Udbud af Øksnehallen fra 2015

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til, om anvendelsen af Øksnehallen skal udbydes til offentligheden efter den 1. januar 2015, hvor den nuværende forpagtningsaftale med DGI-byen ophører. Formålet med udbuddet er at konkurrenceudsætte anvendelsen af Øksnehallen på aktiviteter og årsleje ved indgåelse af en ny erhvervslejeaftale for lejemålet.

Kultur- og Fritidforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender,

at     Kultur- og Fritidsforvaltningen i juni 2013 udbyder Øksnehallen til leje på markedsvilkår med overtagelse den 1. januar 2015 og hvis dette godkendes,

at     de fremlagte kriterier anvendes ved udbuddet og vurderingen heraf.

Indstillingen vedrører to problemstillinger:

1. Den nuværende forpagtningsaftale med DGI-byen udløber den 31. december 2014.
2. Den nuværende forpagtningsafgift vurderes at ligge under markedslejen i forhold til lokalernes beliggenhed, anvendelse og indretning. 

Baggrund

I juni 2003 henviste Borgerrepræsentationen et udbud af Øksnehallen til Kultur- og Fritidsudvalget (BR 282/03). 18 interesserede henvendte sig, herunder bl.a. Bella Center, Vega, et eventbureau og DGI-byen. 

Den 1. juli 2004 indgik Kultur- og Fritidsforvaltningen en samarbejdsaftale med DGI-byen for perioden indtil den 31. december 2014. Den 1. januar 2005 afløstes samarbejdsaftalen af en 10-årig forpagtningsaftale, som ophører uden varsel den 31. december 2014. Herefter overgår ansvaret for driften af Øksnehallen ifølge forpagtningsaftalen igen til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Det samlede udlejede areal er i forpagtningsaftalen opgjort til ca. 7.121 m2, hvoraf ca. 5.400 m2 omfatter Øksnehallen, mens resten vedrører ca. 596 m2 eventlokaler i Staldgade 55 samt ca. 1.125 m2 lager og personalefaciliteter. DGI-byen har overtaget personale relateret til driften af Øksnehallen efter reglerne for virksomhedsoverdragelse.

DGI-byens nuværende aftale vedrørende Øksnehallen

DGI-byen skal anvende Øksnehallen til erhvervs- og kulturarrangementer i overensstemmelse med den profil, som er godkendt af Kultur- og Fritidsudvalget i aftalens bilag E. Hallen skal understøtte sammenhængen mellem kultur og erhverv gennem arrangementer og aktiviteter. Erhvervsarrangementerne skal understøtte og udvikle nye vækstområder i København. Kulturarrangementerne skal være nyskabende, gerne inddrage den besøgende, og række over mange forskellige genrer. 

De ovennævnte aktiviteter kan f.eks. være interaktive arrangementer, koncerter, udstilling af store genstande, messer mv. Der er stillet krav om, at Øksnehallens profil skal være kendetegnet ved kreativt, grænsebrydende design og kultur af høj kvalitet. Forpagteren skal afholde minimum 43 % kulturelle arrangementer og må afholde maksimalt 55 % erhvervsarrangementer. Endvidere er forpagteren forpligtet til at stille Øksnehallen til rådighed vederlagsfrit for Københavns Kommune 3-7 dage årligt.

Udbud af Øksnehallen

Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at den nuværende forpagtningsafgift ligger under markedslejen for lejemål med lignende beliggenhed, anvendelse og indretning. Kommunen er ikke juridisk forpligtet til at udbyde Øksnehallen men skal sikre, at der opkræves markedsleje. Ved at konkurrenceudsætte udlejningen af Øksnhallen, sikres det gennem de indkomne bud, at der fremover opkræves markedsleje.

Pladsen foran Øksnehallen (Kvægtorvet) skal ifølge lokalplanen for Den Brune Kødby friholdes for parkering. Parkering under arrangementer i Øksnehallen henvises bl.a. til DGI-byens parkeringshus ved Ingerslevsgade. Kultur- og Fritidsforvaltnignen udarbejder i 2013 en friarealstrategi for Den Brune Kødby i samarbejde med Teknik- og Miljøforvaltningen. Strategien fastlægger rammerne for anvendelsen af udearealerne. 

Såfremt den tilbudte anvendelse af Øksnehallen ligner den nuværende, skal personalet relateret til driften af Øksnehallen ifølge forpagtningsaftalen overdrages til en ny lejer efter reglerne for virksomhedsoverdragelse. 

Forslag til kommende vilkår for anvendelse af Øksnehallen fra den 1. januar 2015

Øksnehallen rummer med sin fleksible indretning muligheder for mange forskellige typer arrangementer og events. For at sikre varierede kulturelle aktiviteter og events kan den nuværende anvendelse fastholdes, evt. i kombination med et tema, hvor f.eks. en del af hallen anvendes til mere permanente aktiviteter. Indstillingens løsningsforslag medfører, at Øksnehallen skal anvendes til regelmæssige publikumsorienterede events med kulturelt indhold samt erhvervsarrangementer, som skal medvirke til at profilere København positivt. 

For at sikre den bedst mulige profil vil Kultur- og Fritidsforvaltningen anbefale en eller flere budgivere til Kultur- og Fritidsudvalget, der træffer endelig afgørelse. Der bør konkurreres på følgende ligestillede kriterier, som favner bredere end den nuværende forpagtningsaftale:

• Kulturel profil og koncept med nyskabende aktiviteter med muligheder for at profilere området og København
• Åbne og regelmæssige arrangementer
• Procentvis fordeling mellem kulturelle og erhvervsmæssige arrangementer
• Bud på årsleje - som minimum den vurderede markedsleje
• Budgivers erfaring og branchekundskab
• Budgivers soliditet

Større arrangementer planlægges erfaringsmæssigt op til 12 måneder i forvejen. For at kunne tiltrække seriøse aktører, er det hensigtsmæssigt at Øksnehallen udbydes allerede nu, med henblik på at der kan være indgået aftaler om arrangementer o.l. ved overtagelsen den 1. januar 2015.

Planen for udbud af Øksnehallen er:

25.05.2013		Udarbejdelse af udbudsmateriale
01.06.2013		Vurdering af markedslejen
15.06.2013		Udbud af Øksnehallen
09.08.2013		Svarfrist for afgivelse af bud
26.09.2013		Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget om, hvem der skal leje Øksnehallen pr. 1. januar 2015

Inden udvalgsmødet vil der blive udsendt et fortroligt notat vedrørende økonomiske oplysninger.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender indstillingen, vil forvaltningen bede en erhvervsmægler om at vurdere markedslejen for Øksnehallen. Herefter udarbejdes udbudsmaterialet, som annonceres på internet og i landsdækkende og lokal presse og evt. internationalt.

Kultur- og Fritidsudvalget træffer på møde den 26. september 2013 beslutning på baggrund af indstilling fra forvaltningen om den fremtidige lejer af Øksnehallen efter 1. januar 2015.

Carsten Haurum

                                    /Gyrithe Saltorp

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 23. maj 2013:

Indstillingen blev godkendt med følgende tilføjelse:

For så vidt angår parkering indarbejdes i udbudsmaterialet en option om, at tilbudsgiver - jf. den i notat af 16. maj 2013 beskrevne model 2 - kan komme med konkrete forslag til hvordan pladsen foran Øksnehallen kan anvendes til byrumsliv, kultur o.lign. i de perioder, hvor pladsen ikke bruges til parkering i forbindelse med arrangementer i Øksnehallen. Forudsætningen er, at de i notat af 16. maj 2013 beskrevne forudsætninger for parkering på pladsen foran Øksnehallen er opfyldt.

Kultur- og Fritidsudvalget præciserede, at udvalget når de indkomne tilbud skal vurderes vil træffe sin beslutning om den kommende forpagter i Øksnehallen på baggrund af en samlet vurdering af bl.a. tilbuddets indhold/kulturelle profil og den tilbudte leje.

Kultur- og Fritidsforvaltningen præciserede, at der ikke er nogen kommunalt ansatte og de ansatte, der er, er omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven.

Neil Stenbæk Bloem deltog ikke i punktets behandling grundet inhabilitet (medlem i DGI-byens bestyrelse).