Bibliotekspakken - Kvartalsrapport for 3. kvartal 2017

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager Kvartalsrapport for Bibliotekspakken 3. kvartal 2017 til efterretning.

Problemstilling

Kultur- og Fritidsudvalget har efterspurgt en løbende orientering om udviklingen på bibliotekerne i forbindelse med implementeringen af bibliotekernes handlingsplan Styrk Borgerne. Kvartalsrapporten giver en status på konkrete aktiviteter det foregående kvartal og ser frem mod kommende aktiviteter.

Løsning

Det primære opmærksomhedspunkt i efteråret har været implementeringen af Det Fælles Bibliotekssystem. København er en af de sidste af landets kommuner, der har taget systemet i brug, da det har været vigtigt, at systemets funktionalitet har været solidt afprøvet først i andre kommuner. Herudover har der været usikkerhed omkring integrationen mellem det nye bibliotekssystem, bibliotekernes materialestyringssystem (IMS) og kommunens nye økonomisystem (Kvantum).

Fra den 6.-9. november blev det gamle bibliotekssystem lukket ned og biblioteksdata blev overført til det nye system. I perioden kunne borgere ikke låne, aflevere, bestille eller reservere bøger. Der blev derfor udsendt besked på sms og mail, informeret på hjemmeside, facebook og i biblioteksrummet, så færrest mulige borgere gik forgæves. Selve overgangsperioden forløb tilfredsstillende, og borgerne udviste generelt stor forståelse for situationen.

I perioden efter det nye system blev taget i brug, har bibliotekerne oplevet driftsforstyrrelser grundet udfordringer med integrationen mellem IMS og Det Fælles Bibliotekssystem, der har betydet, at materialerne ikke blev sorteret korrekt og derfor skulle håndteres flere gange. Det har primært været medarbejdere, og særligt interne specialistfunktioner som indkøb og logistik, der har oplevet udfordringer ved overgangen. Medarbejderne har imidlertid håndteret overgangen til det ny bibliotekssystem godt. Brugerne har i visse tilfælde kunne opleve længere ventetid på bestilte materialer end normalt.

Bibliotekerne har løbende været i kontakt med Systematic, som er leverandøren af Bibliotekssystemet, og Lyngsøe, som håndterer logistikken, med henblik på at få løst de driftsforstyrrelser, der er opstået. Bibliotekerne har desuden afsat ekstra mandskab til sorteringen i en periode for at undgå ophobning af materialer.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Nøgletalsrapport for 2. halvår 2017 og Kvartalsrapport for 4. kvartal forelægges Kultur- og Fritidsudvalget primo 2018.

Mette Touborg

                                       /Jakob Heide Petersen