Udbud af drift af Hafnia-Hallen

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender at forlænge driftsaftalen med I/S Hafnia-Hallen i yderligere en måned til den 30. april 2021
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudskriterier for udbud af drift af Hafnia-Hallen

Problemstilling

Den gældende aftale om drift af Hafnia-Hallen med I/S Hafnia-Hallen udløber den 31. marts 2021.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på sit møde den 16. juni 2020 at sende drift af Hafnia-Hallen i udbud i efteråret 2020 for en periode på fem år fra 1. april 2021 til 31. marts 2025, og at den økonomiske ramme i 2021 vil være 4,875 mio. kr., faldende med 0,5 mio. kr. over fem år svarende til 100.000 kr. årligt i perioden.

Hafnia-Hallen har efterfølgende ansøgt Kultur- og Fritidsudvalget om forlængelse af den gældende aftale.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen bemærker, at udbuddets oprindelige titel var "Drift og indvendig vedligehold af Hafnia-Hallen". Titlen er nu ændret, hvilket skyldes, at indvendig vedligehold blot er en del af de samlede opgaver, en vinder af udbuddet vil skulle varetage. Alle opgaver beskrives i den driftsaftale, der vil ligge til grund for driften af hallen, på samme måde som det er praksis i dag.

ad 1. Ansøgning fra I/S Hafnia-Hallen om forlængelse af gældende aftales varighed

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på sit møde den 16. juni 2020 at forlænge den gældende driftsaftale om drift af Hafnia-Hallen med to måneder, således at den udløber 31. marts 2021.

Efterfølgende har Hafnia-Hallen ansøgt Kultur- og Fritidsudvalget om forlængelse af den gældende aftale med yderligere én måned af hensyn til personale og forberedelse af tilbud, således at aftalen udløber den 30. april 2021 (bilag 1).

Såfremt udvalget imødekommer ansøgningen om yderligere forlængelse vil den nuværende driftsaftale udløbe den 30. april 2021.

Såfremt udvalget imødekomme ansøgningen vil driftstilskuddet til Hafnia-Hallen i april måned følge den økonomiske ramme, som udvalget besluttede den 16. juni 2020.

Herefter kan en ny driftsaftale for Hafnia-Hallen indgås pr. 1. maj 2021 og udløbe 30. april 2025.

ad 2. Kriterier for udbud af drift af Hafnia-Hallen:

Der vil ved bedømmelsen af bud blive lagt vægt på følgende kriterier med den anførte vægt:

50%: Vision og bærende idé for opgaven

• Vision og bærende idé for opgaven
• Tidsplan og konkretisering af mål for realisering af vision og idé for opgaven
• Vision for fleksibel brug af faciliteten
• Intentioner for samarbejde med brugere af faciliteten
• Vision for bæredygtighed i driften af faciliteten
• Strategi for markedsføring

50%:  Erfaring, organisering, drift og administration

• Hvilke, og hvor mange, brugere der forventes at benytte faciliteten
• Erfaring med drift af lignende facilitet
• Beskrivelse af organisering
• Beskrivelse af administrativ kompetence, faglig kompetence inden for fritids- og idrætsliv, teknisk kompetence og erfaring med bygningsdrift
• Bæredygtig model for optimal udnyttelse af faciliteten
• Servicekoncept for faciliteten
• Samarbejde med skoler, institutioner og lokalområdets aktører

Udbudsprocessen vil overholde EU's udbudsdirektivs krav om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis indstillingen godkendes, forventer Kultur- og Fritidsforvaltningen at offentliggøre udbuddet den 1. oktober 2020 med frist for afgivelse af bud den 31. oktober 2020. Udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på Københavns Kommunes udbudsportal samt Mercell.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i november 2020 indstille valg af en vinder til Kultur- og Fritidsudvalget ved at beskrive hver enkelt budgivers opfyldelse af mål. Det forventes, at der kan indgås ny driftsaftale ultimo 2020.

Såfremt der ikke er nogen, der byder på opgaven, eller de indkomne bud vurderes utilstrækkelige, vil driften blive varetaget af Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Mette Touborg

  /Merete Evers Dewilde