Opfølgning på medlemsforslag om information fra forvaltningen til Kultur- og Fritidsudvalget

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender model for information fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til Kultur- og Fritidsudvalget, jf. løsningsafsnittet.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at medlemsforslag om information fra forvaltningen til Kultur- og Fritidsudvalget stillet på møde i Kultur- og Fritidsudvalget 8. juni 2023 hermed er håndteret.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på udvalgsmødet den 8. juni 2023 medlemsforslag stillet af SF om information fra forvaltningen til Kultur- og Fritidsudvalget. Forslaget omhandler en systematisering af informationsgangen fra forvaltningen til udvalget efter samme model, som Teknik- og Miljøforvaltningen anvender TMU-portalen til at orientere Teknik- og Miljøudvalget.

Løsning

Forvaltningen kan informere udvalget på samme måde som Teknik- og Miljøforvaltningen informerer Teknik- og Miljøudvalget via TMU-portalen. TMU-portalen ligger i dagsordenssystemet First Agenda på samme måde som Borgerrepræsentationen og fagudvalg er placeret i First Agenda.

Portalen er opdelt i halve år med selvstændige sider til de enkelte uger i halvåret. Portalen opdateres løbende med orienteringer til udvalget, besvarelse af politikerspørgsmål mv., typisk svarende til indholdet af den orienteringsmail, der på nuværende tidspunkt dagligt udsendes til Kultur- og Fritidsudvalget. Der er en søgefunktion, hvor man kan søge på enten hele portalen, et halvår eller en uge. 

I den foreslåede model vil der fremover hver fredag blive udsendt en mail til udvalget med en oversigt over, hvad der er lagt på portalen i løbet af ugen. Hvis forvaltningen lægger notater på portalen, hvor det vurderes at udvalget bør orienteres hurtigst muligt, sendes der med det samme en mail til udvalgsmedlemmerne om, at portalen er opdateret med det pågældende notat.

Hvis indstillingen godkendes, vil forvaltningen implementere den samme løsning som anvendes i Teknik- og Miljøforvaltningen hurtigst muligt. Det bemærkes, at den eksisterende KFU-portal, som er en låst hjemmeside, som ikke er placeret i Agenda, ikke længere vil blive opdateret med orienteringsnotater mv. KFU-portalen vil forblive åben og kan dermed bruges til at finde tidligere notater mv.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis indstillingen godkendes, vil forvaltningen implementere den besluttede model.

Søren Tegen Pedersen          /                           Rikke Egelund