Revisionsberetning 2018 og Kultur- og Fritidsforvaltningens handleplaner
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om revisionsberetningen 2018 til efterretning.
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender handleplaner for den del af revisionsberetningen, som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Problemstilling
Økonomiforvaltningen modtog den 29. maj 2019 revisionsberetningerne for regnskab 2018, som udgøres af hovedberetningen, social beretning samt beretning for Byfornyelse. Beretningerne er vedlagt som bilag 1.
Med revisionsberetningen giver kommunens eksterne revisor (Deloitte) sin vurdering af regnskabsaflæggelsen og det løbende arbejde med regnskabet 2018.
Økonomiforvaltningen har på denne baggrund bedt forvaltningerne om at udarbejde handleplaner for de udvalgte bemærkninger, som vedrører de enkelte forvaltninger. Fagudvalgene skal behandle egne handleplaner på første møde i august.
Derudover indeholder revisionsberetningen en række bemærkninger, som går på tværs af forvaltningerne. Det gælder fx revisionsbemærkning 14 "Smarte investeringer i kernevelfærden". Økonomiforvaltningen udarbejder fælles handleplaner herfor, som derfor ikke fremgår af denne sag.
Samlet indstilling og handleplaner fremlægges for Økonomiudvalget på mødet den 27. august 2019.
Løsning
Der er udarbejdet handleplaner for de revisionsbemærkninger, der vedrører Kultur- og Fritidsudvalgets område jf. bilag 2. Handleplanerne vil blive gennemført i løbet af 2019.
Af tabel 1 nedenfor ses et kort overblik og resume over revisionsbemærkninger og handleplaner vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Tabel 1. Revisionsbemærkninger og handleplaner som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen.
|
Nr. |
Titel |
Bemærkning |
Handleplan (kort resume) |
|
1 |
Systemansvarlige for udbetalingssystemer |
Forretningsgangen for systemet "Borgerserviceplatform" skal dokumenteres. |
Forretningsgangen forventes udarbejdet ultimo august |
|
2 |
Regnskabsafslutnings-processen |
De enkelte forvaltninger, som har ejerskab til fagsystemer, skal foretage afstemning til Kvantum. |
KFF har ansvar for ni systemer, hvoraf enkelte har afvigelser, som forvaltningen arbejder på at årsagsforklare. |
|
9 |
Kommunens regler for indkøb |
Forvaltningerne skal have ledelsesfokus på at sikre IO-compliance (indkøb gennem Kvantum) samt sikring af konkurrenceudsættelse. |
Ift. IO-compliance: Der er opstillet målsætninger for samtlige enheder i KFF, som der følges op på kvartalsvist.
Ift. sikring af konkurrenceudsættelse: KFF melder løbende behov og udbudsplaner ind til CFI med henblik på konkurrenceudsættelse. |
|
12 |
Tilskudsadministration |
Kultur- og Fritidsforvaltningen har ikke levet op til Forretningscirkulæret for tilskudsforvaltning i meget gamle aftaler. |
Inden udgangen af 2019 vil Kultur- og Fritidsforvaltningen forelægge tre indstillinger, så de gamle aftaler opdateres, så de lever op til de nye standarder. |
|
18 |
System- og statusafstemninger (mangelfulde afstemninger) |
Etablering af procedurer for løbende afstemning samt berigtigelse af konstaterede differencer. For KFF vedrører det KMD Social Pension |
KFF har indført fast månedlig systemafstemning. Der er i forbindelse med afstemnings- og dokumentationsarbejdet fundet enkelte balanceposter, som kræver nærmere udredning. Dette forventes afsluttet 31. september 2019. |
I bilag 1 ses den fulde revisionsberetning og i bilag 2 ses forvaltningens udarbejdede handleplaner til de enkelte revisionsbemærkninger.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
- ØU forelægges indstilling med handleplaner på mødet den 27. august 2019
- ØU forelægges opfølgning på handleplaner den 4. december 2019 samt i marts 2020
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 22. august 2019:
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen.