Model for orientering om ledige lejemål
Indstillingen er en opfølgning på temadrøftelse om tildeling af lejemål fra den 31. maj 2022, og beskriver Kultur- og Fritidsforvaltningens tiltag på baggrund af udvalgets drøftelser.
Kultur- og Fritidsforvaltningen har iværksat en ny model, hvor Kultur- og Fritidsudvalget løbende orienteres om, hvilke kommunale lejemål der bliver ledige og udbydes i forvaltningshøring. Forvaltningen orienterer alene om relevante lejemål, og orienteringen indeholder en vurdering af, hvad lejemålet kan anvendes til og forudsætninger for anvendelsen.
To gange årligt forelægges udvalget en fortrolig oversigt over ejendomme, der påtænkes solgt, fordi der ikke er lejere til dem blandt forvaltningerne.
Forvaltningen vil samle alle henvendelser fra aktører, der ønsker at benytte kommunale lokaler og fremlægge henvendelserne sammen med salgslisten, for at skabe gennemsigtighed og samtidighed.
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager model for orientering om ledige lejemål til efterretning.
Problemstilling
Kultur- og Fritidsudvalget behandlede den 31. maj 2022 en temadrøftelse om tildeling af lejemål til kulturelle aktiviteter.
Drøftelsen omhandlede dels:
- proces for at erhverve nye interne lejemål til kulturelle formål
- proces for tildeling af interne lejemål, fx på baggrund af henvendelser fra foreninger og kulturaktører.
Kultur- og Fritidsforvaltningen har implementeret nye arbejdsgange for orientering om ledige lejemål som opfølgning på udvalgets drøftelser.
Løsning
Kultur- og Fritidsforvaltningen har iværksat en ny model for orientering om nye ledige lejemål efter følgende principper:
Afklaring af muligheder
Når et internt lejemål sættes i udbud blandt forvaltningerne, undersøger Kultur- og Fritidsforvaltningen i hvert enkelt tilfælde, om lejemålet kan tages i brug til kulturelle formål og under hvilke eventuelle forudsætninger. Resultatet formidles løbende til Kultur- og Fritidsudvalget i notatform.
Orientering om salgslisten
Kultur- og Fritidsforvaltningen har aftalt med Økonomiforvaltningen, at Kultur- og Fritidsudvalget får forelagt listen over kommunale ejendomme, der udbydes til salg, to gange årligt. Det sker i forbindelse med forhandlingerne om budget og overførselssagen. Kultur- og Fritidsudvalget får tilsendt listen, efter den er blevet forelagt Økonomiudvalget.
Den første salgsliste efter denne praksis blev sendt til Kultur- og Fritidsudvalget den 24. juni 2022.
Det bemærkes, at de oversigter, der fremsendes, indeholder alle ledige lejemål i udbud til kommunens forvaltninger.
Afklaring af behov
Kultur- og Fritidsforvaltningen skaber løbende overblik over ønsker til og behov for ledige lejemål til kulturelle formål på baggrund af henvendelser fra aktører. Kultur- og Fritidsudvalget vil fremover modtage et skriftligt overblik, når notater med ledige lejemål sendes ud.
Stillingtagen til konkrete lejemål
Hvis et medlem af Kultur- og Fritidsudvalget ønsker at drøfte mulighederne for at leje et konkret lejemål til kulturelle formål, kan det løftes ved et medlemsforslag.
Der har ikke siden udvalgets drøftelse været lejemål i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som stod uden bruger. Der har derfor ikke været konkret anledning til at tage stilling til tildeling af eksisterende lejemål til nye brugere. Når dette sker, vil udvalget blive forelagt indstilling herom.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
Forvaltningen arbejder videre på baggrund af udvalgets drøftelser.
Søren Tegen Pedersen
/Mads Kamp Hansen
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 24. februar 2023:
Kontorchef Marianne Kruckow deltog under behandling af punktet.
Indstillingen blev godkendt.