Handleplaner til revisionsrapporter vedrørende den løbende revision af økonomiområdet samt indkøb af eksterne konsulenter og advokatydelser

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om to revisionsrapporter vedrørende løbende revision af økonomiområdet for 2019 (bølge 2), samt revision af kommunens indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser. Kultur og Fritidsudvalget skal desuden tage stilling til handleplaner på områderne. 

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende den løbende revision af regnskabet 2019 (bølge 2) vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller til efterretning.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende kommunens indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser til efterretning.
3. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner for henholdsvis regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, samt indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2019 (bølge 2) har ekstern revision (Deloitte), med bistand fra Intern Revision, foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 1.

På baggrund af revisionens gennemgang af væsentlige processer og test af relevante kontroller, er det, i lighed med 2018, revisionens overordnede vurdering, at kommunens kontrolmiljø på flere områder ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges.  

Revisionsrapporten har medført en række røde og gule bemærkninger rettet mod Økonomiforvaltningen og alle fagforvaltninger. Kultur- og Fritidsforvaltningen skal udarbejde handleplan for to konkrete bemærkninger jf. nedenfor.

Revisionen understreger dog, at der er sket en forbedring i forhold til revisionen i 2018, samt at de under revisionen ikke har konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede uregelmæssigheder eller besvigelser som følge af ovenstående forhold.

Intern Revision har derudover undersøgt forvaltningernes indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018. Revisionsrapporten er vedlagt som bilag 2.

Revisionen har medført en rød revisionsbemærkning til alle forvaltninger. Kultur- og Fritidsforvaltningen skal udarbejde en handleplan jf. nedenfor. 

Løsning

Nedenfor gengives hovedindholdet i revisionsbemærkningerne for den del, der angår forvaltningerne samt Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner. Den fulde ordlyd fremgår af bilag 3 og 4.

Rød bemærkning vedrørende stikprøvekontrol og substansrevision

Revisionen har udtaget stikprøver, som viser fejl og mangler vedrørende korrekt bilagshåndtering i bogføringen specifikt rettet mod forkert kontering, ikke-sigende konteringstekst, manglende eller utilstrækkelig vedhæftet dokumentation samt forkert momsbehandling.

I 2019 har Kultur- og Fritidsforvaltningen iværksat en fokuseret indsats for at sikre korrekt og ensartet kontering i forhold til kontoplanen. Projektet har tre faser, hvor fase et er afsluttet i 2019, og fase to og tre forventes afsluttet i 1. halvår 2020.

Gul bemærkning vedrørende implementering af bilag 1 til forretningscirkulære for ledelsestilsyn

Det henstilles, at forvaltningerne får udarbejdet og implementeret forvaltningernes egne forretningsgange, kontroller og ledelsestilsyn på finansområdet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i første halvår 2020 afdække nuværende ledelsestilsyn på finansområdet og udarbejde nødvendige forretningsgange, kontroller og ledelsestilsyn for at imødegå de risici, der listes op i bilag 1 til Forretningscirkulære for ledelsestilsyn.

Rød bemærkning vedrørende kommunens indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser

Revisionen har, på baggrund af stikprøver, der ikke lever op til kommunens regler, henstillet til, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at kommunens regler for køb af konsulent- og advokatydelser efterleves.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil gennemføre følgende tiltag inden 1. april 2020:

• udfærdige en forbrugspolitik, som bl.a. også skal indeholde forvaltningens retningslinjer i forhold til styring og godkendelsesprocesser i forbindelse med indkøb af ekstern konsulentbistand.
• udarbejde klare vejledninger, herunder formidling af regler og lovgivning internt i forvaltningen.
• indføre øget opfølgning og monitorering med særligt fokus på forbruget af eksterne konsulent- og advokatydelser med afrapportering til direktionsniveau.

Derudover arbejder Kultur- og Fritidsforvaltningen aktivt på at understøtte kategoristyring på tværs af Københavns Kommune med fokus på at overholde fælles aftaler og governance.

Økonomi

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser.

Videre proces

Økonomiudvalget forelægges den 18. februar 2020 Økonomiforvaltningens egne handleplaner til rapporterne til godkendelse samt forvaltningernes handleplaner til orientering.

Mette Touborg

  / Thomas Christensen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. februar 2020:

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.