Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse.

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 23. maj 2002

14. Styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget sender rapport om beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller videre - med forbehold for, at de stående udvalgs og Økonomiudvalgets høringssvar ikke giver anledning til bemærkninger - at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget, at Borgerrepræsentationen godkender

at Kultur- og Fritidsforvaltningen bemyndiges til på de implicerede forvaltningers vegne at indgå en aftale med virksomheden COWI Rådgivende Ingeniører om en serviceaftale for styringsredskabet Caretaker

at der installeres en fælles IT server til brug for centrale edb programmer i Kultur- og Fritidsforvaltningen, som sørger for administration og vedligehold af serveren.

I forbindelse med udmøntning af vedligeholdelsespuljen i 2000 besluttede Borgerrepræsentationen (BR 14/2000) at afsætte 3 mio. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder, og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger.

Bevillingen blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, som har haft formandsskabet i en styregruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

I indstillingen til Borgerrepræsentationen nævnes det, at der afhængigt af projektets konkrete omfang, forventes en afrapportering i august 2000. Imidlertid har afventen af beslutning om en fælles ejendomsenhed forsinket projektets påbegyndelse, således at der først nu kan fremlægges en rapport.

Kultur- og Fritidsforvaltningen fremlægger med denne indstilling forslag til opbygning, implementering og drift af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse, som skal anvendes af alle kommunens fagforvaltninger.

I forbindelse med udmøntning af vedligeholdelsespuljen i 2000 besluttede Borgerrepræsentationen på sit møde den 27. januar 2000 (BR 14/2000) at afsætte 3 mio. kr. til udarbejdelse af et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, med henblik på udvikling af en metode, så man kan sammenligne vedligeholdelsesstandarder, og på sigt vil kunne styrke indsatsen for vedligeholdelsen af kommunens bygninger.

Bevillingen blev tildelt Kultur- og Fritidsforvaltningen, som har haft formandsskabet i en styregruppe med deltagelse fra samtlige forvaltninger og med ekstern konsulentbistand.

Formålet med styringsredskabet er ifølge bevillingen at sikre

• Mulighed for at sammenligne vedligeholdelsesstandarder på kommunens bygninger
• En styrket indsats for vedligeholdelsen af de kommunale ejendomme
• Udarbejdelse af standarder eller normtal for vedligeholdelsesbehovet i udvalgte kommunale institutionsbygninger.

Styregruppen har haft deltagelse af samtlige forvaltninger.

Der lægges vægt på, at det fremtidige styringsredskab skal kunne give et langt bedre overblik over såvel den enkelte forvaltnings som kommunens bygningers samlede vedligeholdelsestilstand end tilfældet er i dag. Samtidig skal redskabets data kunne anvendes til effektiv planlægning, styring og prioritering af den fremtidige vedligeholdelsesindsats.

Den daglige anvendelse af styringsredskabet skal foregå i den enkelte forvaltning. Redskabet skal samtidig være så fleksibelt, at det også skal kunne videreføres af en evt. fremtidig fælles kommunal ejendomsenhed. Selvom det daglige arbejde med ejendomsvedligeholdelse således fortsat forestås af og udføres i den enkelte forvaltning er det af afgørende betydning, at redskaber og metoder af hensyn til kommunens samlede overblik, skal være helt ensartede. Det er derfor nødvendigt med et stadigt tæt samarbejde mellem forvaltningerne.

Etablering og anvendelse af ensartede redskaber og metoder lader sig bedst gøre ved en vis grad af organisatorisk koncentrering i den enkelte forvaltning.

Økonomiforvaltningen skal ved hjælp af en fælles IT server kunne trække på de øvrige forvaltningers data, men uden at kunne ændre i dem, med henblik på fx én gang årligt eller efter behov for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen at forelægge en samlet status for vedligeholdelsesindsatsen og evt. deraf afledte ændringer i værdien af kommunens ejendomme. I dag ville en sådan rapportering bero på forvaltningernes givetvis både meget forskelligartede og ressourcekrævende indberetninger.

Ejendomsenhederne i de projektdeltagende forvaltninger har meget forskellige vilkår og struktur, og deres hidtidige metoder og graden af anvendelse af IT værktøjer til styring af vedligeholdelsesopgaven er ligeledes forskellig. Imidlertid har Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen, Bygge- og Teknikforvaltningen –RIA, Miljø- og Forsyningsforvaltningen - KE og i mindre omfang Kultur- og Fritidsforvaltningen i nogen tid anvendt det edb baserede styringsredskab Caretaker med gode resultater.

Caretaker, som COWI Rådgivende Ingeniører supporterer, har stor udbredelse i Danmark. Der er tilsyneladende tilfredshed både med produktet og med COWI´s support og stadige udvikling og tilpasning af systemet, der foregår i tæt samarbejde med kunderne.

På baggrund af disse overvejelser og undersøgelser finder styregruppen det hensigtsmæssigt, at alle forvaltninger i fremtiden anvender Caretaker, og at de sammen indgår i samarbejde med COWI om supportering og stadig udvikling og tilpasning af systemet.

Med hensyn til den fysiske placering, administration og vedligeholdelse (hosting) af den fælles IT server foreslår et flertal af styregruppens medlemmer, at serveren placeres i Kultur- og Fritidsforvaltningen som vil sørge for administration og vedligehold mod at de implicerede forvaltninger afholder de dermed forbundne omkostninger i forhold til antal brugere. Et enkelt styregruppemedlem er dog af den opfattelse, at serveren i stedet for kan placeres hos en anden forvaltning eller at ydelsen outsources.

Styregruppens hidtidige opgave har været at stille overordnede krav til et styringsredskab til vedligeholdelsesopgaven, og at finde frem til et konkret anvendeligt redskab. Denne opgave anses nu for afsluttet.

Det videre arbejde, der vil være forbundet med en ikke uvæsentlig ressourceindsats i den enkelte forvaltnings ejendomsenhed, består i implementeringen af styringsredskabet. Implementeringen omfatter installation af hardware og software, oprettelse og justering af databaser, uddannelse af medarbejdere i anvendelse af Caretaker og i etablering af fælles og ensartede metoder til vurdering og klassificering af ejendom-menes tilstand.

Det forventes, at de forvaltninger der allerede har godt kendskab til Caretaker skal anvende væsentlig færre ressourcer end de der ikke har samme erfaringer. Det er styregruppens opfattelse, at en del af det endnu resterende bevilgede beløb på 1,2 mio. kr. efter omstændighederne kan anvendes til fx frikøb af medarbejdere og/eller ekstern bistand til udførelse af dele af det praktiske arbejde.

Styregruppen foreslår, at der i implementeringsfasen nedsættes en ny styregruppe, evt. den nuværende, og en ny praktisk arbejdsgruppe med repræsentanter fra de implicerede forvaltninger.

Det er målet at styringsredskab og metoder er afprøvede og fungerer den 1. januar 2003. På grund af forvaltningernes nuværende meget uensartede stade på dette område kan fuldt udbytte imidlertid først forventes omkring årsskiftet 2003/2004.

Endvidere foreslår styregruppen at der, når styringsredskabet er sat i drift, etableres en permanent gruppe, ligeledes med repræsentanter fra de implicerede forvaltninger, til erfaringsudveksling og løbende planlægning og udvikling af redskaber og metoder i samarbejde med COWI, således at ensartetheden i metodeanvendelsen bibeholdes.

Implementering af styringsredskabet vil med en forbedret vedligeholdelsesindsats til følge forbedre kommunens ejendommes miljøtilstand i form af fx mindre varmefor- brug og bevaring af værdifulde bygninger og bygningsdele.

Af det bevilgede beløb på 3 mio. kr. er 1,2 mio. kr. endnu ikke anvendt. Det forventes imidlertid at der i projektets videre forløb vil være behov for ekstern bistand og anskaffelse af hard- og software, og Kultur- og Fritidsforvaltningen har derfor søgt restbeløbet overført fra 2001 til 2002. Af rapporten fremgår, at der er behov for 740.000 kr. til anskaffelse af IT udstyr, uddannelse og lignende.

Forvaltningernes fremtidige samlede årlige omkostninger vedr. drift og vedligehol-delse af styringssystemet består i serviceaftaler som beløber sig til i alt 73.900 kr. årligt, forudsat at der indgås en fællesaftale med omkring 30 % rabat. Omkostningerne deles mellem forvaltningerne i forhold til antal brugere.

Der har ikke kunnet beregnes omkostninger for administration og vedligeholdelse af den forudsatte fælles IT server. Omkostningerne deles mellem forvaltningerne i forhold til antal brugere.

Specifikation af økonomien i projektet fremgår af rapportens afsnit 6, siderne 29 og 30.

Ingen

Rapporten, som udgør bilag 1, er udarbejdet af en styregruppe med repræsentanter fra samtlige forvaltninger.

Efter behandling i Kultur- og Fritidsudvalget foreslås rapporten sendt til høring i de øvrige stående udvalg og Økonomiudvalget.

1. Rapport "Beskrivelse af et styringsredskab til ejendomsvedligeholdelse".

Olga Brüniche-Olsen

/Poul-Erik Faurholt