Revision af aftalers varighed i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at tilskudsaftaler som udgangspunkt indgås for fire år ad gangen.
2. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at brugsaftaler som udgangspunkt indgås for ti år ad gangen.
3. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at driftsaftaler udgår og erstattes af tilskudsaftaler og brugsaftaler.
4. at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter vilkår for aftaler behandlet af Kultur- og Fritidsudvalget, men som endnu ikke er indgået.

Problemstilling

Lånebekendtgørelsen (Indenrigs- og Sundhedsministeriet) blev ændret med virkning fra 1. januar 2025. Med ændringen er Kultur- og Fritidsudvalget ikke længere bundet af Ankestyrelsens bestemmelser om varighed af aftaler og skal ikke indhente styrelsens samtykke til aftaler med varighed over tre år.

Kultur- og Fritidsudvalget skal derfor træffe beslutning om varigheden af aftaler fremover.

Løsning

Ad 1) Tilskudsaftaler

Forvaltningens tilskudsaftaler dækker over en stor variation af tilskud til kultur- og fritidsaktører, der både udmøntes af Borgerrepræsentationen i forbindelse med årlige budgetforhandler, og i Kultur- og Fritidsudvalget i behandlingen af f.eks. festivalpuljen og de disponible midler.

Som et overordnet princip foreslår forvaltningen, at tilskudsaftaler kan indgås for en periode på maksimalt fire år. Dette svarer til valgperioden for et udvalg og tidligere praksis for varighed af tilskud.

Kultur- og Fritidsudvalget skal herefter hvert fjerde år træffe beslutning om, hvorvidt der skal indgås nye aftaler og eventuelle individuelle vilkår. Forvaltningen vil inden aftalernes udløb kontakte tilskudsmodtagerne mhp. forhandling af nye aftaler.

Forvaltningen gør opmærksom på, at der er et mindre antal tilskud, som ikke har udløb, og hvor der ikke er regelmæssig politisk stillingtagen til videreførelse og/eller indholdsmæssige krav mv.. De er dermed givet på andre vilkår end størstedelen af forvaltningens tilskud, hvor aftalerne fornys politisk hvert 3-4 år, og der stilles krav til anvendelse, mål og aktiviteter.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget ønsker, at disse tilskud skal gives på samme vilkår som de øvrige tilskud i forvaltningen, forudsætter det, at Borgerrepræsentationen ifm. de årlige budgetforhandlinger skal godkende ændringer i tilskuddenes vilkår.

De berørte tilskud fremgår af bilag 1.

Ad 2) Brugsaftaler

Forvaltningen foreslår, at brugsaftaler som udgangspunkt indgås for 10 år ad gangen. Dette svarer til grænsen for hvornår lejeaftaler skal godkendes af Borgerrepræsentationen. Forvaltningen vurderer, at en periode på op til 10 år vil være en passende tidshorisont og gøre det muligt for aktøren at etablere sine aktiviteter, samt at foretage investeringer i lokalerne, deres vedligeholdelse og udstyr

Såfremt en tilskudsmodtager har sagligt økonomisk behov for brugsaftale med længere varighed, f.eks. i forbindelse med optagelse af lån eller krav i forbindelse med modtagelse fondsstøtte, kan Kultur- og Fritidsudvalget indstille, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning herom.

Brugsaftaler kan indgås med aktører med lovlige kommunale formål, hvor ejendom, lokaler eller areal stilles til rådighed for aktørens aktiviteter med lovlige kommunale formål.

Det kan f.eks. være arealer til spejdergrupper og klubhuse til fodboldklubber, teaterlokaler og lokaler til atelierpladser.

De brugsaftaler, der nu er indgået for en periode på tre år, vil i forbindelse med kommende revisioner blive indstillet til som udgangspunkt at få nye aftaler for 10 år.

Kultur- og Fritidsudvalget skal herefter hvert tiende år træffe beslutning om, hvorvidt der skal indgås nye aftaler og eventuelle individuelle vilkår. Forvaltningen vil inden aftalernes udløb kontakte tilskudsmodtagerne mhp. forhandling af nye aftaler.

Ad 3) Driftsaftaler

Driftsaftaler har hidtil været anvendt, når der både gives brugsret og tilskud til drift og aktiviteter.

Forvaltningen foreslår, at der ikke længere indgås driftsaftaler, men at de erstattes af to separate aftaler, hhv. brugsaftale for 10 år og tilskudsaftale med en varighed på fire år ad gangen.

Hensigten med at dele brugsret og tilskud er, at forvaltningen generelt vurderer, at der er behov for at revurdere aktørens konkrete aktiviteter, tilskuddets størrelse og formål oftere end 10 år.

Ad 4) Aftaler, der har været behandlet af Kultur- og Fritidsudvalget, men som endnu ikke er indgået.

Kultur- og Fritidsudvalget har i 2024 truffet beslutning om fornyelse af aftaler, der udløber i første halvår af 2025, samt behandlet ansøgninger om brugsret gældende fra 2025. Af udvalgets beslutning fremgik, at aftalerne ville blive indgået med en varighed på tre år, jf. lånebekendtgørelsens bestemmelser. Da kravet ikke længere er gældende, foreslår forvaltningen, at de aftaler, der endnu ikke er indgået, indgås jf. ad 1, 2 og 3. De berørte aftaler fremgår af bilag 2.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Forvaltningen arbejder videre på baggrund af udvalgets beslutning.

Mikkel Boje

                             /Mads Kamp Hansen