Finansiering af Næste generation Digital Post

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om, at finansiering af Næste generation Digital Post indgår i Overførselssagen 2019/2020 som en need to-sag..

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orientering om, at finansiering af Næste generations Digital Post indgår i Overførselssagen 2019/2020 som need to-sag til efterretning. 

Problemstilling

Københavns Kommune skal implementere Næste generation Digital Post (NgDP), som led i udrulningen af den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi 2016-2020. Digitaliseringsstyrelsen har skrevet kontrakt med NetCompany om en ny fællesoffentlig Digital Post-løsning, som afløser den nuværende løsning fra e-Boks. Den nye løsning skal tages i brug i august 2021.

Der er nedsat et fælles projekt i Københavns Kommune, forankret i Kultur- og Fritidsforvaltningen og med deltagelse af alle forvaltninger, til at forestå analyser og implementering.

Analysefasen i projektet, som løber til og med april 2020, er finansieret af forvaltningerne selv. Foranalyse og projektopstart blev finansieret som del af programmet Fremtidens digitale borgerkontakt i Overførselssagen 2017/2018. Der er nu behov for finansiering af det kommende projektforløb.

Løsning

Kommunens it- og økonomidirektører har godkendt, at finansieringen af fase 1 af projektet (2020 - 2021) indgår i Overførselssagen 2019/2020 som en need to-sag. Begrundelserne for at klassificere udgifterne i fase 1 som need to, er følgende:

• Det er en lovpligtig omlægning af systemer
  Københavns Kommune skal benytte den fællesoffentlige digitale postløsning, herunder det meddelelsesformat, som Digitaliseringsstyrelsen stiller til rådighed, for at kommunen lever op til lov om Offentlig Digital Post.
• Den nye løsning er en udefrakommende begivenhed
  Ændringerne skyldes, at Digitaliseringsstyrelsen udvikler et helt nyt system, hvor der sker en væsentlig ændring i meddelelsesformat og måden, hvorpå kommunen fremover skal modtage post. Københavns Kommune er som følge af dette nødsaget til at indkøbe en postfordeler samt ændre i kommunens 50 systemer, der sender og modtager Digital Post.
• Det er nødvendigt for fortsat at gevinstrealisere effektiviseringsforslaget fra 2013
  I Københavns Kommune indgik implementeringen af den nuværende Digital Post-løsning i effektiviseringsstrategi 2013 som et Citizen 2015 forslag. I forslaget indgik varige effektiviseringer fra 2016 på i alt 23,3 mio. kr.

Overordnet tidsplan

I august 2021 skal Københavns Kommune være klar til at modtage post via den nye Digital Post-løsning og i det nye meddelelsesformat. Senest to år senere, i august 2023, skal al digital post sendes i det nye format.

Finansieringen af projektet er derfor opdelt i to faser. Første fase varer fra maj 2020 til august 2021. Denne del omhandler pilotforløb, indkøb af postfordeler, klargøring af arkitektur og snitflader samt omlægning af systemer, der modtager post.

Anden fase varer fra august 2021 til projektets afslutning i august 2023. Denne del omhandler omlægning af systemer, der sender post, organisatorisk implementering, kommunikation til borgere og virksomheder, drift mm. 

Forslagets økonomi

Kommunens it- og økonomidirektører har godkendt, at finansieringen af første fase af projektet for i alt 10,6 mio. kr. indgår i Overførselssagen 2019/2020 som en need to-sag. Der søges om midler til it-arkitektur og projektledelse for 5,6 mio. kr. i 2020 og 5,0 mio. kr. i 2021. Alle udgifter vurderes at være need-to i forhold til at lykkes med første fase af overgangen til NgDP. Forvaltningerne finansierer selv den lokale implementering.

Udgifterne for fase 2 fra 2021 til august 2023 forventes at ligge på mellem 7 og 15 mio. kr. Det forventes, at finansieringen heraf kan løftes som et investeringsforslag. Såfremt dette viser sig ikke at være tilfældet, finansieres denne fase via internt lån.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Der udarbejdes et budgetnotat om finansiering af fase 1 af Næste generation Digital Post, der kan indgå i Overførselssagen 2019/2020 som need to.

Kultur- og Fritidsudvalget forelægges en plan for finansieringen af fase 2, når gevinsterne er fuldt afdækket og senest til Overførselssagen 2020/2021.

Mette Touborg

/Cecile Christensen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. februar 2020:

Kultur- og Fritidsudvalget tog orienteringen til efterretning.