Ændring af den organisatoriske placering for Betaling og Kontrol

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget og Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at det godkendes, at Betaling og Kontrol, med undtagelse af underenheden, der udfører registerkontrol, flyttes fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget, jf. afsnittet Løsning,

2. at ændringerne i Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt godkendes, jf. bilag 1,

3. at det godkendes, at der med overførslen af Betaling og Kontrol flyttes i alt 993 t. kr. på service og indtægter på 610.408 t. kr. på finansposter i 2018 fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget, jf. bilag 3,

4. at det godkendes, at 2. at-punkt oversendes til 2. behandling i Borgerrepræsentationen, jf. den kommunale styrelseslov § 2, stk. 2, med henblik på ikrafttræden den 23. marts 2018.    

Problemstilling

I forbindelse med konstitueringen efter kommunalvalg 2017 blev der tilkendegivet et politisk ønske fra alle politiske partier om at undersøge muligheden for, at Betaling og Kontrol under Kultur- og Fritidsudvalget overflyttes til Økonomiudvalgets ressort. Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen har på den baggrund vurderet, at de opgaver, der udføres i Betaling og Kontrol, har tæt sammenhæng med de øvrige områder under Økonomiudvalget.

Der er ca. 80 medarbejdere i Betaling og Kontrol og de løser opgaver vedrørende betaling og kontrol, debitorstyring, opkrævning, øvrige særskatter samt håndtering af ejendomsskatter. Disse opgaver har en nær sammenhæng med de opgaver, som Økonomiudvalget varetager efter den kommunale styrelseslovs § 18, stk. 3, (lovbekendtgørelse nr. 2 af den 4. januar 2018), herunder særligt den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Derudover foretager Betaling og Kontrol CPR-kontrol med bopælsregistreringer i de sager, hvor borgeren samtidig får udbetalt kommunale ydelser (kontanthjælp, forhøjet børnebidrag mv.). Behandlingen af sagerne sker efter CPR-loven, hvor Kultur- Fritidsudvalget har det overordnet ansvar for borgernes folkeregistrering.

Betaling og Kontrol har tidligere været placeret under Økonomiudvalget, men blev sammen med Københavns Borgerservice flyttet til Kultur- og Fritidsudvalget pr. 1. januar 2014 (besluttet på Borgerrepræsentationens møde den 12. december 2013).

Løsning

På baggrund af de opgaver, der løses i Betaling og Kontrol, og den tætte sammenhæng med de opgaver, der i øvrigt er placeret under Økonomiudvalget, vurderes det, at der vil være væsentlige fordele i opgavevaretagelsen for både Betaling og Kontrol samt for Økonomiforvaltningen, hvis enhederne samles organisatorisk.

Økonomiudvalgets ressort omfatter i forvejen bl.a. dele af debitorprocessen. En samling af processen under ét udvalg og én ledelse vil således understøtte en mere smidig proces uden ansvarsskifte undervejs. Administrationen af kommunens samlede skatteområde vil desuden blive samlet under Økonomiudvalget.

En ændret organisatorisk placering vil således bidrage til at styrke de faglige synergier og sammenhænge i opgavevaretagelsen, medføre forenkling af opgaver i forbindelse med den overordnede økonomiske styring i kommunen samt højne kvaliteten og eksekveringen i den samlede opgaveløsning.

Betaling og Kontrol er en fælleskommunal administrativ enhed, som udfører shared service-opgaver på tværs af hele Københavns Kommune i forhold til borgere, virksomheder og forvaltninger. Dette arbejde ligger i meningsfuld forlængelse af en lang række opgaver, der i dag udføres af Koncernservice i Økonomiforvaltningen. På den baggrund vurderes opgavevaretagelsen i Betaling og Kontrol som værende i fuld overensstemmelse med Økonomiudvalgets eksisterende ressort.

Betaling og Kontrol indeholder en underenhed på 8 medarbejdere, der udfører registrerkontrol, hvor CPR-oplysninger fra Folkeregisteret i Kultur- og Fritidsforvaltningen samkøres med ydelsesoplysninger fra fagforvaltningerne og Udbetaling Danmark m.fl. Det vurderes mest hensigtsmæssigt at lade denne underenhed blive tilbage under Kultur- og Fritidsudvalget, da det er Kultur- og Fritidsudvalget, der har det overordnede ansvar for, at kommunen overholder CPR-loven og for behandling af sager efter CPR-loven.

Som det fremgår af bilag 1 og 2 opdateres Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt med godkendelse af denne indstilling, så punkterne ”den kommunale andel af selskabsskatter, den kommunale opkrævning og påligning og opkrævning af ejendomsskatter” fjernes fra § 15 vedr. Kultur- og Fritidsudvalget og tilføjes til § 12 vedr. Økonomiudvalget.

I forbindelse med ændringer af styrelsesvedtægten skal der foretages en vurdering af, om der er tale om så væsentlig en ændring af styrelsesvedtægten, at ændringen kan begrunde en fornyet konstituering, såfremt blot et enkelt medlem begærer det. Økonomiforvaltningen har vurderet, at overflytning af Betaling og Kontrol fra Kultur- og Fritidsudvalget ikke udgør en sådan væsentlig ændring, jf. bilag 4.

Såfremt indstillingen godkendes, flyttes Betaling og Kontrol samt de opgaver og medarbejdere, der hører til centret, fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget. Overflytningen skal ske med virkning fra den 23. marts 2018.

Da overflytningen indebærer en ændring af Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt, skal indstillingen undergå to behandlinger (1. behandling den 1. marts 2018 og 2. behandling den 22. marts 2018) i Borgerrepræsentationen. Forslag til ændringer af Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt med bemærkninger fremgår af bilag 1. Af bilag 2 fremgår den samlede Styrelsesvedtægt for Københavns Kommune.

Økonomi

Betaling og Kontrol er grundlæggende finansieret ved gebyrindtægter og opkrævningsvederlag. Gebyrindtægternes opnås ved, at en rykkerskrivelse pålægges et gebyr på 100 kr. ved civilretlige krav og 250 kroner ved offentligretlige krav. Herudover modtager Betaling og Kontrol opkrævningsvederlag fra enkelte forvaltninger, særligt i forbindelse med opkrævning af krav på ejendomsskattebilletten (renhold, rottebekæmpelse mv.).

Overflytning af Betaling og Kontrol fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget indebærer, at i alt 993 t. kr. på service og 610.408 t. kr. på finansposter flyttes fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget, jf. bilag 2. Det fulde budget og forbrug for 2018 vil blive overført til Økonomiudvalget, så den samlede opfølgning for hele året sker under Økonomiudvalget.

Videre proces

Da flytningen af Betaling og Kontrol kræver en ændring i Københavns Kommunes styrelsesvedtægt, skal en indstilling herom behandles i Borgerrepræsentationen ad to omgange. Såfremt indstillingen godkendes af Borgerrepræsentationen den 1. marts 2018, oversendes indstillingens 2. at-punkt vedr. ændringer af styrelsesvedtægten til 2. behandling den 22. marts 2018. Godkendes indstillingen af Borgerrepræsentationen den 22. marts 2018, træder den ændrede styrelsesvægt i kraft den 23. marts 2018.