Ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt forslag til hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokoller

for mødet «MDAT» kl Kultur- og Fritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 24. august 2000

15. Ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt forslag til hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokoller

(KFU 343/2000)
INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender at nærværende indstilling tillige med Kultur- og Fritidsudvalgets beslutningsprotokol sendes til Økonomiforvaltningen, Borgerrepræsentationens Sekretariat, som besvarelse af skrivelse af 6. juni 2000 fra Borgerrepræsentationens Sekretariat om Indenrigsministeriets udtalelse vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Københavns Kommunes Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg

at Kultur- og Fritidsudvalget meddeler en generel tilladelse til at Kultur- og Fritidsfovaltningens direktion - i det omfang direktionen har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne - overværer udvalgsmøderne, medmindre Kultur- og Fritidsudvalget bestemmer andet og at denne generelle tilladelse indarbejdes i udvalgets forretningsorden

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at de i sagsbeskrivelsen beskrevne forslag til ændringer i forbindelse med udvalgets sekretariatsbetjening implementeres snarest muligt, med henblik på en hurtigere publicering af beslutningsprotokollen, og at den beskrevne ordning evalueres senest efter ½ år

at forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget i konsekvens af ovenstående indstillingspunkter ændres som det fremgår af sagsbeskrivelsen.

RESUME

Økonomiforvaltningen, Borgerrepræsentationens Sekretariat, har ved skrivelse af 6. juni 2000 anmodet de stående udvalg og Økonomiudvalget om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse af 16. maj 2000 om de ansattes tilstedeværelse under udvalgenes møder giver anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler eller praksis, herunder om ministeriets udtalelse giver anledning til ændring i de gældende forretningsordener. Forslag til udtalelse fra Kultur- og Fritidsudvalget er indeholdt i sagsbeskrivelsen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget giver en generel tilladelse til at Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion overværer udvalgsmøderne.

Endvidere indeholder indstillingen et forslag om en hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokol, ved anvendelse af det elektroniske Møde-/dagsordenssystem under udvalgsmøderne.

Endelig indeholder indstillingen forslag til ændring af Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden, som konsekvens af de ovenstående forslag til ændringer.

SAGSBESKRIVELSE

Indenrigsministeriets udtalelse vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Københavns Kommunes Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg

Baggrund

Ved skrivelse af 6. juni 2000 har Økonomiforvaltningen, Borgerrepræsentationens Sekretariat, fremsendt kopi af Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000 til Hellen Hedemann, MB, om kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Familie- og Arbejdsmarkedsudvalget.

Indenrigsministeriet har i sin skrivelse anmodet Københavns Kommune om underretning om, hvad der videre passerer i sagen. Derfor er de enkelte stående udvalg - herunder Kultur- og Fritidsudvalget – samt Økonomiudvalget anmodet om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse giver anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler/praksis med hensyn til ansattes tilstedeværelse under udvalgenes møder. I denne forbindelse ønskes en vurdering af, om Indenrigsministeriets udtalelse giver anledning til ændring i udvalgenes gældende forretningsordener. Borgerrepræsentationens Sekretariat har anmodet om at modtage underretning om resultatet af udvalgenes vurdering senest den 1. oktober 2000.

Til brug for sin udtalelse har Indenrigsministeriet tidligere anmodet Københavns Kommune om en udtalelse i sagen. Denne udtalelse – der i store træk er gengivet i Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000 (bilag 1) - blev behandlet af Borgerrepræsentationen den 23. september 1999.

Retsreglerne

Udvalgenes adgang til at lade ansatte overvære udvalgenes møder fremgår af lov om kommunernes styrelse (i det følgende: styrelsesloven), § 20, stk. 4, 1. pkt., der har følgende ordlyd:

"Udvalgene kan tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste, at overvære møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner mv. for udvalget."

Af den kommenterede styrelseslov (3. udgave, p. 109/110, note 11) fremgår bl.a. følgende bemærkninger til bestemmelsen:

"Bestemmelsen i 1. pkt. er udformet som en adgang for udvalget til at tillade, at ansatte overværer mødet. Meningen er, at udvalget kan forlange bistand fra forvaltningen, men det tilkommer borgmesteren som øverste daglige leder af administrationen – eventuelt efter høring af udvalget eller drøftelse med udvalgsformanden - at træffe bestemmelse om, hvilken sekretærbistand der skal stilles til rådighed for udvalget…………. Ud over varetagelsen af sekretariatsfunktioner kan kommunalt ansattes overværelse af udvalgsmøder være begrundet i udvalgets ønske om at modtage oplysninger, mundtlige redegørelser og lignende. Et udvalg kan derimod ikke tillade, at ansatte overværer udvalgets behandling af sager, som de pågældende ikke tjenstligt har tilknytning til. Kommunalt ansatte, hvis tilstedeværelse under et udvalgsmøde er ønsket af hensyn til en sags oplysning, har pligt til at deltage i mødet, medmindre borgmesteren eller eventuelt kommunalbestyrelsen har bestemt andet. De kommunalt ansatte kan, når betingelserne for deres tilstedeværelse er opfyldt, overvære hele mødeforløbet, herunder eventuelle afstemninger….."

Der henvises i øvrigt til Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000 hvori baggrunden for og den nærmere betydning af bestemmelsen er omtalt.

Hovedindholdet i Indenrigsministeriets udtalelse

Tilstedeværelsen af kommunalt ansatte kan kun tillades med henblik på varetagelse af sekretariatsforretninger for udvalgene, herunder med henblik på en sags oplysning. Beslutning om hvilke ansatte, der kan overvære udvalgets møder, afgøres ved stemmeflertal.

Det fremgår af Indenrigsministeriets skrivelse at de ansattes tilstedeværelse i forhold til de enkelte sager på mødet skal være konkret begrundet i udvalgets ønske om varetagelse af sekretariatsfunktioner eller i udvalgets ønske om modtagelse af oplysninger, mundtlige redegørelser og lignende.

Videre anfører ministeriet, at for så vidt angår kommunalt ansatte, der skal varetage generelle sekretariatsfunktioner for udvalget, vil der ifølge sagens natur være en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, således at der ikke er behov for en konkret vurdering af, hvorvidt de pågældende opfylder betingelserne for at overvære møderne. Et udvalg vil ifølge ministeriets opfattelse derfor kunne meddele kommunalt ansatte, der skal varetage generelle sekretariatsfunktioner for udvalget en generel tilladelse til at overvære udvalgsmøderne og en bestemmelse herom vil efter ministeriets opfattelse kunne optages i udvalgets forretningsorden.

Efter Indenrigsministeriets opfattelse må den nærmere afgrænsning af, hvilke embedsmænd der kan overvære alle udvalgets møder eller kun enkelte møder eller enkelte dagsordenspunkter i øvrigt bero på indretningen af kommunens udvalgs- og forvaltningsstruktur samt de enkelte sagers indhold.

Konkret udtaler Indenrigsministeriet at såfremt Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens direktion, der består af en direktør og tre vicedirektører, har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, finder ministeriet ikke, at udvalget er afskåret fra generelt at tillade, at de pågældende overværer udvalgsmøderne.

Indenrigsministeriets udtalelse i forhold til Kultur- og Fritidsudvalgets område

Det fremgår af § 12 i Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden, at Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør deltager i udvalgets møder, samt at udvalget - i det omfang, det findes hensigtsmæssigt – kan beslutte, at andre kommunale medarbejdere deltager i møderne. Udvalget har tidligere truffet konkret beslutning om, at ud over den administrerende direktør skal vicedirektør Knud Langberg samt sekretariatschefen være faste deltagere i møderne.

I sin udtalelse til Indenrigsministeriet har Københavns Kommune bl.a. anført følgende:

"I forbindelse med Københavns Kommunes overgang fra magistratsstyreformen til mellemformsstyre med delt administrativ ledelse blev der (således) – som led i fastlæggelsen af principperne for den fremtidige forvaltningsstruktur i kommunen - lagt vægt på, at det for den enkelte forvaltning er direktionen, der har det samlede ansvar over for pågældende udvalg og borgmesteren. Dette indebærer, at direktionens tilstedeværelse ud over at give udvalget den nødvendige og ønskede betjening tillige sikrer, at arbejdet i forvaltningen tilrettelægges i overensstemmelse med udvalgets udmeldinger. Efter Københavns Kommunes opfattelse er direktionens tilstedeværelse dermed med til at sikre den bedst mulige synkronisering mellem udvalgets beslutninger og signaler i øvrigt samt forvaltningens arbejdstilrettelæggelse. På denne måde sikres en opfyldelse af et af formålene med at etablere enhedsforval tninger på udvalgsniveau: en samlet ledelsesmæssig prioritering og en entydig rådgivning af udvalgene."

Disse principper for forvaltningsstrukturen gælder samtlige kommunens forvaltninger, herunder Kultur- og Fritidsforvaltningen.

I overensstemmelse med Indenrigsministeriets udtalelse må derfor for Kultur- og Fritidsudvalgets område tilsvarende konkluderes, at såfremt Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion, der består af en direktør og to vicedirektører, har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne, vil udvalget generelt kunne tillade, at de pågældende overværer møderne i Kultur- og Fritidsudvalget.

Det indstilles, at udvalget meddeler en sådan generel tilladelse og at denne fremover fremgår af udvalgets forretningsorden. Med henblik på at bringe Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden i overensstemmelse med Indenrigsministeriets udtalelse indstilles videre, at det i forretningsorden præciseres, at medmindre udvalget bestemmer andet overværer Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion udvalgets møder, i det omfang direktionen har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet.

Forslag til en hurtigere publicering af Kultur- og Fritidsudvalgets beslutningsprotokol.

Kultur- og Fritidsudvalget har i forbindelse med evalueringen af Kultur- og Fritidsudvalgets møde- og arbejdsform den 24. februar 2000 tilkendegivet, at der ønskes en hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokol.

Én af mulighederne for en sådan hurtigere publicering er indførelse af den elektroniske beslutningsprotokol.

Med indførelse af det elektroniske møde-/dagsordenssystem (i det følgende: MDS) er det nu teknisk muligt løbende under udvalgets møder at indføre udvalgets beslutninger i MDS. Via en lyskanon vil medlemmerne samtidig kunne følge med i udformningen af beslutningerne.

Dette har den fordel, at der umiddelbart efter afslutningen af mødet vil kunne udskrives en (foreløbig) beslutningsprotokol, der efter kopiering kan uddeles til medlemmerne.

For at det praktisk er muligt og forsvarligt at foretage en sådan løbende registrering af beslutningerne i MDS er det imidlertid nødvendigt, at protokolførerfunktionen fremover varetages af 2 personer. En tilsvarende ordning kendes også fra andre af kommunens stående udvalg.

Kultur- og Fritidsforvaltningen foreslår, at ordningen indføres efter de nedenstående retningslinier, og at ordningen evalueres efter senest ½ år.

Ordningen foreslås tilrettelagt således:

Protokolførerfunktionen varetages fremover af 2 af sekretariatets medarbejdere (sekretariatschefen og en sekretariatsmedarbejder).

Ved afstemninger kan det af tidsmæssige hensyn være nødvendigt foreløbigt alene at anføre stemmetal og partibetegnelser.

Afhængig af eventuelle protokolbemærkningeres længde vil disse eventuelt først kunne indføres i MDS efter mødet. For at ordningen kan fungere effektivt må protokolbemærkninger afleveres skriftligt. Det fremgår af. forretningsordenens § 7, at udvalgets medlemmer kan forlange eventuelle afvigende meninger tilføjet beslutningsprotokollen og at det enkelte medlem er forpligtet til selv at formulere tilføjelsen.

For at ordningen kan fungere effektivt må ændringsforslag som udgangspunkt afleveres skriftligt. Afhængig af ændringsforslagenes længde vil den fulde ordlyd eventuelt først kunne indføres i MDS efter mødet.

Efter mødet udskrives der efter en nødvendig (teknisk) redigering en foreløbig udgave af beslutningsprotokollen.

Den foreløbige udgave af beslutningsprotokollen er en fortrolig udgave (d.v.s. også resumé og beslutninger vedrørende lukkede sager fremgår af den foreløbige udgave).

Den endelige udgave af beslutningsprotokollen lægges på Internettet samme dag og udsendes senest dagen efter udvalgsmødet.

Det foreslås endvidere, at udvalgets forretningsorden ændres således, at det fremover kommer til at fremgå, at protokolførerfunktionen varetages af 2 medarbejdere fra Kultur- og Fritidsforvaltningens sekretariat (sekretariatschefen og en sekretariatsmedarbejder) og at disse overværer udvalgets møder.

Forslagenes betydning for antal embedsmænd, der overværer Kultur- og Fritidsudvalgets møder

Ifølge den nugældende praksis overværer tre embedsmænd fast Kultur- og Fritidsudvalgets møder.

Såfremt udvalget tiltræder de i nærværende indstilling beskrevne forslag vil der – med den nuværende sammensætning af direktionen - fremover være fem embedsmænd, der fast overværer udvalgets møder.

Herudover vil udvalget - som hidtil - kunne tilkalde andre ansatte til at overvære (dele af) udvalgsmøderne af hensyn til konkrete sagers oplysning.

Forslag om ændring af Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden

§ 12 i forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget har følgende ordlyd:

"Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør deltager i udvalgets møder uden stemmeret. Den administrerende direktør fungerer som udvalgets sekretær.

Udvalget kan, i det omfang det findes hensigtsmæssigt, beslutte at andre kommunale medarbejdere deltager i møderne. De pågældende medarbejdere har ikke stemmeret.

Udvalget kan tillade andre personer at komme til stede i forbindelse med en sags behandling, når det findes ønskeligt af hensyn til sagens belysning. Såfremt borgmesteren har meddelt afslag på fremmøde, orienteres udvalget herom i førstkommende møde."

Under henvisning til de foranstående bemærkninger foreslås at forretningsordenens § 12 fremover affattes således:

" Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør er sekretær for udvalget og overværer udvalgets møder.

Udvalgets protokolførerfunktioner varetages af sekretariatet; 2 protokolførere overværer udvalgets møder.

Medmindre udvalget bestemmer andet overværer Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion udvalgets møder, i det omfang direktionen har en tjenstlig tilknytning til de sager, der vil blive behandlet på udvalgsmødet.

I det omfang udvalget af hensyn til en sags oplysning finder det hensigtsmæssigt kan andre personer, der er ansat i kommunens tjeneste overvære mødet.

Udvalget kan tilkalde personer, der ikke er ansat i kommunens tjeneste, til at overvære en sags behandling, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning. Såfremt borgmesteren har meddelt afslag på foretræde, orienteres udvalget herom i det førstkommende møde."

Det bemærkes, at ifølge forretningsordenens § 13 skal ændringer til forretningsordenen behandles på 2 udvalgsmøder med mindst 14 dages mellemrum. Et forslag får gyldighed, når det er vedtaget ved 2. behandling.

Økonomi

Ingen bemærkninger.

Bilag vedlagt

Borgerrepræsentationens Sekretariats brev af 6. juni 2000.

Indenrigsministeriets skrivelse af 16. maj 2000.

Ida Munk

/ Mikael Keller-Hansen

Til top