Opfølgning på Intern Revisions særlige undersøgelse af regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at:

1. Kultur- og Fritidsudvalget tager status for forvaltningens arbejde til efterretning.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede den 25. august 2023 en sag om Intern Revisions særlige undersøgelse vedrørende Kultur- og Forvaltningens regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller. I sagen redegjorde forvaltningen for revisionens hovedkonklusioner samt det arbejde, som forvaltningen havde igangsat med henblik på at rette op på de fejl og mangler, som revisionen påpegede.

Blandt de tiltag, som forvaltningen redegjorde for at have taget, var bl.a., at forvaltningen havde udarbejdet et regelsæt for særlige typer af udgifter, etableret administrative fællesskaber og iværksat interne eskalationsveje til højere ledelsesniveauer, hvis der blev konstateret udgifter, hvor der kunne være tvivl om, hvorvidt udgiften har et kommunalt formål.

Forvaltningen tilkendegav i forbindelse med behandlingen i Kultur- og Fritidsudvalget, at den ville vende tilbage på Kultur- og Fritidsudvalgets møde i januar måned 2024 med en status for indsatsen, og herunder for arbejdet med at håndtere risici adresseret i revisionsrapporten samt eventuelle yderligere tiltag på baggrund af risikovurdering af kontrolmiljøet.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har samlet set implementeret en række initiativer i 2023.  Der er bl.a. implementeret nye retningslinjer for, hvad man må bruge kommunale midler til og hvordan man dokumenterer udgiften. Retningslinjerne dækker over atypiske udgifter (repræsentation, tjenesterejser og alkohol), personalegoder (yoga/massage/fysioterapi) mv. Retningslinjerne er kommunikeret til samtlige ledere i forvaltningen.

Der er etableret en fuld kontrol på, at bilagsdokumentation ved indmeldingstidspunktet er tilstrækkelig for medarbejderudlæg og kortbetalinger med særligt fokus på atypiske udgifter (repræsentation, tjenesterejser og alkohol). I forlængelse af kontrollen er der implementeret procedure for eskalation, når dokumentation ikke er tilstrækkelig.

Der er implementeret månedlige stikprøvekontroller, hvor der er udtaget regnskabsposteringerne med henblik på vurdering af om 1) dokumentationen er tilstrækkelig, og 2) om udgiften ligger inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens retningslinjer for brug af kommunale midler.

Der afrapporteres løbende til direktionen på status og handlinger på baggrund af de udtagne compliancestikprøver. Herudover afrapporteres der på aftalecompliance, dvs. hvor ofte forvaltningen har anvendt de indkøbsaftaler, som kommunen har indgået. Det er hensigtsmæssigt at se på aftalecompliance i tilknytning til regelcompliance, da anvendelse af kommunens indkøbsaftaler både sikrer, at der købes korrekt ind, og at de virksomheder, som købet foretages ved, overholder arbejdsmiljølovgivningen mv.

Den seneste compliancerapportering, der er gået til direktionen, omhandler regnskabsbilag for oktober måned 2023. Rapporteringen viser, at der er sket en signifikant forbedring siden 2022, som Intern Revision bygger deres rapport på.

Ses der på, hvorvidt anvendelsen af midlerne har fulgt reglerne, og hvorvidt der har været andre typer af fejl og mangler, så viser stikprøven for oktober måned desuden, at der stadig er visse forhold, der skal arbejdes videre med, men også at der ikke har fundet væsentlige uregelmæssigheder sted.

Hertil kommer, at der er sket en betydelig forbedring af forvaltningens anvendelse af de indkøbsaftaler, som kommunen har indgået. Aftalecompliance er steget fra 30,6 pct. i november måned 2022 til 54,4 pct. i november måned 2023, og forvaltningen forventer at nå sit mål om at være oppe på 60 pct. aftalecompliance inden årets udgang.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i 2024 arbejde med at sikre en god regeloverholdelse gennem det igangsatte complianceprojekt. Projektbeskrivelsen er lavet i samarbejde med risikostyringskontoret i Koncernservice, og den har været drøftet med chefen for Intern Revision, der har tilkendegivet, at han finder initiativerne hensigtsmæssige.

Forvaltningen har fokus på at sikre kompetenceopbygning ved dem, der arbejder med risikostyring. Således har forvaltningen bl.a. taget initiativ til, at der i januar måned 2024 bliver afholdt en workshop på tværs af alle forvaltningerne, hvor man drøfter og inspirer hinanden til, hvordan man kan arbejde med risikostyring og procesforbedringer.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i 2023 foretaget en foreløbig risikovurdering af 22 finansielle områder, og der er iværksat handleplaner på 8 af områderne. Det indgår i complianceprojektet, at forvaltningen i 2024 arbejder videre med risikoområderne med henblik på at sikre en fuld afdækning af områderne.

Som en del af opfølgningen på det risikobaserede ledelsestilsyn vil de forvaltningsspecifikke forretningsgange og arbejdsgangsbeskrivelser blive revurderet med henblik på at sikre, at de er tidssvarende. I forlængelse af dette vil kontrolmiljøet blive justeret, så det understøtter de nye risikovurderinger samt de opdaterede forvaltningsspecifikke forretningsgange.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil arbejde videre med at konsolidere risikovurderingerne, forbedre kontrolmiljøet og styrke processerne i løbet af 2024. Kultur-og Fritidsudvalget forelægges ultimo 2024 en fornyet status på den gennemførte indsats.

Søren Tegen Pedersen

/Janus Rønholt Hansen