Ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt forslag til hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokoller (Udsat sag KFU 343/2000)

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 21. september 2000

2. Ansattes adgang til at overvære møder i Kultur- og Fritidsudvalget samt forslag til hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokoller (Udsat sag KFU 343/2000)

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender at nærværende indstilling tillige med Kultur- og Fritidsudvalgets beslutningsprotokol sendes til Økonomiforvaltningen, Borgerrepræsentationens Sekretariat, som besvarelse af skrivelse af 6. juni 2000 fra Borgerrepræsentationens Sekretariat om Indenrigsministeriets udtalelse vedrørende kommunalt ansattes adgang til at overvære møder i Københavns Kommunes Familie- og Arbejdsmarkedsudvalg

at Kultur- og Fritidsudvalget meddeler en generel tilladelse til at Kultur- og Fritidsfovaltningens direktion - i det omfang direktionen har en tjenstlig tilknytning til alle de sager, der behandles på udvalgsmøderne - overværer udvalgsmøderne, medmindre Kultur- og Fritidsudvalget bestemmer andet og at denne generelle tilladelse indarbejdes i udvalgets forretningsorden

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at de i sagsbeskrivelsen beskrevne forslag til ændringer i forbindelse med udvalgets sekretariatsbetjening implementeres snarest muligt, med henblik på en hurtigere publicering af beslutningsprotokollen, og at den beskrevne ordning evalueres senest efter ½ år

at forretningsorden for Kultur- og Fritidsudvalget i konsekvens af ovenstående indstillingspunkter ændres som det fremgår af sagsbeskrivelsen.

Udvalget besluttede ved mødets start at udsætte sagen til udvalgets møde den 14. september 2000.

Til punktet havde forvaltningen udsendt følgende til udvalgets medlemmer før mødet:

• Notat af 13. september 2000 fra forvaltningen om ansattes overværelse af møderne i de stående udvalg og Økonomiudvalget.

Udvalget udsatte sagen til endelig afgørelse på udvalgets møde den 21. september 2000, hvor sagen optages først på dagsordenen.

Indstillingens første "at-punkt" blev tiltrådt.

Der blev begæret afstemning om følgende af H. Thustrup Hansen fremsatte ændringsforslag til andet "at-punkt" og tredje "at-punkt":

"at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter, at følgende personer overværer udvalgsmøderne:

Kultur- og Fritidsforvaltningens administrerende direktør som sekretær for udvalget.

Udvalgets protokolførerfunktioner varetages af sekretariatet, hvorfor sekretariatschefen og en sekretariatsmedarbejder overværer udvalgets møder. Mindst én af disse personer skal have en juridisk baggrund.

Herudover meddeler udvalget generel tilladelse til at yderligere ét medlem af Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion overværer udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet."

Et flertal (Finn Rudaizky, Mona Heiberg, Karin Storgaard, H. Thustrup Hansen, Helle Sjelle, Leslie Arentoft og Bo Hindkjær Pedersen) stemte for ændringsforslaget.

Et mindretal (Martin Günter og Jens Kjær Christensen) stemte imod ændringsforslaget.

Kaja Jacobsen undlod at stemme.

Ændringsforslaget blev dermed tiltrådt.

Udvalget besluttede samtidig ikke at tiltræde det i tredje "at-punkt" beskrevne forslag til hurtigere publicering af beslutningsprotokollen.

For så vidt angår indstillingens fjerde "at-punkt" besluttede udvalget at oversende forslaget om ændring af § 12 i udvalgets forretningsorden til 2. behandling i udvalget med følgende af Martin Günter fremsatte ændringsforslag: I næstsidste afsnit ("I det omfang……tjeneste overvære mødet") ændres ordet "mødet" til "en sags behandling".

Endvidere blev forvaltningen bemyndiget til at udarbejde et ændringsforslag i overensstemmelse med den af udvalget på mødet trufne beslutning til forelæggelse for udvalget på mødet den 12. oktober 2000.

Økonomiforvaltningen, Borgerrepræsentationens Sekretariat, har ved skrivelse af 6. juni 2000 anmodet de stående udvalg og Økonomiudvalget om at vurdere, om Indenrigsministeriets udtalelse af 16. maj 2000 om de ansattes tilstedeværelse under udvalgenes møder giver anledning til ændringer af udvalgenes gældende regler eller praksis, herunder om ministeriets udtalelse giver anledning til ændring i de gældende forretningsordener. Forslag til udtalelse fra Kultur- og Fritidsudvalget er indeholdt i sagsbeskrivelsen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget giver en generel tilladelse til at Kultur- og Fritidsforvaltningens direktion overværer udvalgsmøderne.

Endvidere indeholder indstillingen et forslag om en hurtigere publicering af udvalgets beslutningsprotokol, ved anvendelse af det elektroniske Møde-/dagsordenssystem under udvalgsmøderne.

Endelig indeholder indstillingen forslag til ændring af Kultur- og Fritidsudvalgets forretningsorden, som konsekvens af de ovenstående forslag til ændringer.