Status på rapport fra Intern Revision samt opfølgning og indsatser i KFF
Kultur- og Fritidsudvalget har den 16. august 2023 modtaget en undersøgelsesrapport fra Intern Revision. Intern Revision iværksatte undersøgelsen efter aftale med forvaltningen og efterfølgende godkendelse af Revisionsudvalget. Intern Revision har i undersøgelsen gennemgået 2.426 posteringer for 2022 svarende til et beløb på 24,4 mio. kr. Undersøgelsen afdækker alvorlige forhold i KFF’s regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller.
Intern Revision konkluderer på baggrund af undersøgelsen:
- at KFF’s indsats rettet mod fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for regnskabsmæssige registreringer ikke i tilstrækkelig grad har virket
- at der for en række bilag er væsentlig tvivl, om udgiften har kommunalt formål, eller om der er taget skyldige økonomiske hensyn
- at der er flere væsentlige forhold i KFF’s regnskabsføring, som bør forbedres gennem handleplaner.
KFF tager denne kritik meget alvorlig. I første halvår 2023 har KFF iværksat tiltag, der minimerer uhensigtsmæssig brug af kommunale midler via tydelige regelsæt vedr. indkøb og bilagshåndtering og skærpede arbejdsgange og kontrol med overholdelse af regelsæt.
På den baggrund bemærker Intern Revision, at KFF har besluttet at ændre praksis samt præcisere og stramme op på reglerne vedrørende visse typer af udgifter, og at tydelige regler og retningslinjer er det bedste værn mod både utilsigtede og tilsigtede fejl og mangler. Intern Revision anbefaler en tæt ledelsesmæssig opfølgning på handleplaner og iværksatte regler og retningslinjer.
Intern Revisions undersøgelsesrapport og appendiks er vedlagt i bilag 1 og 2.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om Intern Revisions undersøgelsesrapport samt KFF’s håndtering til efterretning.
- at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at Kultur- og Fritidsforvaltningen rapporterer på iværksatte initiativer og handleplaner til KFU primo 2024.
Problemstilling
Intern Revision har foretaget en dybdegående undersøgelse af KFF, hvor der er gennemgået 2.426 posteringer svarende til udgifter for i alt 24,4 mio. kr. for undersøgelsesperiode 1. januar – 31. december 2022.
Undersøgelsesrapporten har følgende hovedkonklusioner:
- Intern Revision vurderer, at tidligere indsatser for at sikre at kommunens regler efterleves, ikke i tilstrækkelig grad har virket. Der har ikke tidligere været et forvaltningsspecifikt regelsæt eller central kontrol rettet mod, hvorvidt kommunens regler overholdes. Der har været afholdt udgifter, hvor der ikke er sikkerhed for, at der er tale om kommunale udgifter. Der er desuden konstateret flere fejludbetalinger i forbindelse med refusion af medarbejderudlæg.
- Det har tidligere været op til den enkelte budgetansvarlige leder at vurdere om, udgifterne var inden for rammerne og reglerne for, hvad bevillinger kunne anvendes til, og der har ikke været en central kontrol i KFF rettet mod hvorvidt regler m.v. efterleves. Det har været ledelsesmæssigt accepteret i KFF, at det har været op til den enkelte budgetansvarlige leder at vurdere, om udgifter var inden for rammerne og reglerne af hvad bevillingerne kunne anvendes til. KFF har de seneste år bevæget sig fra en decentral håndtering af udgifter og bilagshåndtering, til at opgaven siden juni 2022 har været håndteret centralt. Det gør, at KFF nu har bedre mulighed for at sikre korrekt indkøb og bilagshåndtering på en ensartet måde og efter gældende retningslinjer.
- Der er konstateret flere væsentlige forhold i KFF’s regnskabsføring, som Intern Revision anbefaler, at KFF indarbejder i en kommende handleplan -herunder ukorrekt udbetaling af diæter.
Løsning
KFF’s direktion har løbende haft dialog med Intern Revision og sideløbende med revisionens undersøgelse er der iværksat et arbejde, der imødegår risici i relation til brug af kommunale midler via tydeliggørelse og klarhed om regler og retningslinjer for korrekt indkøb og bilagshåndtering. Der er igangsat et arbejde, hvor risici er minimeret, og implementeringen forventes afsluttet pr. 31. august 2023.
Følgende initiativer er iværksat inden for rapportens hovedkonklusioner:
- Fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer. Indkøb er samlet i en central funktion i KFF, der sikrer korrekt brug af kommunens indkøbsaftaler og bilagsdokumentation.
- Klare regler og tilsyn med regeloverholdelse inden for særlige typer af udgifter Der er foretaget en systematisk styrkelse af kontrolmiljøet i KFF, ligesom der er etableret dokumenteret eskalationstrappe til højere ledelsesniveau.
- Undgå regnskabsmæssige fejl og mangler KFF udarbejder efter anbefaling fra Intern Revision handleplaner for at sikre, at gældende regler og retningslinjer efterleves samt handleplaner for at undgå regnskabsmæssige fejl og derved sikre korrekt udbetaling af diæter og undgå dobbeltudbetalinger.
Uddybning af KFF’s håndtering af konklusionerne i Intern Revisions undersøgelsesrapport kan læses i bilag 3.
KFF er i gang med at håndtere de få sager, hvor der kan være en personalemæssig konsekvens.
I andet halvår 2023 fortsætter implementeringen af tiltag, og KFF foretager en ny risikovurdering for at undersøge, om der skal igangsættes yderligere tiltag.
Intern Revision angiver, at det er positivt, at KFF med præciseringen af regler og retningslinjer nu proaktivt tager stilling til udgiftstyper, som kan være vanskelige for de budgetansvarlige ledere at vurdere. Det er KFF’s vurdering, på baggrund af tilbagemelding fra Intern Revision, at ovenstående tiltag adresserer problemstillingerne i revisionsrapporten.
Økonomi
Indstillingen har umiddelbart ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
KFU vil i januar 2024 blive præsenteret for KFF’s arbejde med at håndtere risici adresseret i revisionsrapporten samt tiltag pba. risikovurdering af kontrolmiljøet.
Undersøgelsesrapporten vil blive oversendt til Økonomiforvaltningen.
Søren Tegen Pedersen
/Signe Jarvad
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 25. august 2023
Jesper Andersen deltog under punktets behandling og præsenterede undersøgelsesrapporten forud for drøftelsen af punket.
1. at-punkt blev taget til efterretning.
2. at-punkt blev godkendt, således at forvaltningen afrapporterer status primo 2024.