Risikobaseret ledelsestilsyn i KFF
Intern Revision blev i 2016 pålagt af Økonomiudvalget at rapportere årligt, hvorvidt forvaltningerne fører et betryggende ledelsestilsyn. Som led i dette udfærdiger Intern Revision rapport om Risikobaseret ledelsestilsyn. Det sker på tværs af Københavns Kommune (KK). Intern Revision har i 2023 ændret praksis for håndtering af Risikobaseret ledelsestilsyn for at imødekomme ønsket om en strammere struktur for ledelsestilsyn.
Kultur og Fritidsforvaltningen (KFF) har 22 væsentlige finansielle processer, der indgår i det risikobaserede ledelsestilsyn. Der er udarbejdet handleplaner til otte af områderne, hvor forvaltningen har vurderet, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål, eller at retningslinjer og interne kontroller ikke er fuldt implementeret. De pågældende handleplaner har til formål at sikre, at forvaltningen forvalter områderne betryggende.
Intern Revision noterer i rapporten, at det er deres vurdering, at forvaltningens handleplaner – hvis de gennemføres som planlagt – fremadrettet vil kunne medvirke til at håndtere forvaltningens risikoområder hensigtsmæssigt og betryggende.
KFU forelægges i 2024 en status af, hvordan det er gået med handleplanerne.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller:
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager rapporten fra Intern Revision og Kultur- og fritidsforvaltningens handleplaner i rapporten til efterretning.
Problemstilling
I forbindelse med rapporteringen vedrørende ledelsestilsyn for både 2020 og 2021 har Intern Revision anbefalet, at der etableres en strammere struktur for ledelsestilsyn på tværs af forvaltningerne i Københavns Kommune. Intern Revision har derfor i 2023 udarbejdet et nyt koncept for dokumentation af det risikobaserede ledelsestilsyn, der medvirker til en strammere struktur. Koncept er udarbejdet med afsæt i Standard for offentlig revision (SOR 6). SOR 6 er udformet i samarbejde mellem FSR – danske revisorer og Rigsrevisionen.
Indledningsvis identificeres de væsentlige finansielle processer i forvaltningen. For de identificerede processer indeholder konceptet herefter en væsentlighedsvurdering, en risikovurdering, en modenhedsvurdering samt forvaltningens vurdering af, om de udarbejdede retningslinjer er implementeret og efterleves.
Konceptet er i stand til på overordnet niveau at illustrere, hvorvidt der for de væsentlige finansielle processer er udarbejdet regler og retningslinjer, som er styrende eller retningsvisende for forvaltningen, og hvorvidt de vurderes at være implementeret og efterlevet i praksis.
Forvaltningerne skal i 2023 arbejde ind i det nye koncept. Intern Revision skriver i rapporten, at konceptet løbende vil blive justeret, hvis der opdages uhensigtsmæssigheder eller forbedringspotentialer.
Løsning
Med anbefaling fra Intern Revision har KFF pt. identificeret 22 væsentlige finansielle processer, som indgår i ledelsestilsynet.
Til otte af processerne, hvoraf én er videreført fra 2022, er der udarbejdet handleplaner. Formålet med handleplanerne er at gennemgå og vurdere forretningsgange og kontrolsystemer for de udvalgte processer. Der er udarbejdet handlingsplaner for de pågældende processer, da der efter forvaltningens vurdering enten er tale om, at modenhedsniveauet er lavere end forvaltningens mål for de pågældende processer, eller at udarbejdede retningslinjer og interne kontroller ikke er implementeret/efterleves.
De 14 øvrige processer vil forvaltningen sikre dokumentation for at processerne fortsat forvaltes betryggende.
Risikoområder
Det skal dokumenteres, hvordan KFF på betryggende vis forvalter de 22 risikoområder. Af disse er der otte, der er tilknyttet handleplaner, jf. bilag 1:
- Borgerrettede takster
- Salg af varer og tjenesteydelser
- Kommunernes Pensionssystem - KP
- Bibliotekssystemet
- Tilskudsadministration
- Registrering af let omsættelige aktiver
- Indkøbscompliance
- Kontrolindsats vedr. indkøb inden for atypiske udgiftstyper, herunder præcisering af regler
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Såfremt indstillingen godkendes, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen sikre håndtering af Risikobaseret ledelsestilsyn løbende i 2023, og at handleplanerne på de udvalgte områder gennemføres som planlagt.
KFU forelægges i 2024 en status af, hvordan det er gået med handleplanerne.
Søren Tegen Pedersen
/Janus Rønholt Hansen
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 25. august 2023
Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.