Risikovurderinger af anlægsprojekter
Risikovurderinger af anlægsprojekter
Kultur- og Fritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 22. november 2007
Fraværende
Sager til beslutning
17. Risikovurderinger af anlægsprojekter(KFU 514/2007)
Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om risikovurderinger og risikostyring
i anlægsprojekter under Københavns Ejendomme. Desuden lægges op til en
drøftelse af en mulig udvidet brug af risikovurderinger
INDSTILLING OG Beslutning
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 1. at Kultur- og Fritidsudvalget
drøfter orienteringen om risikovurderinger af anlægsprojekter og tager
orienteringen til efterretning. |
Problemstilling
Formålet med risikostyringen i Københavns Ejendomme er at
minimere den samlede risiko for Københavns Kommune ved byggeri og
vedligeholdelse, samt at sikre, at Københavns Ejendomme ikke overtager en
uønsket risiko ved overførslen af projekter fra forvaltningerne. I
indstillingen redegøres for den nuværende indsats. Desuden gives 4 eksempler på
en øget anvendelse af risikovurderinger som kan overvejes implementeret.
Løsning
De vigtigste faser og aktiviteter i forbindelse med
Københavns Ejendommes risikostyring er:
Dialog mellem
fagforvaltninger og KEjd i planl
ægningsfasen |
Tidlig inddragelse af
KEjds erfaringer om projektrisici Etablering af fælles
projektorganisation, der kan håndtere risici Tilrettelæggelse af
beslutningsprocesser der minimerer risiko Strategi for
entrepriseform der modsvarer behov og minimerer risiko Fælles strategi og plan
for forebyggende risikostyring |
Bestilling af opgaver i
Københavns Ejendomme |
Risikovurdering af
bestillinger via dialog og krav om præcisering af bestilling Tidlig inddragelse af
ekstern rådgiver til budgetoverslag og tidsplan Tidlig afklaring af
projekters realisme Evt. krav om
forundersøgelse inden endelig bevilling Formel minimering af
brugerindflydelse efter bestilling Mulighed for at
bevillige projekteringsbevilling ved højrisiko projekter |
Høring og § 15 ved
indstillinger om byggeri og vedligeholdelse |
Intern risikovurdering
af indstillinger via dialog og inddragelse af relevante erfaringer, nøgletal
og tjekliste Inddragelse af ekstern
rådgivning til udvikling og vurdering af tyndt beskrevne projekter Dialogen med bestiller
der fører til justeringer i projekt, budget og tidsplan, som reducerer risiko |
Valg af udbuds- og
entrepriseform |
Målrettet valg af
udbuds- og entrepriseform der modsvarer behov og minimerer risiko Information
af beslutningstagerne ved valg af risikobetonede udbudsformer, f.eks.
arkitektkonkurrencer Ekstern
kontrolkalkulation og risikovurdering ved risikobetonede udbudsformer Tilrettelæggelse af
beslutningsprocesser der minimerer risiko Valg
af virksomheder til risikobetonede opgaver med kompetencer i forhold til
risikostyring |
Krav til rådgiveres
styring i alle projektfaser |
Krav
i standardkontrakt om løbende systematisk vurdering af risiko for uforudsete
udgifter og forsinkelser Månedlig
status og tidlig information om risiko for økonomiske og tidsmæssige
afvigelser Beregning
af økonomisk usikkerhed, behov for reserver og redegørelse for risici ved
afslutningen af indledende faser i større projekter |
Intern
projektopfølgning og kvartalsvis risikovurdering af alle projekter |
Risikovurdering
af alle igangværende anlægsprojekter ved kvartalsprognoser fremlægges for Løbende
projektopfølgning, hvor risikovurdering benyttes som grundlag for
prioritering af styringsindsats og den ledelsesmæssige opfølgning |
Ekstern risikovurdering
ved særlige projekter og hændelser |
Generel
anvendelse af ekstern bygherrerådgiver ved store/komplicerede projekter Kontrolkalkulation
udført af bygherrerådgiver Risikovurdering
efter behov udført af bygherrerådgiver forud for afgørende beslutninger og
ved mistanke om risiko Risikovurdering
ved ekstern konsulent med specialkompetence ved særlig risiko |
Hvad kan man gøre mere?
For eventuelle nye initiativer ville de vigtigste
indsatsområder være:
Overordnede
planer og budgetter |
Krav
om ekstern risikovurdering af forvaltningernes planer og budgetter før
overførsel af projekter til Københavns Ejendomme. |
Information
og høring ved planer og indstillinger om byggeri |
Udvide
forvaltningernes forpligtigelse til tidlig information om planer mv. der kan
føre til fremtidige byggeprojekter i Københavns Ejendomme, evt. via høring |
Obligatorisk
ekstern risikovurdering |
Ekstern
risikovurdering udført af konsulenter med særlig kompetence ved alle
projekter over vis størrelse (30 mio. kr.) eller med særlig risiko. Forventet
udgift på 1 pct. af byggesum samt forlængelse af byggeproces med 1 måned. |
Nye
udbuds- og entrepriseformer |
Anvendelse
af Offentlig-Private Partnerskaber (OPP), langvarige rammeaftaler,
funktionsudbud og lignende organisationsformer, hvor en privat part overtager
en del af det økonomiske ansvar og risiko |
Risikovurdering af overordnede planer og
budgetter
Tidlig identifikation af risici giver de bedste muligheder
for at forebygge, tage bevidste beslutninger om at løbe risiko eller
beslutninger om helt at undgå planer og projekter med høj risiko. Da mange af
de afgørende beslutninger tages før projekterne overdrages til Københavns
Ejendomme, vil et krav om ekstern risikovurdering af forvaltningernes planer og
budgetter medvirke til forebyggelse af risici i forbindelse med byggeprojekter
for Københavns Kommune som helhed.
Høring ved alle indstillinger om byggeri i
Københavns Kommune
Den nuværende proces med afgivelse af administrativt
høringssvar og § 15-erklæring omfatter kun projekter, hvor der overføres
bevilling til Københavns Ejendomme (KFF).
Ved at udvide forvaltningernes forpligtigelse til tidligt at
informere om indstillinger om planer mv. der kan føre til fremtidige
byggeprojekter i KEjd, evt. via høring kan man sikre en tidlig dialog, som
giver mulighed for forebyggelse af unødvendige risici.
Ekstern risikovurdering af alle
større/risikofyldte projekter
Den nuværende praksis med risikovurdering af stor/særligt
risikofyldte projekter kunne udvides til, at omfatte ekstern risikovurdering
udført af konsulenter med særlig kompetence inden for risikovurdering ved alle
projekter over en vis størrelse (f.eks.30 mio. kr.) eller med særlig risiko.
Man vil opnå den største effekt ved en tidlig risikovurdering, allerede ved
overførslen af projekterne til Københavns Ejendomme. Denne risikovurdering
kunne efter behov suppleres med en risikovurdering af projektforslaget eller
licitationsresultatet.
Ved de berørte projekter vil dette medføre en øget udgift
svarende til ca. 1 % af budgettet (skønnet 5 mio. kr. årligt for alle større
projekter). Desuden vil indførelsen af obligatorisk eksterne risikovurderinger
medføre et ekstra tidsforbrug på ca. 1 måned i de tidlige projektfaser,
herunder øget tidsforbrug i forbindelse med høring i KEjd. Til gengæld vil
risikoen for budgetoverskridelser og forsinkelser blive reduceret ved nogle
projekter.
Organisationsformer der reducerer risikoen
ved bygge- og vedligeholdelsesprojekter
Anvendelse af risikostyring, herunder ekstern
risikovurdering, reducerer risikoen i forbindelse med de projekter Københavns
Ejendomme har ansvaret for styringen af, men fjerner ikke i sig selv risikoen
fra KEjd.
Det er imidlertid muligt, både at reducere risikoen i
forbindelse med bygge- og vedligeholdelsesprojekter og fjerne en del af den
helt fra Københavns Ejendommes (og dermed Københavns Kommune) ved anvendelse af
nye organisationsformer. De væsentligste organisationsformer i den forbindelse
er Offentlig-Private Partnerskaber (OPP), langvarige rammeaftaler,
funktionsudbud og lignende organisationsformer, hvor en privat part overtager
en del af det økonomiske ansvar og risiko samt ansvaret for driftsopgaver i forlængelse
af bygge- og vedligeholdelsesprojekter i en længere tidsperiode.
KEjd anvender allerede sådanne organisationsformer på
enkelte områder, eksempelvis via driftspartnerskaber. Øget anvendelse af disse
organisationsformer indgår i Københavns Ejendommes arbejde med sin
Indkøbsstrategi.
Økonomi
Ingen konsekvenser
Videre proces
Ingen konsekvenser
Bilag
Ingen
/