Status for opdatering af tilskudsaftaler
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender procesplan for opdatering af tilskudsaftaler.
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager status for tilskudsaftaler i proces til efterretning (bilag 2 (fortroligt)).
Problemstilling
Kultur- og Fritidsudvalget behandlede på sit møde den 16. juni 2020 indstilling om økonomiske konsekvenser for brugere og tilskudsmodtagere ved opdatering af ældre tilskudsaftaler, så de lever op til krav i forretningscirkulære for ydelse af tilskud. På mødet anmodede Kultur- og Fritidsudvalget forvaltningen om at vende tilbage efter sommerferien med status og procesplan for arbejdet.
Kultur- og Fritidsudvalget har endvidere bedt forvaltningen om løbende orientering vedrørende arbejdets konsekvenser for tilskudsmodtagere.
Løsning
Baggrund
Intern Revisions bemærkning 10 i 2017 medførte, at Kultur-og Fritidsforvaltningen udarbejdede en handlingsplan for implementering af forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Der blev nedsat en taskforce, som fik til opgave at gennemgå forvaltningens samlede tilskudsportefølje på 1.500-2.000 tilskudsaftaler, og som har udarbejdet undervisningsmateriale og skabeloner til tilskudsforvaltning, afholdt workshops med forvaltningens bydelsenheder og tværgående enheder, samt oprettet et site på Kultur- og Fritidsforvaltningens intranet med vejledning i sikker tilskudsforvaltning.
I 2018 og 2019 gennemgik og ændrede Kultur- og Fritidsforvaltningen alle aftaleformater på folkeoplysningsområdet. Der er i den forbindelse implementeret knap 500 tilskudsaftaler til foreninger og ca. 85 tilskudsaftaler til aftenskoler i overensstemmelse med forretningscirkulære for ydelse af tidskud. Alle tilskud givet i udviklingspuljerne (ca. 50), klubhuspuljen (ca. 50) og de kunstfaglige udvalg (ca. 200) følger ligeledes de gældende regelsæt, ligesom alle nye eller fornyede tilskud med hjemmel i kommunalfuldmagtsreglerne er indgået i overensstemmelse med forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Samtidig blev alle forretningsgange kortlagt, beskrevet og risikovurderet efter den model, der anvendes i Københavns Kommune.
En del af de kortlagte aftaler viste sig ved nærmere gennemgang at vedrøre indtægter og køb af ydelser, hvorfor en løsning af disse blev henvist til Indtægtsprojektet.
Tilskudstaskforcen har identificeret en række aftaler med problemstillinger, der ikke kan løses uden konsekvenser for tilskudsmodtagere eller forvaltningen. Kultur- og Fritidsforvaltningen fremlagde derfor forslag til principper for revidering af disse aftaler på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 19. december 2019. Udvalget anmodede forvaltningen om et overblik over de økonomiske konsekvenser ved at opdatere aftalerne før godkendelsen af principperne. En redegørelse for de økonomiske konsekvenser blev præsenteret for Kultur- og Fritidsudvalget på møde den 16. juni 2020.
Af de kortlagte aftaler udestår pr. september 2020 119 gamle og stadigt gældende aftaler, som ikke opfylder krav til forretningscirkulære for ydelse af tilskud, og som kræver nærmere udredning.
Med henblik på at sikre bedre overblik, lettere tilgængelighed og systemunderstøttelse af processen fra ansøgning til opfølgning besluttede Borgerrepræsentationen med Overførselssagen 2019/2020 at afsætte midler til anskaffelse af et tilskudsadministrativt system.
En tidslinje over projektets fremdrift er vedlagt som bilag (bilag 1).
Procesplan
Aftaler, som ikke aktuelt lever op til forretningscirkulære for ydelse af tilskud er kategoriseret i kategorierne grøn, gul og rød. Kategoriseringen illustrerer forvaltningens vurdering af, hvor kompleks aftalen er, eller hvor store økonomiske konsekvenser det vil få at sikre, at den pågældende aftale lever op til forretningscirkulære for ydelse af tilskud:
- Grøn: Lav kompleksitet eller mindre økonomiske konsekvenser
- Gul: Medium kompleksitet eller nogle økonomiske konsekvenser
- Rød: Høj kompleksitet eller større økonomiske konsekvenser
Aktuelt er 34 aftaler kategoriseret som grønne, 55 aftaler er kategoriseret som gule og 30 som røde. Der tages forbehold for, at aftaler kan ændre kategorisering, hvis sagen på baggrund af dialog med tilskudsmodtager viser sig at være mere eller mindre kompliceret end først antaget.
Den videre proces for opdatering af tilskudsaftaler afhænger af kategorisering. Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at de grønne aftaler med relativt få ressourcer kan opdateres til aftaler, der lever op til forretningscirkulære for ydelse af tilskud. Opdateringen af grønne aftaler er allerede påbegyndt. Alle grønne aftaler forventes at være klar til underskrivelse ved årets udgang.
For røde og gule aftaler afhænger håndteringen af komplikationerne ved den enkelte aftale. For røde og gule aftaler vil forvaltningen indledningsvis udarbejde notater, der opsummerer problematikker og løsninger ved aftalerne. Notaterne kvalificeres ved dialog med bruger. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil på baggrund af notaterne påbegynde opdatering af de røde aftaler og dernæst de gule aftaler.
Enkelte aftaler vil, uanset kategorisering, blive håndteret, så snart behovet opstår. Det gælder:
- Bevillingsmæssige fornyelser fx. ved indgåelse af budgetaftale
- Gældende aftaler, hvor tilskudsmodtager ønsker ændringer
- Ekstern indikation giver anledning til aftalerevision
- Aftale med varig bevilling, som udløber og skal fornyes
For alle aftaler hvori der indgår restaurantvirksomhed og andre former for erhverv, arbejder forvaltningen med en adskillelse af lejemålet i en erhvervslejekontrakt på markedsvilkår eller en forpagtningsaftale med markedsleje og en aftale for de lovlige kommunale formål. Standardlejeaftalen mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og KEID vedrørende de lovlige kommunale formål kan videregives til brugerne i en brugsaftale.
De endelige økonomiske konsekvenser for såvel forvaltning som tilskudsmodtager kan beregnes, når de kommende standardlejeaftalers arealer er opmålt og prisen for lejen dermed kan oplyses. I de tilfælde, hvor der er erhvervsvirksomhed, skal der tages højde for vilkårene i erhvervslejekontrakt til erhvervsformål eller beregning af markedsleje for bortforpagtede arealer.
En del aftaler kan desuden ikke indgås før der politisk er taget stilling til aftalens nye vilkår. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil derfor løbende indstille tilskudssager til behandling i Kultur- og Fritidsudvalget.
I de tilfælde hvor bruger oplever væsentlige negative økonomiske konsekvenser ved konvertering til brugsaftale og tab af indtægter, vil forvaltningen indstille overfor Kultur- og Fritidsudvalget i hvilket omfang det kan være muligt at give yderligere kommunalfuldmagtstilskud til det fortsatte lovlige kommunale formål. I de tilfælde hvor der er tale om egentlig erhvervsvirksomhed kan der ikke gives kommunal støtte.
Det bemærkes, at den endelige aftaleindgåelse skal ske med respekt for tilskudsmodtagers behov for at drøfte aftaleudkast på bestyrelsesmøde og/eller generalforsamling, hvilket kan forsinke den endelige aftaleindgåelse. Ligeledes er KEID’s udstedelse af standardlejeaftale for de arealer, der anvendes til lovlige kommunale formål, en forudsætning for forvaltningens indgåelse af nye brugsaftaler.
Kultur- og Fritidsforvaltningen vil afholde løbende statusmøder med Intern Revision i efteråret. Kultur- og Fritidsudvalget vil løbende blive præsenteret for status på arbejdet med opdatering af tilskudsaftaler.
Status - september 2020
12 aftaler er siden sidste status ikke længere på listen over aftaler, der skal opdateres. Det kan skyldes, at aftalen er ophørt, eller forvaltningen har indgået en ny og compliant aftale. Derudover har forvaltningen igangsat arbejdet med opdatering af yderligere 17 aftaler.
Status pr. september 2020 er uddybet i bilag 2 (fortroligt), som også indeholder en beskrivelse af de aftaler, hvor dialogen om ændring er indledt med tilskudsmodtager. Bilag 3 (fortroligt) indeholder overblik over aftaler, hvor dialogen om ændring endnu ikke er indledt med tilskudsmodtager.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Hvis Kultur- og Fritidsudvalget godkender procesplanen, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen fortsætte arbejdet med at opdatere aftaler efter den præsenterede plan.
Forvaltningen vil orientere Kultur- og Fritidsudvalget om den videre fremdrift i arbejdet med opdatering af tilskudsaftaler på mødet den 12. november 2020.
Mette Touborg/
Merete Evers Dewilde
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 24. september 2020:
Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen og godkendte indstillingen.