B-sag: Status på handleplaner vedr. revisionsbemærkninger til den løbende revision i 2023 og årsregnskabet 2022

Revisionsbemærkning vedrørende den løbende revision 2023

Revisionsbemærkning

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller.

TMF, ØKF, KFF, SOF, BUF og SUF

Kultur- og Fritidsforvaltningen har implementeret en række initiativer i 2023. Der er bl.a. implementeret nye retningslinjer for, hvad man må bruge kommunale midler til og hvordan man dokumenterer udgiften. For Kultur- og Fritidsforvaltningen har Intern Revision opretholdt bemærkningen på baggrund af den særlige undersøgelse om Kultur- og Fritidsforvaltningens regnskabsbilag, forretningsgange og interne kontroller, der baserer sig på stikprøver på regnskabsbilag vedrørende 2022.

For de andre forvaltninger gives revisionsbemærkningen på baggrund af stikprøver udtaget i 2023.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har etableret en fuld kontrol på, at bilagsdokumentation ved indmeldingstidspunktet er tilstrækkelig for medarbejderudlæg og kortbetalinger med særligt fokus på atypiske udgifter (repræsentation, tjenesterejser og alkohol). I forlængelse af kontrollen er der implementeret procedure for eskalation, når dokumentation ikke er tilstrækkelig.

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i 2024 arbejde med at sikre regeloverholdelse gennem det igangsatte complianceprojekt. Projektbeskrivelsen er lavet i samarbejde med risikostyringskontoret i Koncernservice, og den har været drøftet med chefen for Intern Revision, der har tilkendegivet, at han finder initiativerne hensigtsmæssige.

Revisionsbemærkning (Ny i KFF):

Generelle it-kontroller

Alle forvaltninger

Kultur- og Fritidsforvaltningen har allerede forvaltningsspecifikke arbejdsgange for gennemførsel af ledelsestilsyn med autorisationer – både i relation til manuelle tilsyn og tilsyn via autorisationssystemet IGA. Forvaltningen vil fortsat følge disse arbejdsgange.

De stikprøver, der er foretaget på tværs af forvaltningerne og som ligger til grund for revisionsbemærkningen, omhandler rettidigt ledelsestilsyn. På Kultur- og Fritidsforvaltningens område gives revisionsbemærkningen for, at der er to ledelsestilsyn, som er blevet forsinket i forhold til tidsplanerne. Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i det ene af de to påpegede forhold. For det andet system skal der i henhold til kommunens retningslinjer først laves ledelsestilsyn medio 2024. Forvaltningen har gjort Intern Revision opmærksom på fejlen.

Revisionsbemærkning (Ny i KFF):

Løn- og personaleforhold

KFF og SOF

Kultur- og Fritidsforvaltningen har imødekommet revisionsbemærkningen.

Der har været udbetalt honorarer og diæter til udvalgsmedlemmer, uden at der er tilbageholdt A-skat, samt uden indberetning til Skatteforvaltningen fra 2019 og frem. Indberetningen til Skatteforvaltningen er korrigeret bagudrettet, og korrekt proces er implementeret for 2024 og frem.

Opfølgning på handleplaner i forbindelse med årsregnskabet 2022

Revisionsbemærkning nr. 3:

Balancen

Alle forvaltninger

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udlignet balanceposten vedrørende BookByen. Der er pr. 1. januar 2024 implementeret arbejdsgang for månedlig afstemning af kontoen.

Revisionsbemærkning nr. 4:

Tilskudsadministration i KFF

Kun KFF

Kultur- og Fritidsforvaltningen har genforhandlet en række gamle aftaler, så de nu lever fuldt ud op til kravene. Det udestår at forhandle to erhvervslejekontrakter og en brugsaftale på plads med foreningerne.

De forhandles på plads med foreningerne i samarbejde med Københavns Ejendomme.

Forhandlingerne forventes afsluttet juni 2024, hvorefter alle erhvervslejemålene vil være overdraget til Københavns Ejendomme og revisionsbemærkningen vil kunne lukkes.

Revisionsbemærkning nr. 5:

Indtægter

Kun KFF

Kultur- og Fritidsforvaltningen har screenet ca. 130 erhvervslejemål. Dette har ført til, at der er 32 erhvervslejemål, som er blevet gennemgået grundigere. Af de 32 er 6 stadig i proces:

• Der er et enkelt lejemål, der er i gang med overdragelse til Københavns Ejendomme.
• Der er to lejemål, som udløber i maj 2024. Efter aftale med Københavns Ejendomme og Intern Revision foretages der ikke yderligere.
• For de resterende tre erhvervslejemål pågår der en afklaring af, om lejerne skal opsiges.

Revisionsbemærkning nr. 6 (Ny i KFF):

Igangværende anlægsprojekter

TMF, ØKF, KFF, SOF, BUF og SUF

Kultur- og Fritidsforvaltningen har imødekommet revisionsbemærkningen og vil følge den procedure, som er givet af Økonomiforvaltningen i forbindelse med aflæggelse af anlægsregnskaber fremadrettet. Dermed forventer Kultur- og Fritidsforvaltningen, at revisionsbemærkningen lukkes.