Revisionsberetning 2022 og handleplaner

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision

Opfølgning på handleplan

Revisionsbemærkning nr. 1:

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller.

Bilagskontrol

Alle forvaltninger

KFF har lavet markante ændringer som følge af bemærkningen ift. bilagsdokumentation og den igangsatte særlige revisionsundersøgelse.

Opfølgning

For at styrke kendskab og overholdelse af krav og regler inden for bilagsdokumentation, har KFF i 2. kvartal, 2023 gjort følgende:

• Præciseret og strammet op på regelsæt for særlige typer udgifter (primært udgiftstyper ift. personale, transport, bespisning, gaver m.m.).
• Præciseret ansvar og opgaver for ledere og medarbejdere i forbindelse med køb foretaget som udlæg eller med Visa/Dankort eller Eurocard
• Udarbejdet forvaltningsspecifikke arbejdsgange, der øger kontrol af dokumentation af atypiske udgifter ift. forbrug på udlæg og Visa/Dankort eller Eurocard samt procesbeskrivelse for interne arbejdsgange, ledelsestilsyn og eskalationsveje.
• Iværksat implementering af regelsættet samt krav til bilagsdokumentation i forbindelse med indkøb foretaget som udlæg eller med Visa/Dankort / Eurocard. Alle ledere skal pr. 31. august have taget e-læring samt have orienteret sig i KFF-specifikt regelsæt. Med udgangen af september 2023 vil alle administrative medarbejdere have gennemgået e-læring.

KFF fortsætter undervisning af administrative medarbejdere i KFF ADM i Kvantum. Undervisning fortsætter i 3. og 4. kvartal 2023.

Herudover fortsætter KFF målrettede stikprøver ca. hver anden måned, hvor undervisningen tilpasses efter resultater fra stikprøverne (fortsætter til december 2023).

Revisionsbemærkning vedrørende opfølgning på handleplaner i forbindelse med revisionsberetningen

Opfølgning på handleplan

Revisionsbemærkning nr. 3:

Balancen

Alle forvaltninger

Handleplanerne skal imødekomme korrekt afstemning og dermed håndtere revisionsbemærkningen. Det sker ved korrekt afstemning af balancen.

Opfølgning

• KFF holder månedlige møder med KS om forvaltningens del af kommunens balanceposter. Her informeres om problemstillinger og fremgang.

   

• KFF forventer, at de månedlige møder samt de løbende afstemninger på månedsbasis vil imødegå revisionsbemærkningen, så der ikke til næste årsluk er balancekonti, der ikke er afstemte.

   

• KFF undersøger andre muligheder for, at integrationen kan udvikles til at tage hånd om problemet.

   

• Book Byen står overfor et snarligt gen-udbud. Her er det planen, at afstemningsproblemet bliver tænkt ind. Dette vil også ske, når øvrige fagsystemer løbende kommer i udbud.

Revisionsbemærkning nr. 4:

Tilskudsadministration i KFF

Kun KFF

KFF’s handleplan omfatter, at alle nye aftaler indgås compliant med KK's 

'FORRETNINGSCIRKULÆRE YDELSE AF TILSKUD' og gældende lovgivning.

KFF afslutter de tre komplekse sager, hvor der udestår et arbejde med at forhandle to erhvervslejekontrakter og en brugsaftale på plads med foreningerne.

Opfølgning

• De resterende tre sager forhandles på plads med foreningerne i samarbejde med KEID i løbet af 2023.

Revisionsbemærkning nr. 5:

Indtægter

Kun KFF

KFF’s handleplan på indtægtsområdet består af nedsættelse af projektgruppe der udarbejder plan for afslutning af erhvervslejemål; gennemgang af erhvervslejekontrakter med henblik på afslutning af disse samt genforhandling om nye erhvervslejemål, der løftes i KEID.

Opfølgning

• Proces for håndtering af de sidste områder af indtægtsområdet i KFF er i gang og forventes afsluttet ultimo 2023.

Revisionsbemærkning nr. 6 (Ny i KFF):

Igangværende anlægsprojekter

TMF, ØKF, KFF, SOF, BUF og SUF

KFF’s handleplan består af afslutning af 3 anlægsregnskaber.

Opfølgning

• KFF vil i 2023 forelægge KFU regnskaberne på de konkrete anlægsprojekter, så de afsluttes med henblik på at få lukket revisionsbemærkningen.