Revisionsberetning 2003

Kultur- og Fritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 23. september 2004

Sager til beslutning

14. Revisionsberetning 2003

(KFU 297/2004)

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget tager Beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2 003 til efterretning for så vidt angår den del, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalget.

RESUME

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte den 19. august 2004 svar på årsprotokollat 17/2003 vedrørende udvalgets regnskab for 2003.

Årsprotokollatet med tilhørende svar danner grundlag for Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab. Beretningen kan dog også indeholde emner, der ikke har været behandlet i forbindelse med årsprotokollatet.

Revisionsberetningen er modtaget den 9. september 2004 med anmodning om Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning.

Udvalgets svar, der af Revisionsdirektoratet videresendes til Revisionsudvalget, ønskes afgivet til Revisionsdirektoratet senest den 7. oktober 2004.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udvalgt de dele af beretningen, der er relevante for Kultur- og Fritidsudvalget. Kommentarer til de enkelte emner fremgår af sagsbeskrivelsen, og de relevante dele af beretningen fremgår af bilag 1.

Den del af beretningen, der direkte vedrører Kultur- og Fritidsudvalget, findes på siderne 87 til 93. De emner, Revisionsdirektoratet har valgt at omtale her, blev alle behandlet i forbindelse med årsprotokollatet. Det drejer sig om følgende:

Kommunens ressourcetildeling til fritidsområdet
Kommunens tilskud til folkeoplysning
Dagpengerefusion
Status og eventualforpligtelser mv.
Kasse- og beholdningseftersyn

Ud over nævnte emner, der direkte vedrører Kultur- og Fritidsudvalget, omtaler revisionsberetningen på siderne 423 til 535 en række tværgående revisionsopgaver, der for en dels vedkommende også henvender sig til Kultur- og Fritidsudvalget.

· Styring af anlægsområdet (side 423)

· Københavns Kommunes repræsentationsudgifter (side 423 – 424)

· Kommunens indkøbsordning (side 429 ff)

· Udgifter til rejser i udlandet (side 479 ff)

· Udviklingen af økonomistyringen i Københavns Kommune (side 519 – 524)

· Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet (side 525 – 529)

Der henvises i øvrigt til sagsbeskrivelsen samt bilag 1.

SAGSBESKRIVELSE

Kultur- og Fritidsudvalget tiltrådte den 19. august 2004 svar på årsprotokollat 17/2003 vedrørende udvalgets regnskab for 2003.

Årsprotokollatet med tilhørende svar fra de enkelte fagudvalg danner grundlag for Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab, der i henhold til revisionsvedtægten skal afgives til Borgerrepræsentationen. Beretningen kan dog også indeholde emner, der ikke har været behandlet i forbindelse med årsprotokollatet.

Revisionsberetningen er modtaget den 9. september 2004 med anmodning om Kultur- og Fritidsudvalgets stillingtagen til den del af beretningen, der angår udvalgets forvaltning.

Udvalgets svar, der af Revisionsdirektoratet videresendes til Revisionsudvalget, ønskes afgivet til Revisionsdirektoratet senest den 7. oktober 2004.

Kommunens ressourcetildeling til fritidsområdet

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"Revisionsdirektoratet omtaler en tidligere beskrevet større undersøgelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen, herunder hvordan forvaltningen har redegjort for opfølgningen på undersøgelsen.

Revisionsdirektoratet finder redegørelsen tilfredsstillende, og afsnittet giver ikke forvaltningen anledning til yderligere bemærkninger."

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Kommunens tilskud til folkeoplysning

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"Revisionsdirektoratet omtaler ligeledes her en tidligere beskrevet større undersøgelse. Denne undersøgelse har resulteret i, at forvaltningen har udarbejdet en handleplan for effektuering af Revisionsdirektoratets anbefalinger.

Med henblik på orientering af Revisionsudvalget udbeder direktoratet sig en orientering om implementering af handleplanen.

Som svar vedlægges handleplanen indeholdende oplysninger om, hvordan de enkelte tiltag er eller bliver implementeret."

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Dagpengerefusion

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"Revisionsdirektoratet opregner en række eksempler, hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen af forskellige årsager har mistet berettiget dagpengerefusion.

Af svaret fremgår, at forvaltningen har ændret procedure og derved indbygget et større incitament til at overholde de snævre tidsfrister, men påpeger dog, at refusionstab næppe helt kan undgås, da proceduren også bygger på den sygemeldtes aktive medvirken."

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Status og eventualforpligtelser mv.

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"Revisionsdirektoratet opregner en række fejl og mangler i forbindelse med afstemning og specifikation af statuskonti.

Der svares på disse forhold enkeltvis, for et enkelt forholds vedkommende med en opfordring til så vidt muligt gennem dialog at søge eventuelle mangler afklaret, når de konstateres."

Beretningen giver anledning til følgende supplerende bemærkning:

I Kultur- og Fritidsudvalgets besvarelse af 19. august 2004 fremgik det, at der på daværende tidspunkt manglede fremsendelse af 42 statusspecifikationer til Revisionsdirektoratet, og at disse ville blive fremsendt inden udgangen af september 2004.

Situationen er medio september 2004, at antallet af manglende specifikationer er nedbragt til 5

Kasse- og beholdningseftersyn

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"I protokollatet spørges til forvaltningens tiltag med henblik på at nedbringe de forholdsvis mange bemærkninger i forbindelse med kasseeftersyn. Revisionsdirektoratet påpeger endvidere, at det bør fremgå af kasseinstruksen, at det er lederen, der udpeger stedfortræder for kassereren og ikke kassereren selv. Endelig nævnes en række steder, hvor der ikke findes en kasseinstruks.

Forvaltningens svar indeholder såvel tiltag med standardisering og forenkling af kasseinstrukserne som undervisning og support som instrumenter til forbedring af situationen, erklærer sig enig med revisionen med hensyn til udpegning af stedfortræder og vil i øvrigt sørge for, at de manglende kasseinstrukser bliver udarbejdet."

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Styring af anlægsområdet (side 423)

Det fremgår af beretningen, at Økonomiforvaltningen har udarbejdet udkast til retningslinier for anlægsbevillinger og anlægsregnskaber. Der er intet, der tyder på, at de kommende retningslinier vil betyde væsentlige ændringer i de procedurer, der følges i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Skulle det vise sig at være tilfældet, vil eksisterende forretningsgange blive tilrettet i fornødent omfang.

Københavns Kommunes repræsentationsudgifter (side 423 – 424)

I henhold til en tidligere udarbejdet særberetning om kommunens repræsentationsudgifter, godkendt af Borgerrepræsentationen den 23. oktober 2003, har Økonomiforvaltningen udarbejdet retningslinier for såkaldt politisk repræsentation i Københavns Kommune.

Ud over en definition af repræsentationsudgifter indeholder vejledningen krav til en kontoplan og en vejledning til samme.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er færd med at revidere kontoplanen, så den lever op til disse nye standardkrav.

Kommunens indkøbsordning (side 429 ff)

Revisionsdirektoratet har på Revisionsudvalgets anmodning gennemført en tværgående undersøgelse af styringen af Københavns Kommunes indkøbsordning i samspillet mellem Den Fælles Indkøbsenhed (DFI) i Økonomiforvaltningen, de enkelte forvaltninger og de lokale indkøbere. Undersøgelsen har omfattet dels anvendelsen af de fælles indkøbsaftaler, dels anvendelsen af det elektroniske indkøbssystem, der er tilknyttet økonomisystemet KØR.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har deltaget i denne undersøgelse.

Vedrørende indkøbsaftalerne påpeger Revisionsdirektoratet de åbenbare fordele for kommunen, der er forbundet med indgåelsen og anvendelsen af fælles indkøbsaftaler, men konkluderer samtidig, at der stadig forestår en stor opgave med formidling af information om aftalerne og deres anvendelse til kommunens mange lokale indkøbere.

Revisionsdirektoratet finder det positivt, at denne formidling er udpeget som særligt fokusområde i kommunen.

Om anvendelsen af det elektroniske indkøbssystem påpeger Revisionsdirektoratet ligeledes fordelene ved at anvende systemet, men også her er det nødvendigt med fortsat information, undervisning og ibrugtagning af systemet.

Kultur- og Fritidsforvaltningen er enig i de anførte hensigtserklæringer og arbejder til stadighed med implementering af såvel nye aftaler som indkøbssystemet. Kultur- og Fritidsforvaltningen må tilslutte sig andre forvaltningers opfattelse af det elektroniske indk øbssystem som tungt og langsommeligt, ligesom det er umuligt at genkende de potentialer, tidligere undersøgelser har opregnet med hensyn til omfanget af aftalebestemte indkøb og deraf følgende besparelser, og som er refereret i Revisionsdirektoratets undersøgelse.

Udgifter til rejser i udlandet (side 479 ff)

Revisionsdirektoratet har efter anmodning fra Revisionsudvalget gennemført en tværgående undersøgelse af Københavns Kommunes udgifter til rejser til udlandet.

Formålet har været at afdække regelgrundlag og forretningsgange samt vurdere forvaltningernes administrative tilrettelæggelse og styring af rejseaktiviteterne.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har deltaget i undersøgelsen, der ifølge beretningen efterlader det indtryk, at der er behov for en præcisering af de fremtidige regler, og at såvel gældende konteringspraksis som administrativ praksis er uensartet. Undersøgelsen foreslår derfor, at der udarbejdes en håndbog med relevante bestemmelser og vejledning, samt at styringen bør hvile på en standardkontoplan.

Det fremgår af beretningen, at rejseaktiviteterne repræsenterer relativt beskedne udgifter, og at undersøgelsen i øvrigt ikke ved afslutningen af redaktionen af beretningen havde været politisk behandlet, der forudsættes at ske i Økonomiudvalget.

Kultur- og Fritidsforvaltningen afventer resultatet af denne behandling og de eventuelt deraf følgende tiltag.

Udviklingen af økonomistyringen i Københavns Kommune (side 519 – 524)

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"Revisionsdirektoratet omtaler en af Økonomiforvaltningen i foråret 2004 udarbejdet og den 22. marts 2004 offentliggjort rapport ''Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – Resultater af 2. runde", hvor bl.a. Kultur- og Fritidsforvaltningen deltog med 5 enheder på søjle-/afdelingsniveau.

Revisionsdirektoratet udbeder sig resultat og efterfølgende handlingsplan for hver undersøgt enhed.

I forvaltningens svar oplistes resultatet for den enkelte enhed. 2 ud af de 5 enheder opfylder allerede det af økonomichefkredsen erklærede mål.

Af svaret fremgår i øvrigt, hvad der arbejdes på for tiden for at forbedre økonomistyringen. Der vedlægges ikke egentlige handlingsplaner, da fremgangsmåden ved denne opgradering af styringsniveauet er mangeartet. Nævnes kan Balanced Score Card, budgetprocessen og i det hele taget den løbende controlling og deraf følgende dialog."

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet (side 525 – 529)

Udvalget tiltrådte følgende beskrivelse i forbindelse med årsprotokollatet:

"I forbindelse med Revisionsdirektoratets almindelige kontrol med forekomsten af relevante forretningsgangsbeskrivelser har direktoratet udbedt sig lister over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser i henhold til Kasse- og Regnskabsregulativet, liste over øvrige forretningsgangsbeskrivelser samt liste over manglende forretningsgangsbeskrivelser.

Forvaltningen har udarbejdet de pågældende lister men påpeger, at listen over forretningsgangsbeskrivelser uden for Kasse- og Regnskabsregulativets område ikke er komplet, og ikke kan blive det, da mange af disse er udarbejdet til lokalt brug og uden centralforvaltningens medvirken eller viden."

Beretningen giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

MILJØVURDERING

ØKONOMI

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

1. Uddrag af Revisionsdirektoratets beretning om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2003 (september 2004)

Carsten Haurum

/ Olga Brüniche-Olsen

Til top