Justering af § 17, stk. 4-udvalgenes kommissorier
Borgerrepræsentationen skal tage stilling til eventuelle justeringer i fire §17, stk. 4-udvalgs kommissorier.
Borgerrepræsentationen har på indstilling fra Kultur- og Fritidsudvalget nedsat fire § 17, stk. 4-udvalg: Rådet for Visuel Kunst, Scenekunstudvalget, Musikudvalget samt Nattelivsudvalget.
De fire udvalgs kommissorier skal justeres på baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning den 24. juni 2022 om at ændre betegnelsen ”formand” til ”forperson”. Desuden lægges der op til mindre justeringer i kommissorierne. Et hovedformål er at ensarte kommissorierne, især kommissorierne for henholdsvis Rådet for Visuel Kunst, Scenekunstudvalget og Musikudvalget.
Konkret er der desuden for Rådet for Visuel Kunst indsat ændringsforslag, der er en opdatering af opgavebeskrivelsen samt opdatering af de indstillingsberettigede organisationer.
I forhold til Musikudvalget lægges der op til, at formandsposten overgår til et af de musikfaglige medlemmer, og at borgmesteren, der i dag er formand, overdrager sin post til en anden fra valggruppen. Borgmesteren vil i stedet prioritere minimum et årligt møde i udvalgene for på den måde at få en tættere føling med de enkelte udvalgs arbejde.
Der er vedlagt kommissorier for alle fire udvalg, hvor de foreslåede justeringer er markeret (bilag 1-4). Justeringerne kræver Borgerrepræsentationens godkendelse.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at betegnelsen ”formand” ændres til ”forperson” i kommissoriet for Rådet for Visuel Kunst, Scenekunstudvalget, Musikudvalget og Nattelivsudvalget
- at antallet af møder i alle fire udvalg fremgår som et interval fremfor henholdsvis et minimumsantal og et eksakt antal pr. år som i dag
- at det indskrives, at de faglige repræsentanter maksimalt kan sidde i de fire udvalg i to perioder, og at der skal gå én valgperiode, før man kan genindtræde i udvalget
-
at kommissoriet for Musikudvalget justeres, så forpersonen vælges blandt de musikfaglige medlemmer i udvalget, og der som konsekvens af borgmesterens udtræden vælges en ny politisk repræsentant fra valggruppen.
- at Rådet for Visuel Kunsts kommissorie opdateres i forhold til udvalgets opgavebeskrivelse samt indstillingsberettigede organisationer
- at der åbnes for at forlænge formøderne for de fagudpegede medlemmer, og at merudgiften som følge af, at mødediæten stiger ved møder med mere end 4 timers varighed, finansieres indenfor Kultur- og Fritidsforvaltningens ramme.
Problemstilling
Kommissorierne for § 17, stk. 4-udvalg vedtages i Borgerrepræsentationen. Udvalgene fastlægger selv deres forretningsorden.
Kommissorierne for de fire § 17, stk. 4-udvalg skal alle justeres i henhold til Borgerrepræsentationens beslutning om at ændre betegnelsen ”formand” til ”forperson”.
Samtidig benyttes anledningen til at se på, om der er andre forhold, der eventuelt skal justeres.
Løsning
Der lægges op til at styrke fleksibiliteten i antallet af møder pr. år i alle udvalg. I dag fremgår det helt konkret af kommissorierne, hvor mange møder der skal holdes uanset behov m.v. Med et interval kan mødeantallet fx variere hen over de fire år, hvis udvalget finder det hensigtsmæssigt.
I forhold til møder lægges der op til, at:
- Kommissoriet for Musikudvalget fastsætter en ramme på mellem 3-6 møder om året fremfor et mødeantal på mindst 6.
- Kommissoriet for Scenekunstudvalget fastsætter en ramme på mellem 3-5 møder om året fremfor et mødeantal på mindst 4 kvartalsvise møder.
- Kommissoriet for Visuel Kunst fastsætter en ramme på mellem 3-5 møder om året fremfor et mødeantal på mindst 4 om året.
- Kommissoriet for Nattelivsudvalget fastsætter en ramme på mellem 3-5 møder om året fremfor et eksakt mødeantal på 4.
Herudover lægges der op til, at funktionsperioden i alle fire udvalg maksimalt kan være to valgperioder, og at der skal gå én valgperiode, før man kan genindtræde i udvalget.
I alle fire kommissorier ændres betegnelsen ”formand” til ”forperson”.
Endelig lægges der op til en mulighed for at forlænge formøderne for de fagudpegede medlemmer. Det skal ses i lyset af, at antallet af ansøgninger er steget gennem de senere år, især for Musikudvalgets og Scenekunstudvalgets vedkommende. Musikudvalget har oplevet en stigning fra 2018 fra ca. 200 årlige ansøgninger til ca. 250, og Scenekunstudvalget har haft en stigning fra ca.130 årlige ansøgninger til ca. 150. Rådet for Visuel Kunst har haft en mindre stigning fra ca. 130 til 140 årlige ansøgninger.
En forlængelse af formøderne kan betyde, at møderne bliver af mere end 4 timers varighed, hvorved mødediæterne stiger fra 445 kr. til 890 kr. Merudgiften finansieres indenfor forvaltningens ramme.
Særligt for Musikudvalget
I dag er kultur- og fritidsborgmesteren født forperson i Musikudvalget. Der lægges op til, at valget af forperson sker blandt de musikfaglige medlemmer i udvalget. På den måde bliver det ens på tværs af Musikudvalget, Rådet for Visuel Kunst og Scenekunstudvalget. For Musikudvalget får det den konsekvens, at kultur- og fritidsborgmesteren i løbet af 2023 ikke længere varetager rollen som forperson samt træder ud af udvalget. Valggruppen udpeger et nyt politisk medlem. Kultur- og fritidsborgmesteren vil i stedet som minimum holde et årligt møde med hvert af udvalgene: Scenekunstudvalget, Rådet for Visuel Kunst samt Musikudvalget. Formålet er på den måde at få en tættere føling med de enkelte udvalgs arbejde.
Særligt for Rådet for Visuel Kunst
I kommissoriet for Rådet for Visuel Kunst lægges der op til en opdatering/tydeliggørelse af kerneopgaverne samt en opdatering af navne på indstillingsberettigede organisationer, medlemsantal og oplysninger om rådets virksomhed og arbejdsgange. Rådet drøftede og godkendte ovennævnte justeringer på møde den 7. juni 2022.
Særligt for Scenekunstudvalget og Nattelivsudvalget
Indholdsmæssigt er der i de to kommissorier alene lagt op til at ændre til forperson samt tilpasse funktionsperioden til de øvrige udvalg. Nattelivsudvalget har en tæt sammenhæng til Bevillingsnævnet.
Økonomi
Der vil være merudgifter, hvis de fagudpegede medlemmers samlede mødetid varer mere end 4 timer som følge af længere formøder. I de tilfælde stiger mødediæten fra 445 kr. til 890 kr. Merudgiften finansieres inden for forvaltningens ramme.
Videre proces
Hvis indstillingen godkendes, ændres kommissorierne med virkning fra Borgerrepræsentationens vedtagelse.
Søren Tegen Pedersen
/Solvejg Jakobsen
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 24. februar 2023:
Kultur- og Fritidsudvalget gennemførte selvstændig afstemning for hvert indstillingspunkt i sagen.
- Kultur- og Fritidsudvalget godkendte, at betegnelsen ”formand” ændres til ”forperson” i kommissoriet for Rådet for Visuel Kunst, Scenekunstudvalget, Musikudvalget og Nattelivsudvalget med nedenstående stemmeafgivelse.
Enhedslisten, Radikale, Socialdemokratiet og Socialistisk Folkeparti stemte for.
Venstre og Konservative stemte imod.
- Kultur- og Fritidsudvalget godkendte, at antallet af møder i alle fire udvalg fremgår som et interval fremfor henholdsvis et minimumsantal og et eksakt antal pr. år som i dag.
- Kultur- og Fritidsudvalget godkendte, at de faglige repræsentanter maksimalt kan sidde i de fire udvalg i to perioder, og at der skal gå én valgperiode, før man kan genindtræde i udvalget med følgende stemmefordeling:
Enhedslisten, Socialdemokratiet, Venstre og Radikale Venstre stemte for.
Konservative og Socialistisk Folkeparti stemte imod.
- Kultur- og Fritidsudvalget godkendte, at kommissoriet for Musikudvalget justeres, så forpersonen vælges blandt de musikfaglige medlemmer i udvalget, og at der som konsekvens af borgmesterens udtræden vælges en ny politisk repræsentant fra valggruppen med følgende stemmefordeling:
Enhedslisten, Socialdemokratiet, Venstre og Socialistisk Folkeparti stemte for.
Konservative stemte imod.
Radikale Venstre undlod at stemme
- Kultur- og Fritidsudvalget godkendte enstemmigt, at Rådet for Visuel Kunsts kommissorium opdateres i forhold til udvalgets opgavebeskrivelse samt indstillingsberettigede organisationer.
- Kultur- og Fritidsudvalget godkendte, at der åbnes for at forlænge formøderne for de fagudpegede medlemmer, og at merudgiften, som følge af at mødediæten stiger ved møder af mere end fire timers varighed, finansieres indenfor Kultur- og Fritidsforvaltningens ramme. Stemmefordelingen var følgende:
Enhedslisten, Socialdemokratiet, Venstre, Radikale Venstre og Socialistisk Folkeparti stemte for.
Konservative stemte imod.