Status på fælles bydækkende kampagner og markedsføring

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager den samlede status for fælles bydækkende kampagner og markedsføring i Kultur- og Fritidsforvaltningen til efterretning og fremover hvert halve år modtager en lignende orientering,

2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager til efterretning, at udvalget fremadrettet har mulighed for at komme med forslag til kommende indsatser/temaer i den bydækkende kommunikation.

Problemstilling

Forvaltningens kommunikationsafdeling, KFF Kommunikation, koordinerer som noget nyt fælles kampagner på tværs af byen og bydelene for at sikre større gennemslagskraft og synlighed. På sigt vil der være særlige indsatser i henhold til kultur- og fritidspolitikken.

For Kultur- og Fritidsudvalget er det relevant at følge med i, hvordan kampagnerne taler ind i politikken og bidrager til at synliggøre og inspirere københavnerne til at deltage i kultur- og fritidstilbuddene. En halvårlig status vil også sikre, at Kultur- og Fritidsudvalget har kendskab til, hvilke kampagner der er planlagt og vil være synlige i bybilledet i den kommende periode, ligesom udvalget får mulighed for at komme med forslag til kommende indsatser og temaer til aktiviteter, der dækker byens biblioteker og kulturhuse.

Løsning

I 2022 blev forvaltningens kommunikationsafdeling omlagt og samlet med henblik på at professionalisere indsatsen. Det betyder bl.a. en mere central og fælles koordinering af kampagner på tværs af bydele, særligt for kulturhuse og biblioteker, og med en mere professionel tilgang til markedsføring og brug af kommunikationskanaler.

Der er fra januar til juni 2023 udviklet koncepter for og afholdt otte fælles bydækkende kampagner med udgangspunkt i allerede eksisterende festivaler og arrangementer. To koncepter er nyudviklede koncepter, der går på tværs af byens kulturhuse (Koncerter for en hund og Vi spiser sammen), mens fem eksisterende festivaler er løftet med fælles bydækkende markedsføring og kampagner (Amager Børnemusikfestival, Vinterjazz, Vi elsker bøger, 48 timer festival og Spring Festival).

Der er i sagens bilag afrapportering for fem af de afviklede kampagner, mens der endnu ikke er samlet data for de resterende. I afrapporteringen vises rækkevidde og gennemslagskraft for markedsføringen. Erfaringerne bruges i den videre udvikling og tilrettelægning af arbejdet med kampagner i byen.

Nye metoder efter omstruktureringen
For at opnå større synergi og udbrede de gode tilbud og festivaler er der fokus på at koordinere kulturformidling og markedsføring sammen med bydelene. Heri ligger et stort potentiale i forhold til mere effektiv markedsføring til københavnerne på tværs af byen.

Kernelementer i omstruktureringen:

• Overblik og prioritering
  • Der er nedsat en styregruppe for kommunikation med direktionsdeltagelse med henblik på prioritering og koordinering på tværs af bydelene
  • Der er udviklet en fælles ”bottom-up” markedsføringsplan for 2023 for bl.a. større gentagne events/festivaler, der skal brandes og opbygges kendskab til over tid
  • Kampagnerne er inddelt i størrelseskategorierne:

    S: Lokal event, der primært markedsføres lokalt.

    M: Lokal event med potentiale til at blive markedsført bydækkende.

    L: Samme tilbud i mange bydele/huse, som markedsføres bydækkende.

     

• Samarbejde og koordinering

  • KFF Kommunikation tilrettelægger de fælles markedsføringskampagner i tæt samarbejde med relevante enheder i forvaltningen, der kommer med forslag til temaer/aktiviteter, der skal markedsføres. Kampagnerne gennemføres i samarbejde med bydelsenhederne.

     

• Data og metodegrundlag
  • Der er fokus på at arbejde efter fælles metoder og måling på effekter for at etablere en baseline, som forvaltningen kan benchmarke fremtidige kampagner op mod.
  • Inddrage viden om københavnerne som grundlag for udvikling af kampagner (fx planlagt segmentanalyse).

     

• Samle tiltag og understøtte politik
  • På kortere sigt er der fokus på ”bottom up” markedsføring og formidling ved at samle et kurateret udvalg af eksisterende aktiviteter i bydelene i en fælles markedsføringsplan for 2023 med det formål at opnå større gennemslagskraft, og at flere københavnere kender til og bruger tilbuddene.
  • På sigt er der stort potentiale i mere ”top down” formidling, hvor temaer og tilbud udvikles og markedsføres med udgangspunkt i fx kultur- og fritidspolitikken.

Målene for omstruktureringen er:

• at sikre, at københavnerne har kendskab til Kultur- og Fritidsforvaltningens tilbud, så der tiltrækkes flere deltagere, kapaciteten udnyttes og borgerne får værdi for deres skattepenge,
• at arbejde mere med afsæt i målgrupper, tværgående koncepter (fx for børn) og bydækkende indsatser, så flere kan få kendskab til og glæde af arrangementerne,
• at arbejde mere med data og analyse,
• at indsatser flugter med kultur- og fritidspolitikken.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, vil Kultur- og Fritidsudvalget hvert halve år få forelagt afrapportering på gennemførte kampagner samt programkalender for de kommende. Udvalget vil i den sammenhæng kunne komme med forslag til kommende indsatser og temaer for bydækkende kampagner og markedsføring.

Søren Tegen Pedersen

  /Jakob Heide Petersen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 25. august 2023

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning. Udvalget vil hvert halve år få afrapportering på gennemførte kampagner samt programkalender for kommende kampagner.