Særberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter
Særberetning om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter
Kultur- ogFritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 24. april 2003
21.
(KFU 111/2003)
INDSTILLING
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
at
RESUME
Påbaggrund af en anmodning fra overborgmesteren har Revisionsdirektoratet udarbejdeten særberetning til Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter.
Deter Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering, at udgifterne til repræsentationpå Kultur- og Fritidsudvalgets område ikke afviger væsentligt fra de øvrige udvalg.
Kultur-og Fritidsforvaltningen har i maj 2002 udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelsefor afholdelse af repræsentationsudgifter, der bl.a. forudsætter, at der i kontoplanenindføjes særlige markeringer, der entydigt adskiller repræsentationsudgifterfra andre udgifter. Forretningsgangsbeskrivelsen følger i det væsentlige enskrivelse af 12. april 2002 fra Økonomiforvaltningen om overordnede rammer for afholdelse af udgiftertil repræsentation mv.
Påtrods af, at nævnte retningslinier primært retter sig mod administrationen, imodsætning til udvalg og borgmester, er det Kultur- og Fritidsforvaltningensopfattelse, at det med de forholdsregler, der bl.a. er forudsat i kontoplanen,er muligt at adskille repræsentationsudgifter for administrationen og detpolitiske niveau på en tilfredsstillende måde.
Kultur-og Fritidsforvaltningen har ikke i øvrigt bemærkninger til særberetningen.
SAGSBESKRIVELSE
Overborgmesterenanmodede i august 2002 Revisionsdirektoratet om at foretage en gennemgang afsine udgifter til repræsentation. Dette skete som følge af en række kritikpunkter,fremført i Ekstra Bladet den 8. august 2002.
Revisionsudvalgetanmodede på denne baggrund Revisionsdirektoratet om at afgive en særberetningtil Borgerrepræsentationen om Københavns Kommunes repræsentationsudgifter.Kommissoriet for undersøgelsen lyder:
"Enrevisionsmæssig undersøgelse som ønsket af overborgmesteren i brevet af 8.august 2002. Af hensyn til kommunens fremtidige styring af repræsentationsområdetforetages der en kortlægning af kommunens øvrige repræsentationsudgifterafholdt i relation til overborgmesterembedet samt udgifterne afholdt afkommunens Økonomiudvalg, de stående udvalg og de 6 øvrige borgmestre.Kortlægningen omfatter disses samlede repræsentationsudgifter (også her uansetkonteringen i kommunens regnskab). Undersøgelsen omfatter ikke forvaltningernesrepræsentationsudgifter, idet der henvises til Økonomiforvaltningens skrivelseaf 12. april 2002 om "Overordnede rammer for afholdelse af udgifter tilrepræsentation mv.", da rammerne er vejledende for de beslutninger omforretningsgange og praksis, der skal træffes i de enkelte forvaltninger."
Tilbrug for særberetningen bad Revisionsdirektoratet i skrivelse af 1. november2002 Kultur- og Fritidsforvaltningen udfylde et spørgeskema til brug for en kortlægningaf omfanget og indholdet af forvaltningens repræsentationsudgifter for 2001.
Særberetningenforeligger nu, og Revisionsdirektoratet har udbedt sig Kultur- ogFritidsudvalgets kommentarer til beretningen, herunder særligt udvalgetsudgiftsområde.
Særligtinteressant for Kultur- og Fritidsudvalget er således særberetningens afsnit V,der omhandler repræsentation i relation til Økonomiudvalget, de stående udvalgog de øvrige borgmestre samt afsnit VI, der omhandler Københavns Kommunesfremtidige styring af repræsentationsudgifterne.
Særberetningens afsnit V: Udvalgene
Revisionsdirektoratetkonstaterer, at ingen forvaltninger har udarbejdet forretningsgangsbeskrivelsereller skriftlige retningslinjer for afholdelse af udgifter til repræsentation.Det nævnes dog i beretningen, at Kultur- og Fritidsforvaltningen følger denforretningsgang, der er udarbejdet for forvaltningen som helhed, men at derikke findes en forretningsgangsbeskrivelse isoleret for det politiske niveau.Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse, at den eksisterendeforretningsgangsbeskrivelse er dækkende for styringen af repræsentationsudgifternefor alle niveauer.
IfølgeIndenrigsministeriets kontoplan bogføres udgifter vedrørende det politiske niveaupå konto 6.41, medens forvaltningens udgifter registreres på konto 6.51. Detteprincip følges også i Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Særberetningens afsnit VI: Den fremtidige styring
Deter Revisionsdirektoratets opfattelse, at Københavns Kommune bør tilgodese interessenternesinformationsbehov ved, at kommunen på en hurtig måde kan fremlægge korrekte ogfyldestgørende oplysninger om udgifterne til repræsentation, og at der kangives et godt overblik over udgiftsområdet.
Revisionsdirektoratetfremkommer herefter med en række anbefalinger (side 44 og 45), som Kultur- ogFritidsforvaltningen i det væsentlige er enig i.
Revisionsdirektoratetanbefaler, at repræsentationsbegrebet defineres snævert og alene angårafholdelse af udgifter til eksterne personer, dvs. personer, der ikke er en delaf kommunens politiske henholdsvis administrative niveau. En sådan definitionforekommer efter Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse umiddelbart for snæver,og kan i praksis blive vanskelig at håndhæve.
-
1.
Carsten Haurum
/OlgaBrüniche-Olsen