Særlig undersøgelse fra Intern Revision vedrørende økonomistyring af indtægtsbevillinger

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller:

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager Intern Revisions afrapportering til efterretning

Problemstilling

Intern Revision har foretaget en særlig undersøgelse af Kultur- og Fritidsforvaltningens økonomistyring af indtægtsbevillinger, ligesom Intern Revision har igangsat lignende undersøgelser af indtægtshåndteringen på andre forvaltningsområder.

Intern Revision kritiserer forvaltningens bevillingstekniske håndtering af indtægtsbevillinger på to punkter:

1. Der er visse indtægter, som fejlagtigt har været budgetteret som negative udgiftsbevillinger
2. Der er gennem flere år foretaget administrative opskrivninger af indtægterne inden for et budgetår

Ad 1. Fejl i budgetteringen på indtægts- og udgiftskonti

Det fremgår af rapporten fra Intern Revision, at indtægtsbudgetterne på to områder fejlagtigt er placeret på udgiftskonti. Det ene område er Copenhagen Visitor Service. Det andet område er bøder og gebyrer. Begge fejl har forvaltningen rettet op på.

Ad 2. Administrative opskrivninger af indtægtsbudgetter

Intern Revision konstaterer, at Kultur- og Fritidsforvaltningen i flere år administrativt har opskrevet indtægtsbudgettet inden for et budgetår. Opskrivningerne er foretaget som led i en generel oprydning i forhold til indtægtsbevillingerne og skal desuden ses i lyset af, at indtægterne er variable over året. Målet har været at få et mere retvisende budget, men det er håndteret metodisk forkert ved, at ændringerne er foretaget administrativt i stedet for at være indarbejdet i bevillingsmæssige ændringer, som er forelagt politisk.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i de fundne forhold og vil både sikre, at indtægtsbevillinger fremadrettet budgetteres på indtægtskonti, samt at budgetændringer i løbet af et budgetår, der medfører en samlet ændring af indtægtsbevillingen, indarbejdes i bevillingsmæssige ændringer.  

Det er forvaltningens vurdering, at de tekniske fejl, der er sket, beror på menneskelige fejl. Forvaltningen vil derfor gennemføre en målrettet kompetenceudvikling af de relevante medarbejdere, ligesom forvaltningen generelt er ved at styrke organisering og kompetenceniveau med henblik på at sikre en høj compliance på budget- og regnskabsområdet.

Forvaltningen har i løbet af 2023 kvalitetssikret korrekt placering af indtægtsbudgetter på væsentlige dele af forvaltningens betalte serviceydelser. Det drejer sig især om biblioteker, kulturhuse og idrætssteder. Det igangsatte arbejde fortsættes med henblik på at sikre, at indtægtsbudgetterne er placeret på de korrekte indtægtskonti.

Intern Revision anbefaler, at eksternt finansierede projekter inklusiv eventuel kommunal medfinansiering lægges på en selvstændig bevilling, som indgår i Kultur- og Fritidsforvaltningens styring af serviceudgifter, men udenfor ramme. Forvaltningen vil implementere anbefalingen i løbet af 2024.

Intern Revision konkluderer i rapporten, at forvaltningen har fået merindtægter på 5,9 mio. kr. i 2023. Merindtægter udtrykker i denne sammenhæng en afvigelse mellem det budgetterede og regnskabsresultatet – ikke en stigning i indtægterne i forhold til tidligere år. Intern Revisions rapport er en indtægtsanalyse inden for ét budgetår og forholder sig derfor ikke til indtægternes eller omkostningernes udvikling over tid. Der vil ofte være en afvigelse mellem budget og regnskab, da indtægterne fra f.eks. bøder og gebyrer er variable. Afvigelsen på 5,9 mio. kr. svarer til 2,2 pct. af Kultur- og Fritidsforvaltningens samlede indtægter, der udgjorde 261,4 mio. kr. i 2023. Forvaltningen er enig i, at der gennem bevillingsmæssige ændringer skal sikres hjemmel til indtægter, der overstiger det fra årets start budgetterede.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil gennemføre de omtalte handlinger i forhold til at sikre bevillingsmæssigt korrekt håndtering af indtægtsbevillingerne fremadrettet.