Implementering af beslutningen om kommunalisering af Byens Huse

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 23. maj 2002

12. Implementering af beslutningen om kommunalisering af Byens Huse

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalget anbefaler,

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forslaget til plan for udarbejdelse af redegørelse om andre organisationsformer, som det fremgår af indstillingen.

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. marts 2002, at Byens Huse skal kommunaliseres. I forlængelse heraf har Byens Huse og Kultur- og Fritidsforvaltningen udarbejdet forslag til implementering af denne beslutning.

Implementeringen af Byens Huse i den kommunale forvaltning foreslås gennemført inden for følgende hovedområder, som var indeholdt i Borgerrepræsentationens beslutning af 14. marts 2002:

1. Overordnet ramme for kultur- og medborgerhusområdet
2. Kontrakter og valgprocedurer
3. Forholdet til folkeoplysningsområdet
4. Personale
5. Cafédrift
6. Portalen
7. Budget og regnskab
8. Teknisk Afdeling
9. Lokaler (markedshusleje, anvendelse af lokaler og evt. tilbageskødning)

I sagsbeskrivelsen gennemgås hvert enkelt område, herunder forslag til konkret implementering. Det er vurderingen, at implementeringen af Byens Huse i den kommunale forvaltning som foreslået ikke vil medføre væsentlige problemer.

Der skønnes at være udgifter forbundet med navneændring på de enkelte kultur- og medborgerhuse på 0,5 mill. kr. Beløbet foreslås bevilget fra idræts- og kulturpuljen, hvor de tidligere udgifter til omorganisering af KI og KUC/Byens Huse har været bevilget fra.

Endelig foreslås der en plan for, hvordan Borgerrepræsentationens beslutning af 14. marts 2002 vedr. andre organisationsformer håndteres. I den forbindelse forventes det, at sagen forelægges for Kultur- og Fritidsudvalget den 29. august 2002

1. Indledning

Kultur- og Fritidsudvalget behandlede den 21. februar 2002 og 7. marts 2002 indstilling om godkendelse af ændring af vedtægter for den selvejende institution Byens Huse.

På mødet den 7. marts 2002 stillede borgmester Martin Geertsen et ændringsforslag om kommunalisering af Byens Huse. Forslaget blev tiltrådt af udvalget, som dermed udgjorde Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling til Borgerrepræsentationen i sagen.

Økonomiudvalget behandlede sagen den 12. marts 2002, hvor sagen blev videresendt til endelig behandling i Borgerrepræsentationen.

På mødet i Borgerrepræsentationen den 14. marts 2002 stillede Socialdemokratiet to ændringsforslag til Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling. Ændringsforslagene vedrører sikring af ansættelse af de nuværende medarbejdere i Byens Huse samt udarbejdelse af en redegørelse om andre organisationsformer.

2. Borgerrepræsentationens beslutning

Borgerrepræsentationens tiltrådte den 14. marts 2002 indstillingen fra Kultur- og Fritidsudvalget inkl. de to stillede ændringsforslag (BR 164/02). Den samlede beslutning blev som følger:

"Kultur- og Fritidsudvalget konstaterer, at de forelagte ændrede vedtægter er i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger den 6. december 2001, og udvalget videresender derfor de ændrede vedtægter til Borgerrepræsentationen.

Kultur- og Fritidsudvalget finder imidlertid, at forholdene omkring Byens Huse i den mellemliggende tid er så forandrede, at udvalget ikke længere kan anbefale, at Byens Huse opretholdes som en selvejende institution. Bl.a. henset til de beslutninger, som bestyrelsen for Byens Huse har truffet i 2002, er det Kultur- og Fritidsudvalgets indstilling, at Borgerrepræsentationen må genoptage spørgsmålet om den selvejende institutions fortsatte eksistens, idet de seneste hændelser efter Kultur- og Fritidsudvalgets opfattelse er udtryk for væsentlige ændringer i grundlaget for de af Borgerrepræsentationen den 6. december 2001 trufne beslutninger.

Kultur- og Fritidsudvalget kan på denne baggrund ikke anbefale, at Borgerrepræsentationen godkender de foreslåede vedtægtsændringer for Byens Huse.

Kultur- og Fritidsudvalget indstiller, at Borgerrepræsentationen træffer en beslutning om, at samtlige kommunens kultur- og medborgerhuse under Byens Huse kommunaliseres. Den nye struktur træder i kraft pr. 1. juli 2002 og Kultur- og Fritidsudvalget forelægger inden sommerferien 2002 et konkret forslag for Borgerrepræsentationen om implementeringen af kultur- og medborgerhusene under Byens Huse i kommunen.

Forslaget udarbejdes af Kultur- og Fritidsforvaltningen og skal tage udgangspunkt i følgende principper:

• Der skal formuleres et forslag til kommunens fremtidige, overordnede kultur- og medborgerhusprofil under hensyntagen til de rammer, som Borgerrepræsentationen og Kultur- og Fritidsudvalget allerede har besluttet i form af målsætninger m.v.
• Kommunaliseringen af kultur- og medborgerhusene under Byens Huse sker med udgangspunkt i, at brugerne af de enkelte huse mv. skal sikres størst mulig medbestemmelse og medansvar, hvorfor der indføres driftskontrakt mellem hvert enkelt hus og kommunen.
• Driftskontrakten tager udgangspunkt i, at hver enkelt hus under Byens Huse er overgået til den kommunale forvaltning, hvorfor Kultur- og Fritidsforvaltningens almindelige retningslinier for budget og regnskab skal gælde samt at Kultur- og Fritidsforvaltningen er ansættende myndighed.

På baggrund af disse principper udarbejdes forslaget med følgende elementer/beskrivelser:

• Der indgås én ens kontrakt med hvert enkelt hus, som skal gælde fra 1. juli 2002. Kontrakten skal bl.a. indeholde en beskrivelse af de lokale bestyrelsers fremtidige kompetence og ansvar. Kontrakten er foreløbig, idet Kultur- og Fritidsudvalget pålægges at færdigforhandle den endelige kontrakt med de enkelte huse.
• De fremtidige snitflader og det kommende samspil mellem kultur- og medborgerhusene og folkeoplysningsområdet.

Bestyrelsen for Byens Huse opfordres til at træffe beslutning om, at den selvejende institution opløses med virkning fra den 30. juni 2002, således at bestyrelsens beslutning herom kan forelægges Borgerrepræsentationen til godkendelse senest på det sidste møde inden sommerferien 2002.

Borgerrepræsentationen forudsætter endvidere, at bestyrelsen for Byens Huse frem til 1. juli 2002 ikke uden Københavns Kommunes forudgående godkendelse træffer beslutninger af vidtrækkende karakter.

Kultur- og Fritidsudvalget vil i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning i sagen forlænge den nugældende driftskontrakt med Byens Huse indtil den 30. juni 2002.

Inden udgangen af september 2002 forelægger Kultur- og Fritidsforvaltningen over for Kultur- og Fritidsudvalget en redegørelse for mulighederne for, samt fordele og ulemper ved, at de enkelte huse, som er kommunaliseret, kan indgå i en anden organisatorisk ramme, fx som selvejende institution med virkning fra 1. januar 2003."

Der henvises til bilag 1, som angiver hvilke huse, der er omfattet af Borgerrepræsentationens beslutning.

1. Organisering af arbejdet

Med udgangspunkt i Borgerrepræsentationens beslutning har Kultur- og Fritidsforvaltningen organiseret arbejdet under hensyntagen til opfyldelse af følgende to hovedformål:

1. Foretage en så smidig og gnidningsløs overgang som mulig for det enkelte hus samt medarbejderne til den kommunale forvaltning.
2. Involvere Byens Huses bestyrelse, brugere og medarbejdere i videst mulig omfang i processen, herunder sikre et højt informationsniveau.

***

I forhold til information har Byens Huse og forvaltningen i samarbejde oprettet en internet hjemmeside, hvor relevante oplysninger, som tidsplan, kommissorier for arbejdsgrupperne samt nyhedsbreve er blevet placeret.

Derudover har bestyrelsen for Byens Huse løbende afholdt bestyrelsesmøder om kommunaliseringsprocessen samt afholdt informationsmøde den 30. april 2002 for brugere og medarbejdere i Byens Huse.

I forhold til at involvere Byens Huse i selve arbejdet blev der nedsat en styregruppe på fire medlemmer med ansvaret for koordineringen af processen. To blev udpeget af Kultur- og Fritidsforvaltningen og to blev udpeget af Byens Huse, herunder formanden for bestyrelsen.

Styregruppens opgave var at koordinere processen og behandle indstilling vedr. implementering af beslutningen om kommunalisering.

Derudover blev der nedsat 10 arbejdsgrupper, som skulle arbejde med Borgerrepræsentationens beslutning. I disse arbejdsgrupper indgik op til syv personer udpeget af bestyrelsen for Byens Huse.

Der henvises til bilag 2, hvor arbejdsgruppernes sammensætning er angivet.

Arbejdsgrupperne har afgivet rapport til styregruppen. Rapporterne har dannet baggrund for nærværende indstilling.

Der blev i forhold til elementerne i Borgerrepræsentationens beslutning nedsat arbejdsgrupper inden for følgende områder:

1. Overordnet ramme for kultur- og medborgerhusområdet

2. Kontrakter og valgprocedurer

3. Forholdet til folkeoplysningsområdet
4. Personale
5. Cafédrift
6. Portalen
7. Budget og regnskab
8. Teknisk Afdeling
9. Lokaler (markedshusleje, anvendelse af lokaler og evt. tilbageskødning)
10. Redegørelse om evt. andre organisationsformer, fx selvejende institutioner, herunder tidsplan for det videre arbejde

Konklusionerne på arbejdet i arbejdsgrupperne 1 til 9 indgår som del af indstillingens første "at-punkt".

Konklusionerne på arbejdet i arbejdsgruppe 10 indgår i indstillingens fjerde "at-punkt".

Indstillingens andet "at-punkt" vedrører en godkendelse af Byens Huses bestyrelses beslutning om nedlæggelse af den selvejende institution.

Indstillingen tredje "at-punkt" vedrører udgifter i forbindelse med navneændring på de enkelte kultur- og medborgerhuse.

1. Konklusionerne på arbejdet

1. Overordnet ramme for kultur- og medborgerhusområdet

Arbejdsgruppen vedr. overordnet ramme for kultur- og medborgerhusområdet har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning:

• Der skal formuleres et forslag til kommunens fremtidige, overordnede kultur- og medborgerhusprofil under hensyntagen til de rammer, som Borgerrepræsentationen og Kultur- og Fritidsudvalget allerede har besluttet i form af målsætninger m.v.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås det, at kommunens kultur- og medborgerhusprofil bliver som følger:

"Københavns Kommune lægger vægt på, at der findes lokale kultur- og medborgerhuse med et højt aktivitetsniveau.

Husene opererer med et bredt kulturbegreb, som omfatter for eksempel sundhed, miljø og undergrundskultur.

Husene skal være åbne over for alle brugergrupper og tilbyde rådgivning i forbindelse med etablering af kulturprojekter. Husenes samarbejde med brugerne skal understøtte det kvalitative niveau i projekterne. Husene er forpligtet til at opdyrke nye aktiviteter og brugergrupper.

Det er husenes opgave at sikre en udvikling, som reflekterer de målsætninger Borgerrepræsentationen og Kultur- og Fritidsudvalget har vedtaget.

Kultur- og medborgerhusene leverer mangfoldige kulturelle tilbud. Udviklingen af de kulturelle tilbud tilpasses løbende til efterspørgslen - både gennem tilgangen af andre/nye huse, samt ændringer af tilbuddet i de eksisterende huse.

Husenes indretning skal matche fremtidens krav til hovedstadens kulturtilbud, hvilket stiller krav til modernisering og design.

Hvert hus har sin egen lokale og særlige profil i overensstemmelse med husets egne målsætninger. I forlængelse heraf bør profilen afspejle brugernes og lokalsamfundets ønsker og behov, befolkningssammensætningen og den ekspertise, huset har bygget op.

Husene tager udgangspunkt i kulturelle aktiviteter og løser blandt andet herigennem sociale og integrationsmæssige opgaver.

Husene skal levere tilbud om forbilledlige kulturelle aktiviteter i Københavns Kommune, der afspejler brugernes mangfoldige ønsker og behov for kulturelle aktiviteter, som kan opfyldes inden for målsætningerne for det enkelte hus.

Aktiviteterne skal tilpasses ændringer i efterspørgslen som følge af eksempelvis den demografiske udvikling.

Servering af mad og drikke er en uadskillelig del af husenes samlede tilbud.

Husene fungerer som aktive rådgivnings- og samarbejdspartnere for brugerne blandt andet i forbindelse med udvikling af nye kulturprojekter.

Husene skal være en indgang til kommunen for borgerne. Husene skal indgå i kommunens informationsforpligtelser over for borgerne.

Husene skal kunne sikre samarbejde på tværs af kommunens forvaltninger og på den måde servicere og hjælpe borgere, der vil iværksætte nye initiativer mv.

Husene skal danne ramme om lokalt eller bydækkende kultur- og fritidsliv.

Husene skal fungere som samarbejdspartner over for nye aktiviteter og brugergrupper.

Nærdemokratiet og samarbejdet mellem lokalsamfundet og ledelsen sikres gennem lokale brugerbestyrelser i huset i henhold til driftskontrakterne.

Kultur- og medborgerhusene skal fungere som et lokalt omdrejningspunkt blandt andet ved at være aktive og deltagende i lokalsamfundet.

Kultur- og medborgerhusene indgår i fælles projekter, som det enkelte hus ikke har mulighed for at løfte alene. Husene skal på relevante områder samarbejde i et tæt fagligt og praktisk fællesskab.

Husene bør arbejde sammen med beslægtede kommunale og statslige kulturinstitutioner i lokalområdet såvel som tilsvarende huse i ind- og udland."

1. Kontrakter og valgprocedurer

Arbejdsgruppen vedr. kontrakter og valgprocedurer har haft udgangspunkt i følgende dele af Borgerrepræsentationens beslutning:

• Kommunaliseringen af kultur- og medborgerhusene under Byens Huse sker med udgangspunkt i, at brugerne af de enkelte huse mv. skal sikres størst mulig medbestemmelse og medansvar, hvorfor der indføres driftskontrakt mellem hvert enkelt hus og kommunen.
• Driftskontrakten tager udgangspunkt i, at hver enkelt hus under Byens Huse er overgået til den kommunale forvaltning, hvorfor Kultur- og Fritidsforvaltningens almindelige retningslinier for budget og regnskab skal gælde samt at Kultur- og Fritidsforvaltningen er ansættende myndighed.
• Der indgås én ens kontrakt med hvert enkelt hus, som skal gælde fra 1. juli 2002. Kontrakten skal bl.a. indeholde en beskrivelse af de lokale bestyrelsers fremtidige kompetence og ansvar. Kontrakten er foreløbig, idet Kultur- og Fritidsudvalget pålægges at færdigforhandle den endelige kontrakt med de enkelte huse.

I overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutning skal der således indgås en ens kontrakt med samtlige huse under Byens Huse. Denne kontrakt er opbygget med et hoveddokument og seks bilag. I hoveddokumentet beskrives hvem kontrakten er indgået med og hvilke bilag, som er knyttet til hoveddokumentet.

De seks bilag vedrører følgende områder:

1. Kontraktens grundlag

Bilaget beskriver grundlaget for kontrakten, herunder Borgerrepræsentationens beslutning af 14. marts 2002, forvaltningens opbygning samt overordnede ansvars- og kompetenceforhold.

2. Formål og målsætninger

Bilaget fastlægger rammerne for det enkelte hus´ formål og målsætninger, herunder forholdet mellem de målsætninger/politikker, som Borgerrepræsentationen og Kultur- og Fritidsudvalget har vedtaget og de målsætninger, som det enkelte hus har. Derudover angives, at der skal udarbejdes handlingsplaner og servicemål for husets arbejde.

3. Opgaver og aktiviteter

Bilaget beskriver rammerne for husets opgaver og aktiviteter, herunder hvilke hovedopgaver, der skal løses samt beskrivelse af de aktiviteter huset iværksætter.

4. Økonomiske rammer

Bilaget fastlægger de økonomiske rammer huset arbejder inden for, herunder krav til budget- og regnskabsaflæggelse.

5. Kompetencefordeling og samarbejde

Bilaget beskriver primært kompetencefordelingen mellem huset og Kultur- og Fritidsforvaltningen, ledelsesforhold mellem bestyrelsen og ansat ledelse samt ansættelseskompetence.

I forhold til Christianshavns Beboerhus og Medborgerhuset Blågården kan der ansættes en ledelse, som består af de fastansatte medarbejdere. Ansvarsfordelingen mellem de enkelte medlemmer af ledelsen fastsættes i kontrakten, herunder bl.a. hvem som har ansvaret for økonomi og personaleforhold (i forhold til evt. løst ansatte).

I forhold til samarbejde med det øvrige kultur- og fritidsområdet henledes opmærksomheden på at det foreslås, at Kultur- og Fritidsudvalget minimum en gang om året afholder et dialogmøde med samtlige kultur- og medborgerhuse. Formålet med dialogmødet er at drøfte generelle forhold, opfyldelse af målsætningerne, handlingsplaner, resultatmål, samarbejde og udvikling (jf. bilag 5, stk. 6 til kontrakten).

6. Valgregler

Bilaget beskriver reglerne for valg til bestyrelsen for det enkelte hus.

***

Forslaget til driftskontrakt er blevet behandlet af bestyrelsen for Byens Huse den 29. april 2002. Bestyrelsens bemærkninger er indarbejdet i forslaget.

Generelt om kontraktens bilag kan nævnes, at de er udarbejdet, så de udløber ved udgangen af 2002. I forbindelse med det at de enkelte huse overgår til kommunen, vil der være en række praktiske problemstillinger, der skal håndteres, primært i forhold til økonomiske spørgsmål (fx husenes brug af bankkonti).

Disse praktiske problemstillinger må imidlertid ses i sammenhæng med den kommende behandling af redegørelsen om andre organisationsformer. Det vil være uhensigtsmæssigt at foretage væsentlige ændringer og omlægninger af husenes daglige rutiner mv. pr. 1. juli 2002, såfremt enkelte huse senere skal overgå til at være fx selvejende institutioner, med fornyede ændringer og omlægninger til følge.

I det videre arbejde vil det derfor i videst muligt omfang blive sikret, at husenes overgang pr. 1. juli 2002 vil indebære så få ændringer i husenes daglige administration som muligt og tilladeligt. En sådan smidig overgang vil som anført samtidig tilgodese hensynet til de kommende beslutninger i relation til de enkelte huses organisationsformer.

Der er nogle af husene, som skal have iværksat nogle formelle procedurer i forbindelse med overgangen til den kommunale forvaltning, som fx afholdelse af generalforsamling. Forvaltningen har opfordret Byens Huse til at sikre, at disse procedurer gennemføres inden 1. juli 2002, så kontrakten kan skrives under uden formelle problemer.

Færdigforhandlingen af kontrakterne sker efter Kultur- og Fritidsudvalget behandling af redegørelse om andre organisationsformer. Forhandlingerne vil blive varetaget af Kultur- og Fritidsforvaltningen med henblik på, at de færdigforhandlede kontrakter forelægges Kultur- og Fritidsudvalget. Det foreslås i denne forbindelse, at samtlige kontrakter bliver forelagt på en gang for udvalget.

Der henvises til bilag 3, hvor forslaget til kontrakt og bilag er optrykt.

1. Forholdet til folkeoplysningsområdet

Arbejdsgruppen vedr. forholdet til folkeoplysningsområdet har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• De fremtidige snitflader og det kommende samspil mellem kultur- og medborgerhusene og folkeoplysningsområdet.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås det, at hvert hus indgår en rammeaftale med FOS i forhold til leje af lokaler til foreninger, som af FOS er godkendt til at få stillet lokaler vederlagsfrit til rådighed af kommunen. Rammeaftalen gælder samtlige huse under Byens Huse.

Rammeaftalen baserer sig på udbud og efterspørgsel på lokaler og den økonomi, som der er til rådighed inden for området.

Det er FOS, som godkender foreninger – og på baggrund af ansøgninger om tildeling af lokaler - indgår FOS én gang om året rammeaftalen om leje og anvendelse af lokaler med det enkelte hus. Rammeaftalen og den efterfølgende udfyldelse sker på baggrund af dialog mellem FOS og det enkelte hus.

Rammeaftalen indgås første gang med virkning for aftaler fra 1.august 2002 og budgetår 2003.

Som økonomisk udgangspunkt for rammeaftale for 2003 vil der i forhold til det enkelte hus blive taget udgangspunkt i den afregning, som har fundet sted for 2002.

Der henvises til bilag 4, hvor forslaget til rammeaftale er optrykt.

1. Personale

Arbejdsgruppen vedr. personale har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• Konsekvenserne for den selvejende institutions medarbejdere, herunder den fremtidige placering af disse medarbejdere, der sikres ansættelse i Københavns Kommune på uændrede lønvilkår.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning kan der drages følgende konklusioner:

1. Samtlige medarbejdere i Byens Huse centralt såvel som decentralt vil ved overgangen pr. 1. juli 2002 være omfattet af Virksomhedsoverdragelsesloven samt Borgerrepræsentationens garanti om ansættelse i Københavns Kommune under uændrede lønforhold.
2. Samtlige medarbejdere vil pr. 1. juli 2002 være overført til kommunal overenskomst.
3. For så vidt angår øvrige personalerelaterede spørgsmål vil Byens Huses medarbejdere uden de store vanskeligheder kunne integreres i de ordninger, som i dag er gældende for forvaltningens medarbejdere. Der udestår mindre problemstillinger, som fx håndtering af tillidsmandsregler og fællestillidsrepræsentant, som vil blive forhandlet med de faglige organisationer snarest.

Der henvises til bilag 5, som indeholder arbejdsgruppens samlede rapport vedr. personale.

1. Cafédrift

Arbejdsgruppen vedr. cafédrift har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• Konsekvenserne for cafedriften mv. i kultur- og medborgerhusene.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås følgende:

Forvaltningen udarbejder, under inddragelse af ekstern bistand (kommunens advokat), et oplæg til annonce/udbudsmateriale med henblik på forsøg på bortforpagtning af cafeerne.

Husene inddrages i naturligt og nødvendigt omfang i arbejdet, bl.a. med henblik på at få indsamlet de nødvendige grundoplysninger for de enkelte huse, herunder særligt de enkelte cafefunktioners særlige profil. Denne diskussion må ses i sammenhæng med dels den kommende generelle profildiskussion i husene, der også vil indeholde en klargøring af cafeprofilen, dels det forhold, at spørgsmålet omkring lovligheden af de nuværende cafefunktioner er ny for husene. Det er vigtigt, at alle relevante forhold afdækkes og kommer med i den kommende vurdering, herunder input fra brugere og medarbejdere. Der skal i den kommende proces således konkret tages stilling til hvilke caférelaterede opgaver, der skal søges bortforpagtet.

I drøftelserne skal indgå overvejelser om mulighederne for, at konkrete cafefunktioner eventuelt kan undtages fra bortforpagtningsforsøg. I givet fald skal det konkret beskrives, hvilke cafeer, der kan undtages fra bortforpagtningsforsøg, samt hvordan det kan sandsynliggøres, at de pågældende cafefunktioner er omfattet af de nævnte undtagelser.

Endvidere skal det i samarbejde med kommunens advokat fastlægges, hvilke forpligtelser en kommende forpagter skal være indstillet på at varetage.

Endelig skal det afklares, hvorvidt der skal anvendes en annonceringsmodel eller en udbudsmodel, og om bortforpagtningsforsøget skal ske hus for hus, eller fælles for alle de huse, hvor cafedriften søges bortforpagtet.

Arbejdet skal munde ud i en indstilling om annoncering/udbud, der tilstræbes forelagt Kultur- og Fritidsudvalget på mødet den 29. august 2002. Udredningsprocessen vil imidlertid kunne vise sig at være så kompleks, at indstillingen først kan forelægges på et senere møde.

Processen må endvidere koordineres i forhold til, at Kultur- og Fritidsforvaltningen over for Kultur- og Fritidsudvalget inden udgangen af september 2002 skal forelægge en redegørelse for mulighederne for, samt fordele og ulemper ved, at de enkelte huse, som er kommunaliseret, kan indgå i en anden organisatorisk ramme, f.eks. som selvejende institution med virkning fra 1. januar 2003. Det bemærkes, at denne redegørelse forventes forelagt Kultur- og Fritidsudvalget den 29. august 2002, jf. senere herom.

Det forudsættes, at Kultur- og Fritidsudvalget er bemyndiget til at tage stilling til annoncerings-/udbudsmaterialet, således at annonceringen/udbuddet kan igangsættes umiddelbart efter mødet i Kultur- og Fritidsudvalget.

Under hensyn til den skitserede tidsplan iværksættes samarbejdet med kommunens advokat allerede i maj måned.

Der henvises til bilag 6, som indeholder arbejdsgruppens samlede rapport vedr. cafédrift.

1. Portalen

Arbejdsgruppen vedr. portalen har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås følgende:

Det forudsættes, jf. forslag til kontrakt (bilag 3, stk. 2, 1. punkt), at de enkelte huse skal "deltage i arbejdet om fritidsportalen, herunder det til enhver tid formaliserede samarbejde om etablering og drift af portalen".

I forlængelse heraf kan det konstateres, at husene i Byens Huse i dag fungerer IT-mæssigt på meget forskellig facon. De enkelte huse har løbende etableret og udskiftet eksempelvis internetopkoblinger mv., hvorfor der for nærværende ikke eksisterer en samlet løsning. Ligeledes er husene ikke koblet sammen i netværk med Intranet eller lign.

En forudsætning for anvendelse og deltagelse i portalen er, at der eksisterer en nogenlunde ensartethed i både udstyr og programmel, ligesom kendskab til teknik omkring opkoblinger eller forbindelser til servere andres steder skal følge en standard.

Det logiske valg i denne sammenhæng er at sikre husenes anvendelse af det ledningsnet, de udbydere og den teknik, der anvendes i dag i Københavns Kommune. Dette indebærer, at husene forudsættes tilsluttet KOM-nettet, ligesom det vil være logisk at implementere andre IT-løsninger, der i dag anvendes i forvaltningen. Her tænkes på KKnet som Intranet, samt evt. anvendelse af Lotus Notes.

En ensartethed i netværksstrukturen er en forudsætning for etableringen af en fungerende portal, hvorfor arbejdet skal foretages under alle omstændigheder.

Effekten af dette vil samtidig være en generel forbedring af kommunikationen mellem husene og forvaltningen, samt husene internt. Ligeledes vil en øget anvendelse af elektronisk kommunikation bidrage til uddannelsesniveauet i den retning blandt personalet.

Den konkrete løsning af disse opgaver foretages i samarbejde mellem Kultur- og Fritidsforvaltningens IT-afdeling og Byens Huses IT-medarbejdere, som er i færd med at danne sig overblik over netop de krævede oplysninger for etableringen af ovenstående. Det forventes, at dette samarbejde kan resultere i en opgaveliste og plan for arbejdet i løbet af august 2002. Det bemærkes, at Borgerrepræsentationen den 16. maj 2002 har givet en bevilling på 450.000 kr. til formålet (BR258/02).

1. Budget og regnskab

Arbejdsgruppen vedr. budget og regnskab har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• Fordeling af budgetmidler mv. i forhold til de enkelte kultur- og medborgerhuse samt etablering af en central udviklingspulje.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås følgende:

Der arbejdes udfra to faser. Fase 1 er en overgangsordning for perioden 1. juli til 31. december 2002 og fase 2 er for perioden fra 2003 og frem.

Som det fremgår oven for er udgangspunktet, at styringen i den resterende del af 2002 skal ske med så få ændringer som muligt indtil den endelige organisationsform er besluttet. Fra 2003 er medborgerhusene integreret i det kommunale budget og regnskabssystem og der foreslås en gennemskuelig budgetfordelingsmodel baseret på objektive kriterier.

Byens Huse indsender et revideret regnskab pr. 30. juni 2002 for de enkelte huse. Som udgangspunkt overføres alle beholdninger til kommunen. Det samme gælder efter konkret vurdering saldoen og tilhørende forpligtigelser og rettigheder på øvrige statusposter.

I andet halvår fortsætter medborgerhusene med at anvende Byens Huses økonomistyringssystem, men forbruget overføres på et overordnet plan til kommunens økonomistyringssystem (KØR). I andet halvår udbetaler kommunen ikke tilskud til husene, men husene trækker direkte på kommunens likviditet som andre kommunale institutioner. Budgetopfølgningen følger kommunens regler.

Medborgerhusene følger fra 1. januar 2003 de kommunale budget- og regnskabsregler og anvender KØR. Der udarbejdes en budgetfordelingsmodel med et grundtilskud og et aktivitetstilskud.

Grundtilskud kan fx beregnes efter følgende objektive kriterier:

• Bygningsudgifter, herunder m²
• Udgifter til ledelse
• Udgifter til administration
• Befolkningsunderlag

Aktivitetstilskud kan fx beregnes efter følgende kriterier:

• Husets profil
• Målgruppe
• Sociale aktiviteter
• Åbningstider
• Informationsforpligtigelse

Aktivitetstilskuddet skal indeholde et incitament til at opfylde det enkelte hus' og Borgerrepræsentationens og Kultur- og Fritidsudvalgets målsætninger jf. forslag til kontrakt.

Der kan eventuelt etableres en bufferpulje. Finansieringen skal i givet fald tages fra den generelle ramme til medborgerhusene.

Budgetfordelingsmodellen indføres evt. via en overgangsordning for at undgå for store udsving i tilskuddet til det enkelte hus.

Modellen udarbejdes i efteråret 2002 og godkendes i Kultur- og Fritidsudvalget, når Borgerrepræsentationen har vedtaget den endelige struktur.

Der henvises til bilag 7, som indeholder arbejdsgruppens samlede rapport vedr. budget og regnskab.

1. Teknisk Afdeling

Arbejdsgruppen vedr. placering af Teknisk Afdeling har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• Placering af Teknisk Afdeling.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås følgende:

Teknisk Afdeling organiseres i fremtiden i Københavns Idrætsanlæg (KI), hvorved Byens Huse budgetlagte sum til vedligeholdelsesopgaver fordeles respektivt til de enkelte huse og KI. Personale, værktøj og fysisk ramme overføres til KI.

Fordelen ved denne løsning er, at Teknisk Afdeling i forvejen servicerer de anlæg, som tidligere var en del af Byens Huse, samt at Teknisk Afdeling i sin nuværende form forholdsvis let vil kunne blive en del af KI's opgavevaretagelse på vedligeholdelsesområdet.

Personalet er i en overførsel til KI omfattet af lov om virksomhedsoverdragelse, og skal således overføres med eksisterende individuelle vilkår. Det vil være muligt at opretholde ordningen med anvendelse af aktiveringspladser, såfremt KI indgår en tilsvarende aftale med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Ved overdragelse af Teknisk Afdeling til KI vil Teknisk Afdelings budget opdeles således, at driftsbudgetterne for de enkelte huse tilskrives en relativ andel af Teknisk Afdelings budget.

Konsekvensen bliver dermed, at der mangler delvis finansiering af driften af Teknisk Afdeling i KI for så vidt angår de udgiftsposter, der allokeres fra Teknisk Afdelings budget til de enkelte huse i Byens Huse. Denne situation kan imødegås ved en særlig aftale om anvendelsen af Teknisk Afdeling, der sikrer at Teknisk Afdeling fortsat kan servicere Byens Huse og desuden sikrer KI et kendskab til de forventede indtægter ved vedligeholdelsesopgaverne i Byens Huse.

Såfremt Teknisk Afdeling overføres til KI vil afdelingens udførelse af vedligeholdelsesopgaver for de kommunale medborgerhuse skulle ske i overensstemmelse med bl.a. bekendtgørelse om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. Dette betyder bl.a., at der er udbudspligt, såfremt tærskelværdien for den konkrete opgave (ca. 1 mio. kr. ekskl. moms) overskrides. Kun såfremt bygningsejeren selv har håndværkere, der kan udføre opgaven, kan der være grundlag for at antage, at der ikke foreligger udbudspligt.

Under henvisning til at medborgerhusene også hidtil har været en del af kommunens ejendomsportefølje menes en overførelse af Teknisk Afdeling fra én selvejende institution til en anden på det foreliggende grundlag imidlertid ikke at betyde ændringer med hensyn til sådanne juridiske overvejelser. Uagtet placeringen af Teknisk Afdeling skal de gældende udbudsregler naturligvis respekteres.

I en situation, hvor Teknisk Afdeling i KI har pligt til at udføre vedligeholdelsen af de kommunale kultur- og medborgerhuse, vil der ikke være umiddelbare konsekvenser for servicen. Ordningen vil omvendt give en vis usikkerhedsfaktor, idet de økonomiske dispositioner omkring vedligeholdelse vil være et anliggende for bestyrelsen i KI frem for i Københavns Kommune, der omvendt har pligten til vedligeholdelsen.

KI-løsningen vil således stille stramme krav til de aftaler, der indgås vedrørende vedligeholdelsen af de kommunale huse. Ligeledes er der en yderligere komplikation i form af muligheden for, at enkelte huse fra 1. januar 2003 overgår til en status som selvejende institutioner. Dette vil igen indebære, at de skal tages af KI's budget som følge af en kommunal omorganisering/omdefinering af enkelte huse.

Det må imødeses, at der over en årrække vil ske en tilpasning af servicen, således at Teknisk Afdeling i højere grad vil koncentrere sig om/prioritere KI's andre anlæg, der ikke p.t. er i Teknisk Afdelings portefølje.

En samlet vurdering af en samlet overførsel af Teknisk Afdeling til KI kan anbefales, idet:

• KI forpligtes til at udføre vedligeholdelsen af de kommunale kultur- og medborgerhuse, inden for en given budgetramme (evt. ved en trækningsret), og i øvrigt i det omfang husene ønsker det
• der etableres en proces i forbindelse med budgetlægningen, hvor de enkelte huse meddeler, hvilke opgaver, der ønskes varetaget af Teknisk Afdeling i det kommende budgetår. Herefter kan Teknisk Afdeling foretage en prioritering af opgaver, pris mv. til forelæggelse for husene, som herefter prioriterer beløbene i deres respektive budgetter.

Der henvises til bilag 8, som indeholder arbejdsgruppens samlede rapport vedr. Teknisk Afdeling.

1. Lokaler (markedshusleje, anvendelse af lokaler og evt. tilbageskødning)

Arbejdsgruppen vedr. lokaler (markedshusleje, anvendelse af lokaler og evt. tilbageskødning) har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• Det videre arbejde med Borgerrepræsentationens beslutning om at indføre markedshusleje for de ejendomme, der i dag er placeret under Byens Huse.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås følgende:

Det foreslås, at der ikke indføres markedshusleje for de huse, som nu overgår til den kommunale forvaltning. Efter behandlingen af redegørelse om andre organisationsformer bør det derimod overvejes at indføre markedshusleje for de huse, som overgår til anden organisationsform, såfremt dette besluttes.

Pr. 1. juli 2002 foreslås det, at der indføres en ensartet standard erhvervslejekontrakt for samtlige huse. De aftalte betingelser med hensyn til leje og andre omkostninger, som fx betaling af skatter og afgifter, som det enkelte hus i dag betaler, vil være uændrede.

Der udarbejdes en beskrivelse af de berørte bygningers vedligeholdelsesefterslæb og muligheder for udbedring heraf beskrives.

"Huset" tilbageskødes til Københavns Kommune, idet Byens Huse ophører som juridisk enhed. Udgift til en tilbageskødning er ca. 95.000 kr., som afholdes inden for det beløb på 1.760.000 kr., som Borgerrepræsentationen den 16. maj 2002 har bevilget til udgifter i forbindelse med omorganisering af Byens Huse (BR258/02).

Der henvises til bilag 9, som indeholder arbejdsgruppens samlede rapport vedr. lokaler, herunder udkast til lejekontrakt.

1. Redegørelse om evt. andre organisationsformer, fx selvejende institutioner

Arbejdsgruppen vedr. andre organisationsformer har haft udgangspunkt i følgende del af Borgerrepræsentationens beslutning, hvoraf det fremgår at følgende skal beskrives:

• Inden udgangen af september 2002 forelægger Kultur- og Fritidsforvaltningen over for Kultur- og Fritidsudvalget en redegørelse for mulighederne for, samt fordele og ulemper ved, at de enkelte huse, som er kommunaliseret, kan indgå i en anden organisatorisk ramme, fx som selvejende institution med virkning fra 1. januar 2003.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslås følgende:

Der udarbejdes inden udgangen af maj 2002 en foreløbig redegørelse, som indeholder følgende aspekter:

1. Beskrivelse af mulige organisationsformer (eksempelvis: kommunal institution, selvejende institution o.s.v.)
2. Beskrivelse af mulige forskelle mellem organisationsformerne:

• økonomi, herunder budget og regnskab, anvendelse af økonomisystemer, lønsystemer mv.
• brugerindflydelse
• ledelsesforhold, herunder ansættelse og overenskomstforhold, samt medarbejderindflydelse
• café-drift
• frihedsgrader i forhold til at tilrettelægge det enkelte hus´ organisation og drift
• andre forhold

1. Beskrivelse af hvert enkelt hus (type, ansatte, økonomi, ledelsesforhold, bygningsopgaver, andre forhold)

Disse punkter i den foreløbige redegørelse udfyldes af Kultur- og Fritidsforvaltningen og Byens Huse i samarbejde.

Den foreløbige redegørelse skal suppleres med fordele og ulemper vedr. de forskellige organisationsformer. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i den forbindelse anmode hvert enkelt hus om at tilkendegive hvilke fordele og ulemper de ser ved de forskellige organisationsformer.

Kultur- og Fritidsforvaltningen udsender den foreløbige redegørelse til det enkelte hus senest den 31. maj 2002 med anmodning om, at huset indsender forslag til evt. ændringer samt udfylder delen vedr. fordele og ulemper. Fristen for indsendelse af dette fastsættes til den 12. juli 2002.

På baggrund af tilbagemeldingerne fra de enkelte huse færdiggør Kultur- og Fritidsforvaltningen redegørelsen, som forventes at blive forelagt Kultur- og Fritidsudvalget den 29. august 2002.

1. Nedlæggelse af Byens Huse

Borgerrepræsentationen har den 14. marts 2002 opfordret bestyrelsen for Byens Huse til at træffe beslutning om, at den selvejende institution opløses med virkning fra den 30. juni 2002, således at bestyrelsens beslutning herom kan forelægges Borgerrepræsentationen til godkendelse senest på det sidste møde inden sommerferien.

Bestyrelsen for Byens Huse har den 13. maj 2002 at nedlægge den selvejende institution pr. 30. juni 2002. Der henvises til bilag 10, som indeholder referat af mødet i bestyrelsen for Byens Huse.

I forbindelse med nedlæggelsen af Byens Huse overgår den selvejende institutions aktiver og formuer til Københavns Kommune, ligesom den selvejende institutions arkiv overgår til Kultur- og Fritidsforvaltningen.

2. Udgifter til navneændring

Byens Huse ansøgte i forbindelse med udmøntning af idræts- og kulturpuljen blandt andet om 1,4 mill. kr. til udgifter i forbindelse med navneændring. Denne del af ansøgningen blev ikke imødekommet, da der blev truffet beslutning om at nedlægge Byens Huse.

Et af elementerne i ansøgningen var udgifter til udskiftning af skilte, opslagstavler, arbejdstøj m.v. på de enkelte huse. Den oprindelige ansøgning lød på 0,95 mill. kr. til disse formål.

Det vurderes på nuværende tidspunkt, at udgifterne på de enkelte huse til skilte m.v. vil beløbe sig til ca. halvdelen af det oprindeligt ansøgte, hvorfor det foreslås at afsætte en pulje på 0,5 mill. kr., som udmøntes af Kultur- og Fritidsforvaltningen efter ansøgning fra hvert enkelt hus. Udmøntningen sker efter behandlingen af redegørelsen om andre organisationsformer.

Beløbet på 0,5 mill. kr. foreslås finansieret af idræts- og kulturpuljen, hvor de tidligere udgifter til omorganisering af KI og KUC/Byens Huse har været bevilget fra.

Indstillingen om implementeringen af kommunaliseringen af Byens Huse har ingen økonomiske konsekvenser i forhold til Kultur- og Fritidsudvalgets samlede budgetramme.

Ingen bemærkninger.

Ingen bemærkninger.

Bestyrelsen for Byens Huse har behandlet nærværende indstilling på møde den 13. maj 2002.

Der henvises til bilag 10, hvori bemærkninger fra bestyrelsen er kommenteret, herunder hvorvidt de er indarbejdet i indstillingen.

Bilag 1: Oversigt over de kultur- og medborgerhuse som kommunaliseres

Bilag 2: Arbejdsgruppernes sammensætning

Bilag 3: Forslag til kontrakt inkl. bilag

Bilag 4: Forslag til rammeaftale mellem det enkelte hus og FOS

Bilag 5: Rapport vedr. personale

Bilag 6: Rapport vedr. cafédrift

Bilag 7: Rapport vedr. budget og regnskab

Bilag 8: Rapport vedr. placering af Teknisk Afdeling

Bilag 9: Rapport vedr. lokaler, herunder udkast til lejekontrakt

Bilag 10: Referat af møde i bestyrelsen for Byens Huse den 13. maj 2002

Bilag 11: Udtalelse fra Byens Huses bestyrelse til indstillingen samt forvaltningens bemærkninger hertil

Olga Brüniche-Olsen