Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse - høringssvar og endelig godkendelse af rapport

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 24. oktober 2002

25. Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse - høringssvar og endelig godkendelse af rapport

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiforvaltningen anbefaler,

at Borgerrepræsentationen godkender rapport om beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse, idet Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger til de stående udvalgs høringssvar indstilles taget til efterretning.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller videre, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget, at Borgerrepræsentationen godkender

at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til på de implicerede forvaltningers vegne at indgå en aftale med virksomheden COWI Rådgivende Ingeniører om en serviceaftale for styringsredskabet Caretaker

at der installeres en fælles IT server til brug for centrale edb programmer i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som sørger for administration og vedligeholdelse af serveren

at Kultur- og Fritidsforvaltningen efter implementeringen, i driftsfasen etablerer en permanent styregruppe med deltagelse af de implicerede forvaltninger til erfaringsudveksling, planlægning og eventuel videre udvikling af styringsredskabet.

I forbindelse med udmøntningen af vedligeholdelsespuljen i 2000 besluttede Borgerrepræsentationen (BR 14/2000) at afsætte 3 mio. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder, og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har haft formandsskabet i en styregruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

Styregruppens afrapportering blev forelagt Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 23. maj 2002, hvorunder det blev besluttet, at sende rapporten til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

Høringssvarene fra de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget foreligger nu.

I forbindelse med udmøntningen af vedligeholdelsespuljen i 2000 besluttede Borgerrepræsentationen (BR 14/2000) at afsætte 3 mio. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder, og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger.

Bevillingen blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, som har haft formandsskabet i en styregruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

Afventen af beslutning om etablering af en fælles kommunal ejendomsenhed har forsinket projektets påbegyndelse. Styregruppens afrapportering kunne forelægges Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 23. maj 2002 (KFU 195/2002). Kultur- og Fritidsudvalget besluttede, at sende rapporten til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

Samtlige stående udvalg og Økonomiudvalget har i høringssvarene anbefalet etablering af styringsredskabet til vedligeholdelsesopgaven. I nogle af høringssvarene er dog foreslået mindre ændringer i rapportens anbefalinger.

Kan tilslutte sig initiativet om at etablere et centralt styringsredskab på vedligeholdelsesområdet.

Anbefaler at rapportens forslag til fordelingsnøgle vedrørende fremtidige drifts- og vedligeholdelsesomkostninger ændres fra antal brugere til antal m².

Der er ikke noget til hinder for en sådan ændring af fordelingsnøglen, hvorfor dette kan anbefales.

Kan støtte op om styringsredskabet og dets igangsættelse.

Finder dog at der i det videre forløb er behov for, at kompetenceforholdene for projektet overvejes yderligere, og at der herunder overvejes andre muligheder for forankring af projektets formandskab og for placeringen af den fælles IT server.

Ønsker et samlet budget med fordelingsnøgle mellem forvaltningerne, så Uddannelses- og Ungdomsudvalget kan se, hvad de samlede udgifter udgør.

Beder Kultur- og Fritidsudvalget overveje, om omkostningernes fordeling mellem forvaltningerne bør ske efter m² ejendom i stedet for efter antal brugere, eftersom det sidste kan være hæmmende for udviklingen i brugen af systemet.

Af hensyn til kontinuiteten i projektet bør formandskabet bibeholdes hos Kultur- og Fritidsforvaltningen i driftsfasen. Herudover skal der etableres en permanent styregruppe med deltagelse af de implicerede forvaltninger til erfaringsudveksling, planlægning og eventuel videre udvikling af styringsredskabet. Ved etablering af en fælles kommunal ejendomsenhed vil det være naturligt, at forankre formandskab mv. i ejendomsenheden.

Den fælles IT server til brug for centrale edb programmer placeres mest naturligt i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som sørger for administration og vedligehold af serveren. Den fælles IT server vil ligeledes naturligt finde sin placering i en fælles kommunal ejendomsenhed.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig med Uddannelses- og Ungdomsudvalget i at der skal udarbejdes et samlet budget for fremtidens drifts- og vedligeholdelsesomkostninger.

Med hensyn til bemærkningerne vedrørende fordelingsnøglen henvises til Økonomiudvalgets bemærkninger.

Har tiltrådt indstillingen og kan anbefale styringsredskabets etablering.

Styringsredskabet sigter først og fremmest på kommunens ejendomme, men det er Sundhedsforvaltningens opfattelse, at systemet med fordel også vil kunne anvendes i relation til de mange selvejende plejeinstitutioner, hvor kommunen har den reelle vedligeholdelsesforpligtelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig med Sundhedsforvaltningen i at projektets deltagerkreds med fordel kan udvides.

Finder intentionerne i rapporten hensigtsmæssige.

Har ikke mulighed for at afsætte ca. 2,7 mio. kr., som det vil koste at implementere styringsredskabet Caretaker i den fulde udstrækning.

Vil i første omgang afsætte ca. 646.000 kr., således at der kan udføres bygningsgen-nemgange og tilstandsvurderinger for forvaltningens amtskommunale institutioner, da det vurderes, at disse ejendomme har det største vedligeholdelsesefterslæb.Vil løbende gennemgå og tilstandsvurdere de øvrige institutionsejendomme i takt med at finansieringen til dette findes.Ønsker at komme i betragtning ved fordelingen af den resterende del af den oprinde-lige bevilling på 3 mio. kr. til brug for igangsætning af registrering af de bygninger, der anvendes på daginstitutionsområdet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i en gradvis implementering af styringsredskabet. Den endnu resterende del af den oprindelige bevilling på 3 mio. kr. kan bl.a. anvendes til det nævnte formål, og styregruppen vil fordele en del af restbevillingen blandt forvaltningerne efter behov.

Kan tilslutte sig indkøb af fælles styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse, som alle forvaltninger skal anvende.

Vurderer, at der inden implementeringen af systemet skal ske en nærmere afgræns-ning af, hvilke bygninger, der hensigtsmæssigt kan anvende systemet. Det kan for eksempel være en afgrænsning efter størrelse eller efter bygningens særlige anvendelse.

Vil have behov for flere licenser til systemet end de licenser RIA har i dag, da der er andre enheder, der har ansvar for vedligeholdelse af bygninger i forvaltningen.

Vurderer endvidere, at der vil skulle anvendes flere ressourcer i forvaltningen til området ved implementering af systemet, idet der ikke alle steder i dag registreres på det niveau, som anvendelsen af det nye styringssystem kræver. Udvalgene vil derfor skulle prioritere ejendomsområdet højere end i dag. Det er ikke umiddelbart at vurdere disse merudgifter.

Styringsredskabet bør som udgangspunkt anvendes til alle kommunens ejendomme for at skabe det bedst mulige overblik over den samlede ejendomsmasses vedligeholdelsestilstand. Den enkelte forvaltning vil dog naturligvis selv kunne definere en bagatelgrænse.

Den oprindelige bevilling på 3 mio. kr. blev givet til projektgennemførelsen og er i princippet brugt når implementeringen af styringsredskabet er fuldført forventelig ultimo 2002. Ved efterfølgende behov for flere licenser i driftsfasen vil det være nødvendigt, at den enkelte forvaltning selv finder økonomisk dækning.

Finder arbejdet med sikring af ejendomsvedligeholdelse vigtigt og interessant.

Ønsker ikke at deltage i den fælles database, da forvaltningens bygningsmasse primært vedrører forsyningsselskaber, og dermed adskiller sig fra øvrige ejendom-me. Vil imidlertid tilstræbe, at der på alle sammenlignelige områder søges sammen-lignelighed mellem Københavns Energi´s system og det fælles vedligeholdelsessys-tem. Således vil Københavns Energi tilstræbe, at systemerne i videst muligt omfang kan arbejde sammen.

Forudsætter at kommunens omkostninger til det videre arbejde med en fælles database udelukkende dækkes af de medvirkende forvaltninger.

Styringsredskabet bør som tidligere anført anvendes til alle kommunens ejendomme for at skabe det bedst mulige overblik over den samlede ejendomsmasses vedligeholdelsestilstand. Københavns Energi´s bygningsmasse adskiller sig imidlertid fra kommunens øvrige bygninger.

Da Københavns Energi anvender samme system som der anbefales etableret i kommunen i øvrigt vil der sandsynligvis ikke opstå problemer med at bringe systemerne til at arbejde sammen.

Selvom Miljø- og Forsyningsudvalget således ikke ønsker at deltage i den fælles database, er det Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse, at Københavns Energi med fordel som minimum kan have en observatørpost i den foreslåede fremtidige styregruppe, og at Københavns Energi skal tilbydes en sådan post.

På baggrund af høringssvarene indstiller Kultur- og Fritidsforvaltningen rapporten om beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse til godkendelse idet Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger til de stående udvalgs høringssvar indstilles taget til efterretning.

Endvidere indstilles, at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til på de implicerede forvaltningers vegne at indgå en aftale med virksomheden COWI Rådgivende Ingeniører om en serviceaftale for styringsredskabet Caretaker.

Endelig indstilles, at der installeres en fælles IT server til brug for centrale edb programmer i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som sørger for administration og vedligeholdelse af serveren, og at Kultur- og Fritidsforvaltningen som formand efter implementeringen, i driftsfasen etablerer en permanent styregruppe med deltagelse af de implicerede forvaltninger til erfaringsudveksling, planlægning og eventuel videre udvikling af styringsredskabet. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil knytte konsulentbistand til styregruppen.

Implementering af styringsredskabet vil med en forbedret vedligeholdelsesindsats til følge forbedre kommunens ejendommes miljøtilstand i form af for eksempel mindre varmeforbrug og bevaring af værdifulde bygninger og bygningsdele.

Forvaltningernes fremtidige årlige omkostninger vedrørende drift, vedligeholdelse og eventuel videre udvikling af systemet vil blive fordelt mellem forvaltningerne udfra en fordelingsnøgle svarende til antal m².

Der vil snarest muligt blive udarbejdet et budget for disse omkostninger. Budgettet sendes til de implicerede forvaltninger.

Ingen

Rapporten om beskrivelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven har været sendt til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

1. Rapport "Beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse".

4. Kopi af de stående udvalgs og Økonomiudvalgets høringssvar.

Olga Brüniche-Olsen