Høringssvar om fælles ejendomsdrift

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til høringssvar om fælles ejendomsdrift.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tiltræder nærværende indstilling som høringssvar til Økonomiudvalget om fælles ejendomsdrift i Københavns Kommune.

Økonomiudvalget besluttede den 10. juni 2014 at sende indstilling om oprettelse af en fælles ejendomsdriftsenhed i Københavns Kommune i høring i de stående udvalg.

Overordnede bemærkninger
Kultur- og Fritidsforvaltningen er overordnet enig i, at en fælles ejendomsdriftsenhed kan give mulighed for både bedre drift og lavere omkostninger. I forhold til det konkrete forslag fra Københavns Ejendomme finder Kultur- og Fritidsforvaltningen imidlertid, at der ikke i fornødent omfang bygges videre på de erfaringer, Københavns Kommune har høstet ved oprettelsen af koncernenheder.

Kultur- og Fritidsforvaltningens væsentligste anke er, at forslaget fastlåser økonomien, men ikke fastlægger et serviceniveau. For så vidt angår Kultur- og Fritidsområdet er nogle kvalitetsniveauer og services godt beskrevet, mens andre områder er karakteriseret ved, at der bliver udført de opgaver, der er ressourcer til, efter den lokale leders beslutning. Omstillingsprocessen mod centralt fastlagte og definerede kvalitetsniveauer kræver en massiv formidlings- og drøftelsesindsats med de nuværende brugere af idrætsanlæg og kulturinstitutioner. Denne dialog finder bedst sted i fagforvaltningen. 
Dette taler for, at der alene træffes principbeslutning om at etablere enheden, f.eks. til start i 2018, og herefter give fagforvaltningerne mulighed for at definere og effektivisere egne områder mhp. at overdrage ejendomsdriftsopgaven på det kvalitetsniveau, den på tidspunkt er defineret til, og med den økonomi der på det tidspunkt er afsat hertil.

I forhold til Københavns Ejendommes forslag skal det derudover bemærkes, at effektiviseringsforudsætningerne er lave og implementeringsomkostningerne betydelige. Kultur- og Fritidsforvaltningen kan ikke anbefale at en så stor organisatorisk ændring igangsættes for en så lille effektivisering.  
Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderer, at potentialet ved ejendomsdrift er langt større, end forslaget fra Københavns Ejendomme lægger op til.

Konkrete bemærkninger
Såfremt det besluttes at arbejde videre med forslaget i sin nuværende form, har Kultur- og Fritidsforvaltningen følgende bemærkninger.

Sammenhæng med kerneopgaven
Ejendomsdrift har en tæt sammenhæng med kerneydelsen på kultur- og fritidsområdet, herunder driften af hallerne, receptionsfunktionen på kulturhusene osv. Det er væsentligt at der udarbejdes nogle kvalitetsstandarder, der imødekommer de lokale institutioners behov på samme måde som i dag. Det kan betyde, at man set ud fra et ejendomsfagligt synspunkt får en mere omkostningsfuld drift. Dette gælder i særlig grad indvendigt vedligehold, hvor der er brug for en tæt sammemkobling mellem vedligehold og institutionens drift, så vedligeholdelsesopgaver udføres på tidspunkter, der passer i institutionernes daglige drift. Dette taler igen for at kvaliteten beskrives og defineres i fagforvaltningen inden overdragelsen.

Nye snitflader
Forslaget indebærer, at der overgives ejendomsdriftsopgaver fra hele Kultur- og Fritidsforvaltningens område. Undtagelsen er idrætsområdet, som evt. kan overgå senere. Erfaringerne viser imidlertid, at det i forvejen er vanskeligt at udskille opgaver, der i dag ligger samlet, når det i praksis er én personkreds, der opfører alle opgaver.

Terræn/udendørsarealer
Forslaget indebærer, at de grønne arealer senere kan overføres til ejendomsenheden. Både Kultur- og Fritidsforvaltningen og Teknik- og Miljøforvaltningen har i dag drift af udendørsarealer på idrætsanlæg og i parker. Forvaltningen anbefaler, at disse forvaltninger analyserer muligheder for øget samdrift mellem disse enheder.

Tillidsbaseret aftalekoncept
Erfaringerne fra hidtidige koncernprojekter viser endvidere, at det er væsentligt at have klare snitflader mellem koncernenheden og fagforvaltningerne, men endnu mere væsentligt at se fagforvaltningerne som kunder, der skal serviceres, og at incitamentsmodellerne mellem enhederne indrettes herefter. I modsat fald bruges der store administrative ressourcer på opkrævning, afregning og opfølgning på Ejendomsdriftsområdet. I den forbindelse bemærkes det, at forslaget indebærer at der overføres ledelsesårsværk til Københavns Ejendomme. Det vil imidlertid stadig være de lokale ledere i Kultur- og Fritidsforvaltningen, der skal møde og servicere brugerne. De opfølgningsopgaver, der således bliver tilbage i fagforvaltningen, ses ikke at være indregnet i businesscasen.

Indstillingen har ikke selvstændig økonomisk betydning.

Hvis ejendomsdriftsenheden implementeres i den af Københavns Ejendomme foreslåede model, vil Kultur- og Fritidsforvaltningen skulle overføre ca. 51 mio. kr. og 39 årsværk permanent – heraf 3 centrale årsværk. Årsværk overføres efter standardopgørelser + overhead som er opgjort til 130.000 kr. pr. centralt årsværk og 31.000 kr. pr. decentralt årsværk. Den samlede overførsel af lønsum og overhead er i alt ca. 17 mio. kr.

KEjd har medtaget 1,9 mio. kr. vedr. indkøb af ekstern bistand til indvendig vedligeholdelse på idrætsområdet. KFF mener, de bør tages ud, fordi det er vedtaget, at idrætsanlæggenes driftsudgifter ikke skal med i 1. fase. Der indgår 8,4 årsværk vedr. idrætsområdet  i KEjds opgørelse over årsværk der skal overflyttes til KEjd. KFF mener, at disse bør tages ud, fordi det er vedtaget, at idrætsanlæggenes driftsudgifter ikke skal med i 1. fase.

Københavns Ejendomme har tilkendegivet at man forholder sig positivt til tilpasningen af ressourceforbruget på idrætsområdet og vil tilrette materialet.

Forvaltningen vil i 2017 få en forvaltningsspecifik besparelse på 0,4 mio. kr. stigende til knap 2 mio. kr. i 2019.

Høringssvar afgives til Økonomiudvalget.


Carsten Haurum
                                                                                                        /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21. august 2014:

Indstillingen blev godkendt.

Peter Thiele ønskede følgende tilført beslutningsprotokollen:
"SF kan ikke støtte forvaltningens vurdering af, at potentialet ved fælles ejendomsdrift er langt større end Københavns Ejendomme vurderer."