Etableringen af driftspartnerskaber i Vanløse og Brønshøj/Husum

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 22. juni 2006

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

29.      Etableringen af driftspartnerskaber i Vanløse og Brønshøj/Husum

(KFU 316/2006)

 

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at Kultur- og Fritidsforvaltningen indgår driftspartnerskaber til udførelse af drift og vedligeholdelse på kommunale ejendomme i Vanløse og Brønshøj/Husum.

 

 

RESUME

Københavns Kommune har gode erfaringer med et partnerskab til udførelse af drift og vedligeholdelsesarbejder på Østerbro. Både det tekniske personale på skoler og institutioner samt håndværkerne tager større ansvar for løsning af opgaverne, og en midtvejsevaluering af partnerskabet viser at der er opnået 19 % mere planlagt vedligeholdelse for de samme midler.

Kultur- og Fritidsforvaltningen (Københavns Ejendomme) planlægger at etablere driftspartnerskaber fra den 1. januar 2007 i henholdsvis Vanløse og Brønshøj/Husum for at opnå størst muligt effekt af de økonomiske midler, der er afsat til drifts- og vedligeholdelsesopgaver på kommunale ejendomme (skoler, institutioner mm) i de pågældende bydele.

Partnerskabsaftalerne udarbejdes som 3 årige aftaler med mulighed for forlængelse på 1 år. De årlige vedligeholdelsesmidler, der foreslås anvendt til ejendommene i de 2 distrikter, er opgjort til henholdsvis ca. 10 og ca. 15 mio. kr.

Tanken er, at partnerskabsmodellen skal udbredes til flere distrikter over tid.

Udgifterne til driftspartnerskaberne afholdes indenfor Københavns Ejendommes eksisterende budgetrammer, og økonomien i driftspartnerskaberne aftales med forbehold for Borgerrepræsentationens årlige budgetvedtagelse og Borgerrepræsentationens årlige udmøntning af vedligeholdelsesbudgettet.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Begrebet driftspartnerskab refererer til, at offentlige myndigheder og private virksomheder indgår partnerskaber til løsning af forskellige drift og vedligeholdelsesopgaver.

Af indstillingen om udmøntning af vedligeholdelsesbudget 2006 (BR 116/06) fremgår bl.a., at Kultur- og Fritidsforvaltningen (Københavns Ejendomme) i visse geografiske områder agter at udbyde prioriterede vedligeholdelsesprojekter i et antal servicepartnerskaber eller rammeaftaler for 2006, hvor der samtidig gives option på opgaverne som prioriteres i 2007 og 2008 inden for de geografiske områder.

Københavns Ejendomme vurderer, at der er et stort rationale i - efter udbud - at indgå flerårige aftaler om driftspartnerskaber, ligesom det er Københavns Ejendommes vurdering, at større projekter, der omfatter mange opgaver, vil kunne håndteres mere smidigt og effektivt via driftspartnerskaber. Partnerskaber er en god samarbejdsform og en effektiv måde at opnå større værdi for de midler, der anvendes til udførelsen af forebyggende og genoprettende renoveringsarbejder på kommunens ejendomme.

Partnerskabsaftalerne udarbejdes som 3 årige aftaler med mulighed for forlængelse på 1 år. Partnerskaberne vil omfatte drifts- og vedligeholdelsesopgaver på alle kommunalt ejede ejendomme i de udvalgte bydele. Det vedligehold man får for pengene er afhjælpende og forebyggende vedligehold og en hel del genoprettende vedligehold registreret ved bygningssyn i vedligeholdelsesprogrammet Caretaker.

Udbudsformen gør, at det er muligt at arbejde tættere sammen om opgaverne, så akutte opkald minimeres væsentligt, der bliver mulighed for sæsonudjævning, da opgaver kan planlægges over en 3 årig periode samt tilrettelægges således, at man over den 3 årige periode får mest ud af pengene, f.eks. ved reduktion af stilladsomkostninger, transportomkostninger, storindkøb af materialer etc.

Derved vil vedligeholdelsesefterslæbet blive reduceret i distrikterne med op til 20 %.

Aftalernes økonomiske ramme vil, som udgangspunkt, udelukkende blive finansieret af vedligeholdelsesmidler afsat i Københavns Ejendomme. Decentrale midler – afsat i forvaltningerne eller hos brugerne af ejendommene - indgår kun som en option og vil kun indgå i partnerskabet, hvis brugerne af ejendomme ønsker at medvirke.

Tanken er, at partnerskabsmodellen udbredes til flere af kommunens distrikter over tid.

 

Hidtidige erfaringer med driftspartnerskaber

Erfaringerne fra et i 2003 etableret partnerskab på Østerbro har vist, at deltagerne i partnerskabet er blevet bedre til at samarbejde og til at tænke i helheder. Det tekniske personale på skoler og institutioner oplever at have større ansvar og indflydelse, ligesom de private håndværkere, der deltager i partnerskabet, også tager større ansvar for løsning af opgaverne.

Et af de overordnede mål med partnerskab Østerbro var at skabe mere vedligehold for de samme midler til rådighed. Der er ved midtvejsevaluering af partnerskabet dokumenteret 19 % mere planlagt vedligeholdelse for de samme midler afsat i den givne periode. Partnerskabet på Østerbro ophører med udgangen af 2006 med mulighed for forlængelse i 1 år.

 

Fakta om de omhandlede distrikter

Kultur- og Fritidsforvaltningen agter at etablere 2-4 partnerskaber i Vanløse og Brønshøj/Husum. Om der etableres 2 eller 4 partnerskaber vil konkret bero på en række praktiske hensyn, herunder antallet af ejendomme, antal involverede brugerrepræsentanter osv. De 2 distrikter er valgt, fordi der er færrest ejendomme og færrest m². Da udbudsformen fortsat er rimelig ny for Københavns Ejendomme, især i dette volumen, blev disse distrikter valgt.

Vanløse indeholder 43 kommunale ejendomme på tilsammen ca. 92.000 m². De årlige vedligeholdelsesmidler til Vanløse udgør ca. 10 mio. kr. af det samlede årlige grundbudget.

Brønshøj/Husum indeholder 49 kommunale ejendomme på tilsammen ca. 120.000 m². De årlige vedligeholdelsesmidler til Brønshøj/Husum udgør ca. 15 mio. kr. af det samlede årlige grundbudget.

Hensigten er at holde et samlet overblik over et distrikt.

Midlerne, der er afsat i grundbudgettet, er imidlertid ikke tilstrækkelige til at genoprette alle ejendommene i de to distrikter til færdigt niveau. Der kan derfor, i den udstrækning der i de kommende års budgetter bliver bevilget ekstra midler til genopretning af ejendomme, anvendes yderligere midler i distrikterne omfattet af partnerskaberne. De konkrete beløb der foreslås anvendt til driftspartnerskaberne, vil fremgå af den årlige indstilling om udmøntning af vedligeholdelsesbudgettet i Københavns Ejendomme.

Det vurderes, at der vil være renoveringsopgaver, der ikke skal være omfattet af partnerskaberne. Det vil typisk være meget store genopretningsprojekter på en ejendom eller større projekter, der udføres i samarbejde med Københavns Ejendommes afdeling for byggeri.

 

Proces

Partnerskaberne vil i KEjd blive organiseret som projekter. Der vil blive nedsat styregruppe, projektgruppe og arbejdsgrupper. Indgåelsen af partnerskaberne er en proces, som strækker sig over en længere periode. Erfaringen viser, at det kan tage op til et halvt år at finde sin kommende partner i et nyt partnerskab.

Vedligeholdelsesafdelingen i Københavns Ejendomme vil indledningsvis hyre en ekstern bygherrerådgiver til at bistå med processen og som kvalitetssikringsfunktion. Med udgangspunkt i annoncer i aviser m.m. vil interesserede blive indbudt til prækvalificering. Når vinderne blandt de prækvalificerede via konkrete udvælgelseskriterier og tildelingskriterier er fundet, vil der blive indledt forhandlinger, der resulterer i kontrakter med start 1. januar 2007.

Udbudene er omfattet af EU direktiv for Bygge- og Anlægssager. Prioritering af drift- og vedligeholdelsesopgaverne vil blive udført i partnerskabet med høring af fagforvaltningerne/bestillerenhederne og repræsentanter fra ejendommene. Der vil undervejs i partnerskabernes kontraktperiode blive gennemført en række evalueringer. Kontrakterne vil blive udformet, så muligheden for opsigelse kan ske.

Der vil i kontrakterne blive taget forbehold for Borgerrepræsentationens årlige budgetvedtagelse og årlige udmøntning af vedligeholdelsesbudgettet.

 

MILJØVURDERING

Sagen er omfattet af Kultur- og Fritidsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

Miljøvurderingen forholder sig til målsætningerne i Københavns Kommunes miljømæssige retningslinjer for bygge- og anlægsarbejder. 7 målsætninger er beskrevet i pjecen "Miljøorienteret byfornyelse og nybyggeri". Heri beskrives en række minimumskrav, anbefalinger og visioner som Københavns Ejendomme fra sin etablering arbejder på at indarbejde i alle vedligeholdelsesprojekter nu og fremadrettet.

Miljøorienteret byfornyelse og nybyggeris 7 områder med beskrevne målsætninger:

·        Miljøorienteret projektering

·        Vand

·        Varme

·        El/Gas

·        Affald

·        Materialer

·        Grønne områder

Minimumskrav vil blive opfyldt i forhold til vedligeholdelsesprojekterne. Ligesom

anbefalingerne imødekommes såfremt projekterne totaløkonomisk og inden for de økonomiske rammer samt et samlet helhedssyn kan bære anbefalingerne. Københavns Ejendomme tager således visionerne til efterretning.

Hvert enkelt vedligeholdelsesprojekt vil blive vurderet, om projektet kan forventes at have en energibesparende gevinst i form af et reduceret forbrug af vand, varme eller el.

 

 

ØKONOMI

Midler til udførelsen af drift- og vedligeholdelsesopgaverne omfattet af driftspartnerskaberne finansieres via det grundbudget til vedligeholdelse, der er afsat under Københavns Ejendomme 2007-2010. Udgifterne til driftspartnerskaberne afholdes således indenfor Københavns Ejendommes eksisterende budgetrammer.

Partnerskabsaftalerne vil betyde en binding af drifts- og vedligeholdelsesmidler for en periode på minimum 3 år med mulighed for forlængelse op til 1 år mere.

Med de nuværende budgetrammer udgør det under Københavns Ejendomme afsatte budget til vedligeholdelse ca. 200 mio. kr.. Det medfører, at ca. 12,5 % (Vanløse 5 % og Brønshøj/Husum 7,5 %) af Københavns Ejendommes grundbudget bliver placeret i driftspartnerskaberne de næste 3-4 år.

De årlige vedligeholdelsesmidler til Vanløse udgør ca. 10 mio. kr. af det samlede årlige grundbudget, mens de årlige vedligeholdelsesmidler til Brønshøj/Husum udgør ca. 15 mio. kr.

Ejendommene i distrikterne omhandler daginstitutioner, fritidshjem, klubber, skoler, idrætsanlæg, plejehjem, kulturhuse og administrationsejendomme m.v. (Se bilag).

Den budgetmæssige udmøntning af budgettet til driftspartnerskaberne vil ske som del af den samlede indstilling vedrørende udmøntning af Københavns Ejendommes vedligeholdelsesbudget i 2007 – 2010.

 

 

 

BILAG

1.       Liste over ejendomme i Vanløse

2.       Liste over ejendomme i Brønshøj/Husum

 

 

Carsten Haurum

/Karen Mosbech