Godkendelse af Kanonhallens budget for sæson 1999/2000

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 22. juni 2000

16. Godkendelse af Kanonhallens budget for sæson 1999/2000

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kanonhallens budget for sæson 1999/2000.

På grund af usikkerhed om finansieringen af et underskud på 1 mio. kr. har forvaltningen ikke kunnet godkende Kanonhallen budget for sæson 1999/2000. Efter afklaring af de usikre forhold omkring finansiering har forvaltningen anmodet Kanonhallen om, i samarbejde med teatrets revisor, at udarbejde nyt budget for sæson 1999/2000, likviditetsbudget for 2000, budget for 2. halvår 2000 samt budgetoverslag for 2001 – 2004, samt en vurdering af Kanonhallens soliditet.

Efter budgettet er der et underskud på 353.272 kr. i sæson 1999/2000, et underskud, der kan dækkes af Kanonhallens egenkapital. Underskuddet er nedbragt ved, at Kanonhallen har værdisat anskaffelserne i forbindelse med ombygning og indflytning til 646.153 kr., hvilket er accepteret af Kanonhallens revisor. Det medfører et udækket finansieringsbehov på ca. 600.000 kr., som Kanonhallen dog må antages at kunne finansiere med en kassekredit.

Budgetoverslagene for 2001 – 2004 indeholder en afskrivning af anskaffelserne.

På den baggrund indstilles det, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Kanonhallens budget for sæson 1999/2000.

På grund af et budgetteret underskud på 1 mio. kr. som følge af udgifter i forbindelse med ombygning og anskaffelser i forbindelse med indflytning i Kanonhallens nye lokaler, har forvaltningen ikke kunnet godkende Kanonhallens budget for sæson 1999/2000. Usikkerhed omkring finansieringen af udgifterne blev afklaret på udvalgets møde d. 12. december 1999, hvor udvalget bevilgede et tilskud på 0,2 mio. kr. til ombygningsudgifter. De resterende udgifter skulle herefter afholdes af Kanonhallen.

Ejendomsdrift har fremlagt et udkast til en ny lejekontrakt for Kanonhallen. Denne er ikke færdigforhandlet, men på et møde mellem Kulturudvikling og Kanonhallen d. 8. marts 2000 blev det aftalt med Kanonhallen, at der skulle udarbejdes et nyt budget for sæson 1999/2000, som tog udgangspunkt i den af Ejendomsdrift fremlagte lejeaftale. Kanonhallen oplyste, at teatret ikke kunne lave et balanceret budget på grund af de udækkede udgifter i forbindelse med ombygning og indflytning, men foreslog, at udgifterne blev afskrevet i perioden 2000 – 2004. For at opnå sikkerhed for Kanonhallens likviditet og soliditet anmodede forvaltningen Kanonhallen om, ud over et nyt budget for sæson 1999/2000, at udarbejde et budget for resten af 2000, samt budgetoverslag for 2001 – 2004, som indeholdt afskrivning af underskuddet. Kanonhallens fremtidige tilskud var ikke kendt på daværende tidspunkt, men forvaltningen anmodede Kanonhallen om at udarbejde budgetterne p&a ring; baggrund af det nuværende tilskud på 5,8 mio. kr. Endvidere skulle Kanonhallen, i samarbejde med teatrets revisor, lave et likviditetsbudget samt udarbejde en opgørelse over Kanonhallens aktiver. Budgettet skulle, som følge af det store underskud, forelægges udvalget til godkendelse.

Ved brev af 29. marts 2000 fremsendte Kanonhallen en erklæring fra revisor, hvoraf fremgår, at Kanonhallen hidtil har anvendt et meget forsigtigt regnskabsprincip, idet alle udgifter til anskaffelse af teknisk udstyr, edb mv. er afskrevet 100 % i anskaffelsesårene. Revisor kunne tilslutte sig Kanonhallens beslutning om, at anskaffelserne i forbindelse med indflytningen blev værdisat til 646.153 kr., og at dette beløb optages som aktiv i det kommende regnskab for sæson 1999/2000. Dermed blev Kanonhallens budgetterede underskud i sæson 1999/2000 nedbragt til 353.272 kr., et underskud, der kan dækkes af Kanonhallens egenkapital. Det medfører dog et udækket finansieringsbehov på ca. 600.000 kr., som Kanonhallen dog må antages at kunne finansiere med en kassekredit.

Kanonhallen fremsendte endvidere som aftalt budgetter. Budgetoverslagene for 2001 – 2004 var dog baserede på et tilskud på 6,1 mio. kr., og ikke det nuværende 5,8 mio. kr. som aftalt. Endvidere var der ikke budgetteret med afskrivning af de 646.153 kr. som aftalt. På den baggrund meddelte forvaltningen ved brev af 25. april 2000 Kanonhallen, at forvaltningen ikke kunne udarbejde en positiv indstilling til udvalget om godkendelse af budgettet, hvis budgetoverslagene ikke kunne sandsynliggøre, at afskrivning af ombygnings-/indflytningsudgifterne kunne finde sted i perioden. Ligeledes blev det meddelt Kanonhallen, at forvaltningen ikke kunne udbetale de resterende rater af tilskuddet til Kanonhallen, før budgettet var godkendt af udvalget.

Forvaltningen opfordrede Kanonhallen til at indsende nye budgetoverslag med præmisser som aftalt inden d. 15. maj 2000. Kanonhallen meddelte ved brev af 15. maj 2000, at man, da det fremtidige tilskud i mellemtiden var nedsat til 4,8 mio. kr., måtte udarbejde et nyt koncept for Kanonhallen, hvilket krævede en del overvejelser i ledelse og bestyrelse. Man så sig derfor ikke i stand til på den korte tid at udarbejde et traditionelt budget for de kommende 4 år.

Ved e-mail af 17. maj 2000 og telefonisk samtale d. 18. maj 2000 meddelte forvaltningen igen Kanonhallen, at der ikke kunne udbetales flere rater af tilskuddet før udvalget havde godkendt budgettet for sæson 1999/2000, samt at udvalget holdt sommerferie fra d. 22. juni til 10. august 2000.

Kanonhallen indsendte herefter d. 25. maj 2000 budgetoverslag for 2000 – 2004 med det af udvalget fastsatte tilskud på 4,8 mio. kr. samt afskrivning af ombygnings- /indflytningsudgifterne.

Da Kanonhallens revisor har sandsynliggjort Kanonhallens soliditet, og Kanonhallen har udarbejdet budgetoverslag med afskrivning af ombygnings- /indflytnings-udgifterne over de kommende 4 år, indstilles det, at udvalget godkender Kanonhallens budget for sæson 1999/2000, hvorefter kommende rater af tilskuddet kan udbetales til Kanonhallen. Udvalget gøres dog opmærksom på, at forvaltningen ikke har modtaget en virksomhedsplan for 2. halvår 2000. Virksomhedsplanen skulle have været forvaltningen i hænde 1. april 2000, og forvaltningen betragter det som en forudsætning for udbetaling af 4. rate af tilskuddet for år 2000, som forfalder d. 1. oktober 2000, at virksomhedsplanen er modtaget inden da.

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

1. Brev af 29. marts 2000 fra Kanonhallen med bilag

2. Brev af 25. april 2000 fra Kulturudvikling til Kanonhallen

3. Brev af 15. maj 2000 fra Kanonhallen

4. E-mail af 17. maj 2000 fra Kulturudvikling til Kanonhallen

5. Brev af 25. maj 2000 fra Kanonhallen med bilag

Ida Munk