Afholdelse af World Library and Information Conference i København i 2019

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget henviser en bevilling på i alt 2,5 mio. kr. til afholdelse af en international bibliotekskonference (World Library and Information Conference) i København i 2019 til forhandlingerne om Budget 2018.

Problemstilling

Folkebibliotekerne gennemgår i disse år store forandringer på verdensplan som følge af ændrede samfundsmæssige behov. København er gennem arbejdet med Københavns Bibliotekers Strategi 2014-2019 i gang med at adressere disse forandringer, og mange lande vender blikket mod Skandinavien for at få inspiration til udviklingen af bibliotekerne og den rolle, bibliotekerne kan spille i samfundet.

Løsning

Der er opstået en mulighed for, at København, i samarbejde med statslige institutioner og andre kommuner, kan afholde den årlige internationale bibliotekskonference ” World Library and Information Conference” (WLIC) i august 2019. Som værtsby forventes København at bidrage med finansiering af konferencested og en kulturel aften for konferencedeltagerne. Der anmodes om i alt 2,5 mio. kr. til afholdelse af WLIC i København i 2019.

IFLA (The International Federation of Library Associations and Institutions) er en global biblioteksinstitution, der har nationale biblioteksforeninger, biblioteker og andre biblioteksinstitutioner som medlemmer. IFLAs største og vigtigste møde er den årlige internationale konference, der tiltrækker mellem 3.000-4.000 deltagere fra mere end 100 lande. En stor delegation fra København deltog i 2016, hvor konferencen blev afholdt i Columbus, Ohio. I 2018 afholdes konferencen i Kuala Lumpur. Konferencen omfatter oplæg, udstillinger og besøg på lokale biblioteker. Desuden afholdes der typisk møder med udvalgte nøglepersoner inden for biblioteksområdet.

Forvaltningen har været i dialog med IFLA om en ansøgning om værtskab for konferencen i 2019. Forvaltningen vurderer, at der er stor sandsynlighed for, at konferencen kommer til København, såfremt udvalget beslutter at prioritere forslaget. Ultimo september 2017 udmeldes værtsbyen for 2019 på baggrund af ansøgninger fra interesserede byer.

Fordele ved afholdelse af World Library and Information Conference i København i 2019:

• IFLA har bidraget til udformningen af FNs verdensmål og blandt andet fået gennemført, at målsætningen om at sikre offentlig adgang til information fremgår som en af de 169 målsætninger, der udgør verdensmålene. Københavns Biblioteker har gennem de seneste år arbejdet med samme dagsorden gennem biblioteksstrategiens fokus på tidlig tilegnelse af læsefærdigheder og målrettede indsatser for borgere, der ikke er typiske biblioteksbrugere. Værtskabet for IFLA-konferencen vil give anledning til, at København kan arbejde konkret med et af verdensmålene og samtidigt understrege, at København er en seriøs ambassadør for målene.
  Se bibliotekernes bidrag til verdensmålene her: https://www.ifla.org/files/assets/hq/topics/libraries-development/documents/sdgs-insert.pdf

• IFLA arbejder for at sikre fri og lige adgang til information og viden i de over 140 lande, der er repræsenteret gennem institutionen. Ved at afholde konferencen i København, bidrager byen til biblioteksudviklingen i lande, hvor fri og lige adgang til information ikke er en selvfølge som i Danmark.

• Konferencen vil tiltrække mange nationale og internationale biblioteksledere og -medarbejdere og vil bidrage med input og ideer til den videre udvikling af Københavns Biblioteker, herunder til en ny strategi for Københavns Biblioteker.

• København får mulighed for at fremvise moderniserede biblioteker i København som for eksempel Nørrebro, Valby og Tingbjerg.

• Konferencen tiltrækker politikere og kulturfolk fra hele verden og er en oplagt mulighed for at introducere dem til det københavnske kulturliv og skabe grobund for fremtidige partnerskaber på tværs af landegrænser.

Udover de mange fordele for kulturlivet i København, vurderes der samtidigt at være en økonomisk gevinst for byens erhvervsliv ved afholdelse af konferencen. Baseret på tal fra Wonderful Copenhagen fra andre internationale konferencer, vil de ca. 3.500 konferencedeltagere skabe en omsætning på ca. 50 mio. kr. over de 5 dage, konferencen varer. IFLA oplyser desuden, at deltagere ofte vælger at afholde ferie i forlængelse af konferencen, hvilket også vil bidrage yderligere til den økonomiske gevinst for byen.

Der udpeges en national komité, som står for planlægningen af selve konferencen. Det Kongelige Bibliotek, Dansk Biblioteksforening og Aarhus Bibliotekerne har allerede givet tilsagn om at deltage i planlægningen af konferencen.

Økonomi

IFLA er ansvarlig for budgettet for konferencen og hæfter dermed også for et eventuelt underskud. Værtsbyens omkostninger til konferencen er derfor alene omkostninger til konferencested og afholdelse af en kulturel aften for konferencedeltagerne. Ifølge IFLA ligger omkostningerne for værtslandet typisk mellem 2,8-4,2 mio. kr. (400.000-600.000 Euro).

I dette tilfælde estimerer forvaltningen, at Københavns Kommunes andel af finansieringen til konferencested og kulturel aften vil udgøre 2,5 mio. kr., idet det vurderes, at der kan findes finansiering andetsteds for eksempel fra andre biblioteker, statslige institutioner eller kulturelle aktører, som har interesse i at indgå i et samarbejde.

Afledte udgifter i form af personaleomkostninger til planlægning af konferencen afholdes indenfor bibliotekernes egen ramme.

Tabel 1 – Oversigt over aktiviteter og udgifter til afholdelse af WLIC i 2019  

Der er en risiko for, at Københavns andel af finansiering af konferencested og kulturel aften er højere end 2,5 mio. kr., dog vurderes det at være en lav risiko, idet forvaltningen forventer bidrag fra andre aktører. Afhængig af størrelsen af bidrag fra andre aktører, er det imidlertid også muligt, at Københavns bidrag bliver mindre end 2,5 mio. kr.

Økonomien er foreløbig og vil blive yderligere kvalificeret i forbindelse med udarbejdelsen af budgetnotatet.

Videre proces

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen udarbejde et budgetnotat, som indgår i forhandlingerne om budget 2018.

Mette Touborg

                                       /Jakob Heide Petersen