Risikovurderinger af anlægsprojekter

Kultur- og Fritidsudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 22. november 2007

 

Afbud:

·        Frank Hedegaard

·        Taner Yilmaz

·        Katrina Feilberg

 

Pia Allerslev mødte kl. 16.20 under behandlingen af dagsordenens punkt 3.

 

 

17.      Risikovurderinger af anlægsprojekter(KFU 514/2007)

 

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om risikovurderinger og risikostyring i anlægsprojekter under Københavns Ejendomme. Desuden lægges op til en drøftelse af en mulig udvidet brug af risikovurderinger

 

INDSTILLING OG Beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 1. at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter orienteringen om risikovurderinger af anlægsprojekter og tager orienteringen til efterretning.       Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2007: Kultur- og Fritidsudvalget drøftede sagen og tog orienteringen til efterretning.   Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at indstille til Borgerrepræsentationen, at Borgerrepræsentationen drøfter orienteringen om risikovurderinger af anlægsprojekter og tager orienteringen til efterretning.

 

Problemstilling

Formålet med risikostyringen i Københavns Ejendomme er at minimere den samlede risiko for Københavns Kommune ved byggeri og vedligeholdelse, samt at sikre, at Københavns Ejendomme ikke overtager en uønsket risiko ved overførslen af projekter fra forvaltningerne. I indstillingen redegøres for den nuværende indsats. Desuden gives 4 eksempler på en øget anvendelse af risikovurderinger som kan overvejes implementeret.

 

Løsning

 

De vigtigste faser og aktiviteter i forbindelse med Københavns Ejendommes risikostyring er:

Dialog mellem fagforvaltninger og KEjd i planlægningsfasen	Tidlig inddragelse af KEjds erfaringer om projektrisici Etablering af fælles projektorganisation, der kan håndtere risici Tilrettelæggelse af beslutningsprocesser der minimerer risiko Strategi for entrepriseform der modsvarer behov og minimerer risiko Fælles strategi og plan for forebyggende risikostyring
Bestilling af opgaver i Københavns Ejendomme	Risikovurdering af bestillinger via dialog og krav om præcisering af bestilling Tidlig inddragelse af ekstern rådgiver til budgetoverslag og tidsplan Tidlig afklaring af projekters realisme Evt. krav om forundersøgelse inden endelig bevilling Formel minimering af brugerindflydelse efter bestilling Mulighed for at bevillige projekteringsbevilling ved højrisiko projekter
Høring og § 15 ved indstillinger om byggeri og vedligeholdelse	Intern risikovurdering af indstillinger via dialog og inddragelse af relevante erfaringer, nøgletal og tjekliste Inddragelse af ekstern rådgivning til udvikling og vurdering af tyndt beskrevne projekte r Dialogen med bestiller der fører til justeringer i projekt, budget og tidsplan, som reducerer risiko
Valg af udbuds- og entrepriseform	Målrettet valg af udbuds- og entrepriseform der modsvarer behov og minimerer risiko Information af beslutningstagerne ved valg af risikobetonede udbudsformer, f.eks. arkitektkonkurrencer Ekstern kontrolkalkulation og risikovurdering ved risikobetonede udbudsformer Tilrettelæggelse af beslutningsprocesser der minimerer risiko Valg af virksomheder til risikobetonede opgaver med kompetencer i forhold til risikostyring
Krav til rådgiveres styring i alle projektfaser	Krav i standardkontrakt om løbende systematisk vurdering af risiko for uforudsete udgifter og forsinkelser Månedlig status og tidlig information om risiko for økonomiske og tidsmæssige afvigelser Beregning af økonomisk usikkerhed, behov for reserver og redegørelse for risici ved afslutningen af indledende faser i større projekter
Intern projektopfølgning og kvartalsvis risikovurdering af alle projekter	Risikovurdering af alle igangværende anlægsprojekter ved kvartalsprognoser fremlægges for KFU Løbende projektopfølgning, hvor risikovurdering benyttes som grundlag for prioritering af styringsindsats og den ledelsesmæssige opfølgning
Ekstern risikovurdering ved særlige projekter og hændelser	Generel anvendelse af ekstern bygherrerådgiver ved store/komplicerede projekter Kontrolkalkulation udført af bygherrerådgiver Risikovurdering efter behov udført af bygherrerådgiver forud for afgørende beslutninger og ved mistanke om risiko Risikovurdering ved ekstern konsulent med specialkompetence ved særlig risiko

 

Hvad kan man gøre mere?

For eventuelle nye initiativer ville de vigtigste indsatsområder være:

Overordnede planer og budgetter	Krav om ekstern risikovurdering af forvaltningernes planer og budgetter før o verførsel af projekter til Københavns Ejendomme.
Information og høring ved planer og indstillinger om byggeri	Udvide forvaltningernes forpligtigelse til tidlig information om planer mv. der kan føre til fremtidige byggeprojekter i Københavns Ejendomme, evt. via høring
Obligatorisk ekstern risikovurdering	Ekstern risikovurdering udført af konsulenter med særlig kompetence ved alle projekter over vis størrelse (30 mio. kr.) eller med særlig risiko. Forventet udgift på 1 pct. af byggesum samt forlængelse af byggeproces med 1 måned.
Nye udbuds- og entrepriseformer	Anvendelse af Offentlig-Private Partnerskaber (OPP), langvarige rammeaftaler, funktionsudbud og lignende organisationsformer, hvor en privat part overtager en del af det økonomiske ansvar og risiko

 

Risikovurdering af overordnede planer og budgetter

Tidlig identifikation af risici giver de bedste muligheder for at forebygge, tage bevidste beslutninger om at løbe risiko eller beslutninger om helt at undgå planer og projekter med høj risiko. Da mange af de afgørende beslutninger tages før projekterne overdrages til Københavns Ejendomme, vil et krav om ekstern risikovurdering af forvaltningernes planer og budgetter medvirke til forebyggelse af risici i forbindelse med byggeprojekter for Københavns Kommune som helhed.

Høring ved alle indstillinger om byggeri i Københavns Kommune

Den nuværende proces med afgivelse af administrativt høringssvar og § 15-erklæring omfatter kun projekter, hvor der overføres bevilling til Københavns Ejendomme (KFF).

Ved at udvide forvaltningernes forpligtigelse til tidligt at informere om indstillinger om planer mv. der kan føre til fremtidige byggeprojekter i KEjd, evt. via høring kan man sikre en tidlig dialog, som giver mulighed for forebyggelse af unødvendige risici.

Ekstern risikovurdering af alle større/risikofyldte projekter

Den nuværende praksis med risikovurdering af stor/særligt risikofyldte projekter kunne udvides til, at omfatte ekstern risikovurdering udført af konsulenter med særlig kompetence inden for risikovurdering ved alle projekter over en vis størrelse (f.eks.30 mio. kr.) eller med særlig risiko. Man vil opnå den største effekt ved en tidlig risikovurdering, allerede ved overførslen af projekterne til Københavns Ejendomme. Denne risikovurdering kunne efter behov suppleres med en risikovurdering af projektforslaget eller licitationsresultatet.

Ved de berørte projekter vil dette medføre en øget udgift svarende til ca. 1 % af budgettet (skønnet 5 mio. kr. årligt for alle større projekter). Desuden vil indførelsen af obligatorisk eksterne risikovurderinger medføre et ekstra tidsforbrug på ca. 1 måned i de tidlige projektfaser, herunder øget tidsforbrug i forbindelse med høring i KEjd. Til gengæld vil risikoen for budgetoverskridelser og forsinkelser blive reduceret ved nogle projekter. 

Organisationsformer der reducerer risikoen ved bygge- og vedligeholdelsesprojekter

Anvendelse af risikostyring, herunder ekstern risikovurdering, reducerer risikoen i forbindelse med de projekter Københavns Ejendomme har ansvaret for styringen af, men fjerner ikke i sig selv risikoen fra KEjd.

Det er imidlertid muligt, både at reducere risikoen i forbindelse med bygge- og vedligeholdelsesprojekter og fjerne en del af den helt fra Københavns Ejendommes (og dermed Københavns Kommune) ved anvendelse af nye organisationsformer. De væsentligste organisationsformer i den forbindelse er Offentlig-Private Partnerskaber (OPP), langvarige rammeaftaler, funktionsudbud og lignende organisationsformer, hvor en privat part overtager en del af det økonomiske ansvar og risiko samt ansvaret for driftsopgaver i forlængelse af bygge- og vedligeholdelsesprojekter i en længere tidsperiode.

KEjd anvender allerede sådanne organisationsformer på enkelte områder, eksempelvis via driftspartnerskaber. Øget anvendelse af disse organisationsformer indgår i Københavns Ejendommes arbejde med sin Indkøbsstrategi.

 

Økonomi

Ingen konsekvenser

 

Videre proces

Ingen konsekvenser

 

Bilag

Ingen

 

 

         Carsten Haurum                             

                                                                  /Karen Mosbech