Kultur- ogFritidsudvalget

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde torsdag den 21. august 2003

15.      Svarpå revisionsprotokollat nr. 23/2002 om revision af Kultur- og Fritidsudvalgetsårsregnskab for 2002

(KFU 213/2003)

INDSTILLING OGBESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- ogFritidsudvalget godkender svar til Revisionsdirektoratet på årsprotokollat 2002som det fremgår af bilag 2.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21.august 2003

Indstillingen blev tiltrådt.

Udvalget anmodede om, at der om ca. ½ år optages etdagsordenspunkt, hvori der redegøres for implementeringen af de handlinger, deriværksættes på baggrund af bemærkningerne i protokollatet.

RESUME

Revisionsprotokollatnr. 23/2002 om revision af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2002 harfølgende indhold:

Afsnit 1 er engenerel indledning. Den udførte revision og konklusionerne heraf fremgår afafsnit 2. Afsnit 3 indeholder andre opgaver, Revisionsdirektoratet har udførtherunder et underafsnit om revisionen af Byens Huse i første halvår af 2002, altsåumiddelbart inden Byens Huse kommunaliseredes. Afsnit 4 omtaler den regnskabskvalitetsundersøgelse,Økonomiforvaltningen sammen med kommunens øvrige forvaltninger gennemførte i2002. Endelig fremgår det af afsnit 5, at Kultur- og Fritidsforvaltningen harafgivet den såkaldte ledelseserklæring.

Forslag tilbesvarelse for Kultur- og Fritidsudvalget omhandler følgende punkter:

2.1Økonomistyringssystemer, der omhandler eksempler på, at fakturaer er betalt 2gange, og at det i den forbindelse ikke altid er Kultur- og Fritidsforvaltningen,men leverandøren, der tager initiativ til tilbagebetalingen. Initiativer tilimødegåelse af lignende situationer tages.

2.4 Varekøbog tjenesteydelser, hvor Revisionsdirektoratet på baggrund af en undersøgelseaf indkøbsområdet i Bibliotekerne anbefaler, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelserfor indkøbsområdet. Forretningsgangsbeskrivelse for indkøbsområdet dækkendehele forvaltningen er efter svaret under udarbejdelse og forventes færdiggjortog distribueret i det tidlige efterår 2003.

2.6 Status ogeventualforpligtelser, der indeholder flere selvstændige emner:

·       Der er i forvaltningens regnskabsforklaringerikke redegjort for, hvorfor der ikke er overensstemmelse mellem den finansiellestatus ultimo 2001 og primo 2002. Svaret henviser til en fælles forklaring ikommunens regnskab, der dækker alle forvaltninger.

·       Enkelteaf de modtagne statusspecifikationer opfylder ikke de formelle oplysningskrav.Kravene indskærpes over for de områder i forvaltningen, der bidrager medstatusspecifikationer.

·       Henstillingom fremsendelse af få manglende specifikationer af statuskonti og enkeltespørgsmål til allerede afleverede. Der svares på forholdene enkeltvis. For en enkeltkontos vedkommende kan der blive tale om udpostering, da forholdet stammertilbage fra KØR's opstart.

·       Revisionsdirektoratethar bemærket, at Kultur- og Fritidsforvaltningens kontering og afstemning afregistreret moms ikke administreres i overensstemmelse med de vejledenderetningslinier fra Økonomiforvaltningen. Af besvarelsen fremgår, atKØR-retningsliner efterfølgende er distribueret og taget i anvendelse.

2.7 Kasse- ogbeholdningseftersyn. Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvilke tiltag forvaltningenagter at iværksætte for at nedbringe de forholdsvis mange bemærkninger til kasseeftersynene.Efter svaret indskærpes det overfor de ansvarlige ledere, at arbejdsopgavenomkring kasserne skal opprioriteres.

2.8Bevillingskontrol. Det konstateres med tilfredshed, at gennemgangen af forvaltningensregnskabsforklaringer ikke har givet Revisionsdirektoratet anledning til væsentligebemærkninger.

3.2Byens Huse. Den omtalte revision omhandler alene første halvår af 2002, altsåperioden før Byens Huse blev kommunaliseret, og giver derfor ikke Kultur- og Fritidsforvaltningenanledning til bemærkninger.

4.1Udviklingen i kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning. Revisionsprotokollatetomtaler de målsatte aktiviteter, Kultur- og Fritidsforvaltningen har opstilleti tilknytning til den undersøgelse af kommunens regnskabskvalitet, der blevgennemført i 2002. Af besvarelsen fremgår det, at processen skrider planmæssigtfrem. Der er i 2003 en større besøgsrunde i gang, hvor Økonomi og IT besøgerudvalgte institutioner under forvaltningen med henblik på at identificereegnede økonomistyringsp arametre og forbedre vejledningen af forvaltningensenheder.