Høring vedrørende borgerrådgiver

Kultur- ogFritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 23. oktober 2003

35. Høringvedrørende borgerrådgiver

(KFU 306/2003)

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- ogFritidsudvalget godkender at nærværende indstilling inkl. Kultur- ogFritidsudvalgets beslutning i sagen fremsendes til Udvalget for Demokrati- ogServiceudvikling som Kultur- og Fritidsudvalgets høringssvar i anledning afindstillingen om "Etablering af en borgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune".

RESUME

Udvalget for Demokrati- og Serviceudvikling besluttede påsit møde den 15. september 2003, at indstillingen om "Etablering af enborgerrådgiverfunktion i Københavns Kommune" sendes til høring i bl.a. destående udvalg. Fristen for besvarelse af høringen er fastsat til den 31.oktober 2003.

Det forudsættes, at Borgerrådgiveren skal varetage følgendeopgaver: Klagesagsbehandling (henholdsvis: klager over sagsbehandlingen, klagerover personalets optræden samt klager over kommunens faktiskeforvaltningsvirksomhed), vejvisning, interne konsulentfunktioner ogtilbagemeldingssystem.

Nærværende indstilling indeholder forslag til Kultur- ogFritidsudvalgets høringssvar i forhold til forslaget om etablering af enborgerrådgiverfunktion.

SAGSBESKRIVELSE

Indledning

Det konkrete forslag til etablering afborgerrådgiverfunktionen indebærer bl.a. følgende:

· at der i juni 2004etableres en borgerrådgiverfunktion, som forankres direkte underBorgerrepræsentationen efter Indenrigs- og Sundhedsministerens dis-pensation

· atBorgerrepræsentationen ansætter og afskediger Borgerrådgiveren samt fastsætterde nærmere regler for dennes virksomhed

· at Borgerrådgiveren ansættesi en ikke-tidsbegrænset stilling

· at borgerrådgiverfunktionenindrettes selvstændigt og centralt beliggende på et synligt, let tilgængeligtsted i Indre By

· at der nedsættes etsærligt udvalg, kaldet Borgerrådgiverudvalget, bestående af 5 medlemmer afBorgerrepræsentationen

· atBorgerrådgiverudvalget får til opgave at følge Borgerrådgiverens virksomhed,behandle Borgerrådgiverens årsberetning inden forelæggelse for Borgerrepræsentationen,afgive indstilling til Borgerrepræsentationen i relation til ansættelse ogafskedigelse af Borgerrådgiveren samt tilrettelægge og følge op på evalueringeni 2006

· at der i forbindelsemed vedtagelsen af budget 2004 søges indarbejdet 2,9 mio. kr. til etablering afborgerrådgiverfunktionen

· at der i forbindelsemed vedtagelsen af budget 2004 søges indarbejdet 2,5 mio. kr. til drift afborgerrådgiverfunktionen

· at der i rammerne for2005 og fremefter indarbejdes 5,0 mio. kr. til drift under forudsætning af, atborgerrådgiverfunktionen opretholdes efter udløbet af indeværende valgperiode

· at der i 2006gennemføres evaluering i form af en undersøgelse af borgernes syn på den nyeborgerrådgiverfunktion

· at der med oprettelsenaf borgerrådgiverfunktionen i overensstemmelse med nærværende indstilling ergjort endeligt op med Borgerrepræsentationens hensigtserklæringer H 15 og H17fra budgetvedtagelsen i oktober 2001

Med hensyn til en uddybning af forslaget henvises til bilag1. For så vidt angår Borgerrådgiverens opgaver henvises endvidere til denedenfor anførte bemærkninger.

Kultur- og Fritidsforvaltningens bemærkninger

Med henblik på at belyse mulige modeller for enklagefunktion har der været nedsat en projektgruppe bestående af repræsentanterfra samtlige forvaltninger. Projektgruppen har udarbejdet rapporten "Etableringaf en uafhængig klagefunktion – muligheder og modeller". Det er bl.a. dennerapport, der ligger til grund for det foreliggende forslag om etablering af enBorgerrådgiver.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har været repræsenteret iprojektgruppen og forvaltningen kan henholde sig til rapporten og deanbefalinger, som projektgruppen i sin tid fremkom med; anbefalingerne eroptrykt i rapportens afsnit 2.5.

Det forudsættes, at Borgerrådgiveren skal varetage følgendeopgaver:

· Klagesagsbehandling,henholdsvis:

a) klager oversagsbehandlingen, d.v.s. klager over, at kommunen ved behandlingen af enkonkret sag ikke har fulgt enten de ulovbestemte regler om godforvaltningsskik, de skrevne regler i offentlighedsloven og forvaltningsloveneller de af Borgerrepræsentationen, udvalgene eller forvaltningerne udstukneretningslinier for sagsbehandlingen.

b) klager overpersonalets optræden, d.v.s. klager over, at kommunens ansatte i mødet medborgeren ikke har optrådt passende ud fra gængse normer. Her vil ikke alenereglerne om god forvaltningsskik, men også kommunens værdigrundlag og vedtagnepolitikker kunne være målestok ved Borgerrådgiverens bedømmelse af forholdet.Også behandling af diskriminationsklager over kommunen samt mægling tiltilknytning til disse som foreslået af Det rådgivende Integrationsudvalghenhører under denne kategori) samt

c) klager over kommunensfaktiske forvaltningsvirksomhed, d.v.s. al den servicebetonede virksomhed, somikke går ud på at fastlægge ret og pligt for borgerne, dvs. træffe afgørelser,men derimod går ud på at levere en bestemt ydelse, f.eks. dagpasning, undervisningmv.

· Vejvisning (vejlede oghjælpe borgerne til at finde rundt i det kommunale klagesystems indretning mv. samtevt. supplere eller uddybe den lovpligtige klagevejledning.)

· Interne konsulentfunktioner (Borgerrådgiveren skal videndele med forvaltningerne,herunder medvirke til at udbrede god forvaltningsskik og bedre sprogbrug samthjælpe til at forbedre og omlægge uhensigtsmæssige sagsgange.)

· Tilbagemeldingssystem(Borgerrådgiveren skal sørge for at formidle til såvel det politiske somdet administrative niveau, hvor mange klager, der modtages, samt hvad dissegiver anledning til af eventuelle forbedringsforslag i forhold tilsagsbehandlingens tilrettelæggelse).

Kultur- og Fritidsforvaltningen finder det vigtigt atfremhæve, at Borgerrådgiverens kompetenceområde og virkefelt for så vidt angårmuligheden for at behandle klagesager er ret snævert. Dette skyldes at såvelinterne som eksterne aktører er tillagt kompetencer i relation til diverseklagesager. Eksempelvis kan rollefordelingen mellem de kommunalpolitiskeorganer (kommunalbestyrelse, udvalg, borgmester) ikke tilsidesættes medindførelse af en Borgerrådgiver (den interne afgrænsning). Videre kan der værelovbestemt klageadgang i forskellige sager (administrativ rekurs), ligesom derikke kan gøres indskrænkning i f.eks. kommunaltilsynets og Ombudsmandenskompetence (den eksterne afgrænsning). I det hele taget er det vigtigt at holdesig for øje, at den konkrete (juridiske) grænsedragning inden forklagesagsbehandlingen kan være endog særdeles kompliceret. Derfor er detaltafgørende, at det i det videre arbejde over for borgerne synliggøres, atBorgerrådgiveren ikke kan træde i stedet for de etablerede klagestrukturero.lign. men alene kan fremstå som et supplement og at Borgerrådgiverens rolleprimært er at støtte Borgerrepræsentationens i dennes tilsynsforpligtelser ogherunder varetage opgaver af generelt og tværgående art. Informationsindsatsenover for borgerne i forbindelse med Borgerrådgiverens oprettelse kan derforblive yderst kompliceret: på den ene side skal der gøres en stor indsats for atborgerne bliver tilstrækkeligt informeret om Borgerrådgiverens eksistens ogdennes virkefelt. På den anden side bliver det samtidig en væsentlig og vanskeligopgave at formidle den "negative afgrænsning" (d.v.s. hvad Borgerrådgiveren ikkehar kompetence til) på en let forståelig måde. Såfremt informationsstrategienover for borgerne ikke bliver håndteret tilfredsstillende vil der være enoverhængende risiko for, at en stor del af Borgerrådgiverens opgaver i relationtil klagesagsbehandlinge n kommer til at bestå af at videresende borgernesklager til de kompetente klageinstanser.

Borgerrådgiveren vil som nævnt først og fremmest fremståsom et supplement i forhold til det etablerede klagesystem, i forhold tilklager over sagsbehandlingen, personalets optræden og den faktiskeforvaltningsvirksomhed. Kultur- og Fritidsforvaltningen finder, at der kan væregode grunde til at indføre et sådant supplement, men skal blot påpege risikoenaf, at borgeren vil opfatte Borgerrådgiveren og denne (meget begrænsede)kompetence i relation til klagesager mv. som svært gennemskueligt.

Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens vurdering, atklagesagsbehandlingen inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens område kun ibegrænset omfang vil blive berørt af Borgerrådgiverens oprettelse og virke.Dette må ses i sammenhæng med, at der kun i begrænset omfang består lovbestemtklageadgang inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens sagsområder. Et eksempelpå hvor en sådan administrativ rekurs består, er folkeoplysningsområdet, hvorder imidlertid er tale om et meget begrænset antal klagesager (under 20 pr.år). Herudover må nævens klagesager i relation til de uvildige tvivstenævn(huslejenævnene, byfornyelsesnævnene og beboerklagenævnet). Kultur- og Fritidsforvaltningenvaretager sekretariatsbistanden for disse nævn, som tilsammen behandler ca.3.000 klager årligt. Nævnene er som anført uvildige tvistenævn, som træfferafgørelser bl.a. i tvister mellem lejer og udlejer i private udlejningsejendommei henhold til boliglovgivningens regler. Disse klager vil derfor ikke væreomfattet af Borgerrådgiverens kompetence. Alene i de tilfælde, hvor derefterfølgende klages over sagsbehandlingen, personalets optræden og denfaktiske forvaltningsvirksomhed i relation til den ydede sekretariatsbistandvil Borgerrådgiveren kunne være relevant – dette skønnes at være tilfældet 1-2gange pr. år.

De af Borgerrådgiverens opgaver, der er af tværgåendekarakter (vejvisning, interne konsulentfunktioner og tilbagemeldingssystem)finder Kultur- og Fritidsforvaltningen er relevante. Med disse opgaver kanetableringen af borgerrådgiverfunktionen være medvirkende til at reducere deulemper af koordineringsmæssig karakter, der er en naturlig følge af den afKøbenhavns Kommune valgte styreform (mellemformsstyre med delt administrativledelse). Samtidig er det imidlertid et krav, at Borgerrådgiveren varetageropgaverne med respekt for det forhold, at kommunens administrative ledelse erdelt mellem overborgmesteren og de 6 borgmestre. Derfor er det et krav, atBorgerrådgiveren (også) varetager disse opgaver i et tæt samarbejde med deberørte forvaltninger, således at de enkelte forvaltningers selvstændighed -der som nævnt er en konsekvens af den valgte styreform - respekteres.

MILJØVURDERING

Indstillingen har ingen væsentlige miljømæssigekonsekvenser.

ØKONOMI

Indstillingen har ingenøkonomiske konsekvenser

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

HØRING

Der er ikke foretaget høring

BILAG

1. Skrivelse af 16. september 2003 fraØkonomiforvaltningen inkl. bilag

Carsten Haurum

/Preben Rohde

Til top