behov for forbedringer af mindre væsentlig karakter. Revisors vurdering af samlerapporten for serviceeftersyn 2013 har ikke givet anledning til at indhente yderligere kommentarer fra forvaltningens ledelse. Her er tale om generelle forhold i alle forvaltninger, og revisor vil adressere sine observationer samlet til kommunen.  
Forvaltningen har taget Intern Revisions observationer ved to uanmeldte beholdningseftersyn og tre ordinære serviceeftersyn til efterretning. Der er allerede igangsat flere initativer til, at forbedre rutinerne vedrørende de konstaterede forhold.  

I Deloittes direktionsnotat om revision af regnskabet for 2013 til Økonomiforvaltningen, kvitterer revisor for en observation fra årsregnskabsrevisionen for 2013 på revisionsområdet: Personsager med statsrefusion, beboerindskudslån, som er forankret i KBS. Gennemgangen har ikke giver andledning til bemærkninger.        

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Efter behandling i Kultur- og Fritidsudvalget vil revisors direktionsnotat med ledelsens kommentarer blive fremsendt til endelig underskrift.
 
Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen vil overdrage sine respektive opfølgninger af status og rapportering fra direktionsnotaterne. Fra rengskab 2014 vil flytning af de to områder være fuldt implementeret i forvaltningerne.

Revisor afgiver sin beretning om revision af årets regnskab 2013 medio juni 2014. Den forventes behandlet af udvalget den 21. august 2014. 



Carsten Haurum    /

                                        Susanne H. Heunicke      

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. juni 2014:

Sagen blev behandlet umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).
Indstillingen blev godkendt.