Mødedato: 21.11.2013, kl. 16:00
Mødested: Rådhuset, 1. sal, værelse 87

Tillidsdagsordenen i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Se alle bilag

Kultur- og Fritidsudvalget forelægges forvaltningens styringsprincipper for den tillidsbaserede organisation og status for arbejdet med tillid.

Indstilling og beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 

  1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager styringsprincipperne for Kultur- og Fritidsforvaltningen som en tillidsbaseret organisation til efterretning 
  2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager en status, bestårende af resultaterne af tillidsdagsordenen i Kultur- og Fritidsforvaltningen og de næste fem skridt, til efterretning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. september 2013:

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at sagen optages på dagsordenen for mødet den 31. oktober 2013 med henblik på en nærmere drøftelse.


Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 31. oktober 2013:

Punktet blev ved mødets start udsat til den 21. november 2013.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte den 23. maj 2013 Kodeks for tillid i Københavns Kommune. Kodekset skal vejlede det politiske og det øverste embedsniveau ift. styring og ledelse i et tillidsperspektiv.

Borgerrepræsentationen besluttede samtidig, at fagudvalgene skal drøfte, hvordan tillidsdagsordenen forankres i forvaltningerne. Det sker med denne indstilling.

Løsning

Tillid er sat på dagsordenen i Københavns Kommune i forbindelse med budget 2012 og budget 2013. Udgangspunktet er, at unødvendig kontrol og regler skal erstattes med tillid. Det skal give mere tid til kerneopgaven og styrke institutionernes handlerum tæt på borgerne.

I Kultur- og Fritidsforvaltningen har tillid været på dagsordenen i mange år med en målsætning om:  

  1. At skabe rum til mere og bedre ledelse
  2. At skabe mest mulig rum til udvikling og løsning af kerneopgaverne i institutionerne 
  3. At få mest muligt for pengene

Med det afsæt har Kultur- og Fritidsforvaltningen gennemført organisationsændringer, hvor ressourcer og ansvar er lagt ud til kultur- og fritidsinstitutionerne, mens de tekniske/administrative opgaver er samlet centralt.

Fra tillidsbaseret ledelse til den tillidsbaserede organisation 
I Kultur- og Fritidsforvaltningen har tillidsdagsordenen udviklet sig fra et fokus på tilidsbaseret ledelse til at se hele forvaltningen som en tillidsbaseret organisation. Det skyldes, at de positive effekter af tillid først udfoldes fuldt ud, når den findes i alle relationer.

Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder derfor med en såkaldt 'tillidstrekant' mellem politikere, forvaltning og borgere. Det betyder,

  1. at politikerne har tillid til, at forvaltningen med enkelte og klare politiske retningsangivelser udfører arbejdet uden unødig kontrol. 
  2. at der internt i forvaltningen er tillid til, at de enkelte afdelinger, institutioner og medarbejdere fagligt løfter opgaverne uden bureaukratisk afrapportering
  3. at borgerne inviteres indenfor i løsningen af udfordringerne på kultur- og fritidsområdet

Styringsprincipper og ledelsesværdier
Den tillidsbaserede organisation bygger på fem styringsprincipper og fire ledelsesværdier.
De fem styringsprincipper er:

  1. Faglighed decentraliseres og de tekniske/administrative opgaver samles centralt
  2. Der rapporteres kun på afvigelser
  3. Det er tilladt at begå fejl
  4. Alle har pligt til at tage initiativet
  5. Institutionerne tager også ansvar for helheden 

Styringsprincipperne understreger sammenhængen mellem tillid og ansvar. Mens de tre første principper giver plads og ressourcer til at løfte kerneopgaven lokalt og til at udvikle tilbud til borgerne, understreger de to sidste det ansvar, der naturligt følger med tilliden. 

Inden for den ramme har lederne fire værdimæssige pejlemærker at handle ud fra. Disse fire ledelsesværdier er:  

  1. Visionær ledelse
  2. Tydelig ledelse
  3. Handlekraftig og dristig ledelse
  4. Anerkendende ledelse  

Styringsprincipperne og ledelsesværdierne fremgår også af bilag 1.

Det indstilles, at udvalget tager styringsprincipperne til efterretning.  

Resultater af den tillidsbaserede organisation
Kultur- og Fritidsudvalget fik senest forelagt en status på arbejdet med tillid i forvaltningen på mødet den 21. juni 2012 (2012-58214). Siden da har forvaltningen udarbejdet en oversigt over udvalgte resultater af den tillidsbaserede organisation. Oversigten dokumenterer, hvordan tillid har skabt mere kvalitet for de samme penge, givet plads til udvikling og innovation og øget den lokale forankring i perioden 2010 til 2013. Eksempler er:    

·       Kultur- og fritidsområdet har fået fat i den gennemsnitlige københavner. Brugerundersøgelsen fra 2012 viser, at brugersammensætningen på kultur- og fritidsinstitutionerne modsvarer befolkningssammensætningen i København på parametre som uddannelse, køn og alder.

 

·       Der er givet mere tid til kerneydelsen. Der er fra starten af 2010 til udgangen af 2011 sparet rundt regnet 10 årsværk på en reduktion af unødvendige regler og bureaukrati. Der er imidlertid i samme periode kommet nye regler til, svarende til omkring to årsværk.

 

·       Der er flere arrangementer på institutionerne. Antallet af arrangementer på institutionerne er steget. Stigningen ser ud til at fortsætte i 2013 og er sket sideløbende med, at budgetterne til institutionerne pr. københavner er faldet på grund af befolkningstilvæksten.

 

·       Der tages ansvar for helheden. Kultur- og Fritidsforvaltningen har i tre år foretaget én-pct. besparelser. Med forvaltningens fokus på tillid, er de konkrete besparelser udmøntet af de enkelte institutioner, så beslutningen tages så tæt på borgerne som muligt.

 

·        Høj brugertilfredshed. Brugerundersøgelsen fra 2012 viser, at 94 pct. af brugerne af biblioteker, kulturhus og idrætsanlæg er tilfredse med institutionerne.

 

·       Institutionerne er blevet mere innovative. En række projekter og initiativer viser, at institutionerne har taget ansvaret på sig og udvikler relevante tilbud. Det gælder f.eks. mobile saunaer til byens badetilbud, Copenhagen Fablab, ubemandet adgang, intelligent materialestyring og tre ungsdomskulturhuse for et driftsbudget.

 

·       KEjd har fået nedbragt byggetiden. Byggeri af daginstitutioner er gået fra 33-53 måneder til i størrelsesordenen 31 måneder


De fem næste skridt for den tillidsbaserede organisation
Udviklingen af Kultur- og Fritidsforvaltningen som en tillidsbaseret organisation er sket løbende over en årrække. Sideløbende er rummet for, hvad der meningsfyldt kan håndteres med tillid, vokset.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udpeget de fem næste skridt for den tillidsbaserede organisation:

1.     Tilliden helt ud til medarbejderne. Trivselsundersøgelsen fra 2013 viste, at tilliden ikke nødvendigvis strækker sig helt ud til den enkelte medarbejder. Forvaltningen har derfor igangsat et forløb med fokus på den tillidsbaserede organisation. 

 

2.     Større inddragelse af brugere, frivillige og andre samarbejdspartnere. En række realiserede projekter og initiativer viser potentialet i at samarbejde med frivillige og inddrage brugere, erhvervsliv, organisationer og andre samarbejdspartnere. Forvaltningen vil arbejde videre med at udnytte mulighederne fremover. 

 

3.     Fjerne organisatoriske barriere. Det kræver ressourcer at løfte det ansvar, der følger med tilliden. Forvaltningen vil fremadrettet arbejde videre med at finde den rette volumen for institutionerne. Det gælder særligt på museumsområdet, hvor der endnu ikke er foretaget organisatoriske sammenlægninger. 

 

4.     Samarbejde på tværs og helhedssyn. Frisættelsen af institutionerne har givet hver enkelt institution større handlekraft. Der er imidlertid også fremadrettet brug for at videreudvikle det faglige samarbejde på tværs af institutionerne og sikre et helhedssyn på kommunen i de lokale løsninger. 

 

5.     Styringsdata uden bureaukrati. Måling er ikke kun kontrol. Det er også et afgørende vidensgrundlag for at træffe de rigtige beslutninger. Forvaltningen vil derfor arbejde videre med at sikre den nødvendige viden om brugerne og københavnernes ønsker og gøre den let tilgængelig for lederne i forvaltningen.   


Det indstilles, at udvalget tager resultaterne af den tillidsbaserede organisation og de næste fem skridt til efterretning.

Resultaterne og de næste fem skridt for den tillidsbaserede organisation beskrives nærmere i bilag 2 og 3.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen fortsætter arbejdet med at udvikle den tillidsbaserede organisation ud fra de beskrevne styringsprincipper og de nævnte fem næste skridt.
Carsten Haurum 
                                                /Merete Evers Dewilde

Beslutning

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21. november 2013:

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede i forbindelse med godkendelsen af dagsordenen at udsætte sagens behandling.
Til top