Kultur- og Fritidsforvaltningens åbningsbalance til Kvantum

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager revisionsrapporten vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningens åbningsbalance samt forvaltningens håndtering af revisionsbemærkningerne til efterretning

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen har den 5. januar 2018 modtaget Intern Revisions rapport om Kultur- og Fritidsforvaltningens åbningsbalance forud for indlæsning i kommunens nye økonomisystem Kvantum.

Åbningsbalancen udtrykker det samlede overblik over forvaltningens værdier og skyldige forhold, samt forvaltningens kort- og langfristede gældsforpligtigelser.

I revisionsrapporten fremhæves følgende konklusioner:

• Af de 870 balancekonti er 816 balancekonti klar til indlæsning uden yderligere korrektioner. Derudover er der 10 balancekonti som skal berigtiges i KØR inden regnskabsluk, da oprydningen vedrører andre forvaltninger. Bemærkningen afstedkommer en grøn revisionsbemærkning.

• De resterende 44 konti omfatter 43 halbooking-konti og en enkel bibliotekskonto, som kræver en yderligere sagsbehandling til sikring af validiteten af den bogførte saldo. Bemærkningen afstedkommer en rød revisionsbemærkning

Løsning

Åbningsbalancen består teknisk set af et antal balancekonti. For at en balancekonto kan indgå i forvaltningens åbningsbalance i Kvantum, skal saldoen og de underliggende kontobevægelser være verificeret og godkendt af Intern Revision.

Der er sket oprydning og lukning af i alt 21.000 konti i samarbejde med kommunens administrative servicecenter, Koncernservice. Ud af de 21.000 konti var der pr. 17. december 2017 en saldo på 870 konti, som vil blive ført over i Kvantum.

Forvaltningen har gennemført et ekstraordinært stort arbejde med at foretage en systematisk gennemgang af samtlige balancekonti med henblik på, at saldoen som overføres til Kvantum, som åbningsbalance, er afstemt og valideret med korrekt dokumentation. Dette arbejde er startet op i 2016 og er i øvrigt sket i overensstemmelse med samme regelsæt og praksis, som ved en almindelig årsafslutning.

Oprydningens mere omfattende karakter skyldes primært overgangen til nyt økonomisystem, samt at der på nogle enkelte konti igennem en årrække ikke er foretaget løbende afstemning af tilgodehavender og skyldige beløb. Det kan f.eks. være et udestående med en borger, der ikke har betalt gebyr for for sent afleverede bøger eller leje af en bane. Det gebyr har stået som et tilgodehavende på en balancekonto, og det skal derfor løbende afstemmes, hvorvidt dette udestående fortsat er gældende. I det tilfælde hvor det ikke er sket løbende, har oprydningen handlet om at gennemgå afstemningen og ajourføre med rette dokumentation, og i det tilfælde, at borgerens gæld er forældet eller ikke kan dokumenteres, er det blevet afskrevet.

Oprydningen har givet anledning til at foretage afskrivninger over driften og egenkapitalen for at kunne berigtige saldoen på de berørte balancekonti og til at hensættelser er tilbageført til driften. Denne fremgangsmåde er i overensstemmelse med almindelig gældende regnskabspraksis i forbindelse med den løbende afstemning af balancekonti. Afskrivninger og tilbageførte hensættelser kan både optræde som en udgift og en indtægt i årsregnskabet. Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forbindelse med regnskabet for 2016 afskrevet i alt 0,8 mio. kr. i 2016 og 1,6 mio. kr. i 2017 (foreløbigt), som optræder som en udgift i årsregnskabet. I 2017 er der tilbageført hensættelser for 1,6 mio. kr. til driften, som indgår som en tilsvarende indtægt i årsregnskabet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har gennemgået revisionsrapporten med Intern Revision og tilsluttet sig rapportens konklusioner. Forvaltningen har på den baggrund allerede iværksat nedenstående handleplan med de initiativer, som er nødvendige for at komme endeligt i mål med hele åbningsbalancen inden udgangen af januar 2018.

For så vidt angår Halbooking omfatter indsatsen en fornyet gennemgang, med henblik på at sikre at konti er afstemt med korrekt dokumentation herunder eventuel tilpasning af saldoen, såfremt det er nødvendigt.

Af de i alt 43 halbooking-konti fordeler oprydningsopgaven sig således:

• 24 konti er afstemt med korrekt dokumentation, og saldo kan overføres til Kvantum.

• 15 konti kræver justering af saldoen, som skal håndteres enten ved bogføring eller ved afskrivning.

• 4 konti vedrører mobilepay og tellerkonti, og saldoen skal på tilsvarende vis gennemgås og valideres.

For så vidt angår bibliotekskontoen, skal saldoen opgøres og afstemmes til nyt udtræk af saldo i det gamle bibliotekssystem pr. ultimo oktober, hvor det nye bibliotekssystem blev taget i brug.

Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer, at den sidste del af oprydningen er afsluttet inden udgangen af januar 2018.  

Økonomi

Denne indstilling indebærer i sig selv ikke økonomiske konsekvenser.

Som følge af oprydningsopgavens mere omfattende karakter er der foretaget afskrivninger og tilbageførsel af hensættelser, som optræder som hhv. driftsudgifter og indtægter i det pågældende regnskabsår. Kultur- og Fritidsforvaltningen har i forbindelse med regnskabet for 2016 afskrevet i alt 0,8 mio. kr. i 2016 og 1,6 mio. kr. i 2017 (foreløbigt), som optræder som en udgift i årsregnskabet.

Derudover har forvaltningen tilbageført hensættelser svarende til i alt 1,6 mio. kr. som indgår som en tilsvarende indtægt forvaltningens regnskab for 2017.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen forventer, at Intern Revisions bemærkninger til åbningsbalancen er håndteret inden udgangen af januar 2018, jf. ovenstående handleplan.

Rapporten forelægges for Revisionsudvalget på førstkommende møde. Rapporten vil endvidere - som følge af Økonomiudvalgets lovpligtige indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder – blive sendt til Økonomiforvaltningens direktion til eventuel videre foranstaltning overfor Økonomiudvalget.