Svar på revisionsprotokollat nr. 23/2002 om revision af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2002
Svar på revisionsprotokollat nr. 23/2002 om revision af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2002
Kultur- ogFritidsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 21. august 2003
15.
(KFU 213/2003)
INDSTILLING
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
at Kultur- ogFritidsudvalget godkender svar til Revisionsdirektoratet på årsprotokollat 2002som det fremgår af bilag 2.
RESUME
Revisionsprotokollatnr. 23/2002 om revision af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2002 harfølgende indhold:
Afsnit 1 er engenerel indledning. Den udførte revision og konklusionerne heraf fremgår afafsnit 2. Afsnit 3 indeholder andre opgaver, Revisionsdirektoratet har udførtherunder et underafsnit om revisionen af Byens Huse i første halvår af 2002, altsåumiddelbart inden Byens Huse kommunaliseredes. Afsnit 4 omtaler den regnskabskvalitetsundersøgelse,Økonomiforvaltningen sammen med kommunens øvrige forvaltninger gennemførte i2002. Endelig fremgår det af afsnit 5, at Kultur- og Fritidsforvaltningen harafgivet den såkaldte ledelseserklæring.
Forslag tilbesvarelse for Kultur- og Fritidsudvalget omhandler følgende punkter:
2.1Økonomistyringssystemer, der omhandler eksempler på, at fakturaer er betalt 2gange, og at det i den forbindelse ikke altid er Kultur- og Fritidsforvaltningen,men leverandøren, der tager initiativ til tilbagebetalingen. Initiativer tilimødegåelse af lignende situationer tages.
2.4 Varekøbog tjenesteydelser, hvor Revisionsdirektoratet på baggrund af en undersøgelseaf indkøbsområdet i Bibliotekerne anbefaler, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelserfor indkøbsområdet. Forretningsgangsbeskrivelse for indkøbsområdet dækkendehele forvaltningen er efter svaret under udarbejdelse og forventes færdiggjortog distribueret i det tidlige efterår 2003.
2.6 Status ogeventualforpligtelser, der indeholder flere selvstændige emner:
· Revisionsdirektoratethar bemærket, at Kultur- og Fritidsforvaltningens kontering og afstemning afregistreret moms ikke administreres i overensstemmelse med de vejledenderetningslinier fra Økonomiforvaltningen. Af besvarelsen fremgår, atKØR-retningsliner efterfølgende er distribueret og taget i anvendelse.
2.7 Kasse- ogbeholdningseftersyn. Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvilke tiltagforvaltningen agter at iværksætte for at nedbringe de forholdsvis mangebemærkninger til kasseeftersynene. Efter svaret indskærpes det overfor deansvarlige ledere, at arbejdsopgaven omkring kasserne skal opprioriteres.
2.8Bevillingskontrol. Det konstateres med tilfredshed, at gennemgangen af forvaltningensregnskabsforklaringer ikke har givet Revisionsdirektoratet anledning til væsentligebemærkninger.
3.2Byens Huse. Den omtalte revision omhandler alene første halvår af 2002, altsåperioden før Byens Huse blev kommunaliseret, og giver derfor ikke Kultur- og Fritidsforvaltningenanledning til bemærkninger.
4.1Udviklingen i kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning. Revisionsprotokollatetomtaler de målsatte aktiviteter, Kultur- og Fritidsforvaltningen har opstilleti tilknytning til den undersøgelse af kommunens regnskabskvalitet, der blevgennemført i 2002. Af besvarelsen fremgår det, at processen skrider planmæssigtfrem. Der er i 2003 en større besøgsrunde i gang, hvor Økonomi og IT besøgerudvalgte institutioner under forvaltningen med henblik på at identificere egnedeøkonomistyringsparametre og forbedre vejledningen af forvaltningens enheder.
SAGSBESKRIVELSE
Revisionsdirektoratethar den 21. juli 2003 til Kultur- og Fritidsudvalget fremsendt revisionsprotokollatnr. 23/2002 om revision af årsregnskabet for 2002.
Protokollatet skal ihenhold til revisionsvedtægten besvares af udvalget snarest og senest 4 ugerefter modtagelsen.
Protokollatet ervedlagt som bilag 1.
Forslag tilbesvarelse fremgår af bilag 2.
Hovedindholdet afprotokollatet og tilhørende svar er følgende:
Afsnit 1 er engenerel indledning. Den udførte revision og konklusionerne heraf fremgår afafsnit 2. Afsnit 3 indeholder andre opgaver, Revisionsdirektoratet har udførtherunder et underafsnit om revisionen af Byens Huse i første halvår af 2002, altsåumiddelbart inden Byens Huse kommunaliseredes. Afsnit 4 omtaler den regnskabskvalitetsundersøgelse,Økonomiforvaltningen sammen med kommunens øvrige forvaltninger gennemførte i2002. Endelig fremgår det af afsnit 5, at Kultur- og Fritidsforvaltningen harafgivet den såkaldte ledelseserklæring.
Forslag tilbesvarelse for Kultur- og Fritidsudvalget omhandler følgende punkter:
Revisionsdirektoratethar bemærket flere eksempler på, at en faktura er betalt 2 gange, og at det i denforbindelse ikke altid er Kultur- og Fritidsforvaltningen, men leverandøren,der tager initiativ til tilbagebetalingen.
Af svaret fremgår,at situationen opstår, når der ekstraordinært anvises penge på baggrund af en fakturakopi,og originalregningen efterfølgende fremkommer og også sendes til anvisning.Sådanne anvisninger standses normalt af systemet som følge af sammenfald affakturanummer, men sker det uheldige, at der er selv en mindre forskel på de 2indtastninger, er en maskinel sammenligning og frasortering umulig, og da erfejlfindingen overladt til de manuelle kontroller.
Bogholderietintensiverer dog bestræbelserne på at undgå disse dobbeltbetalinger.
Ad2.4 Varekøb og tjenesteydelser
EfterRevisionsdirektoratets opfattelse er det en mangel af en nøglekontrol i forbindelsemed indkøb, at Bibliotekerne ikke fuldt ud følger Københavns KommunesIndkøbshåndbog, når der foretages indkøb uden for det elektroniskeindkøbssystem i KØR2, idet der ikke fandtes skriftlige rekvisitioner somdokumentation for Bibliotekernes bestillinger.
Revisionsdirektoratetanbefaler at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelser for indkøbsområdet.
Kultur- ogFritidsforvaltningen erklærer sig enig i Revisionsdirektoratets anbefaling.Forretningsgangsbeskrivelse for indkøbsområdet dækkende hele forvaltningen erunder udarbejdelse og forventes færdiggjort og distribueret i det tidligeefterår 2003.
Der er iforvaltningens regnskabsforklaringer ikke redegjort for, hvorfor der ikke eroverensstemmelse mellem den finansielle status ultimo 2001 og primo 2002.
Afbesvarelsen fremgår, at der er tale om et bevidst fravalg, idet der i kommunensregnskab er indføjet en forklaring, der under ét dækker alle forvaltninger,idet uoverensstemmelsen er opstået i alle forvaltninger, der har modtagetfinansielle poster fra forsøgsbydelene.
Enkelte af de modtagne statusspecifikationer opfylder ikke de formelleoplysningskrav som foreskrevet i rammebilag om regnskab i årets løb.
Kraveneindskærpes over for de områder i forvaltningen, der bidrager med statusspecifikationer.
Revisionsdirektoratet henstiller, at manglendeafstemninger/specifikationer vedrørende kortfristede tilgodehavender i øvrigt,-455.330 kr. og kortfristet gæld i øvrigt, 2.104.217 kr. (ud af en samletbalancesum på 380,9 mio. kr.) snarest bliver udarbejdet.
Kultur-og Fritidsforvaltningen har ifølge besvarelsen identificeret de pågældendemangler. Specifikationerne vil snarest blive udarbejdet og sendt tilRevisionsdirektoratet.
Revisionsdirektoratetønsker oplyst, hvorpå afvikling af posterne på 3 navngivne konti beror.
Af besvarelsenfremgår, at der for en enkelt kontos vedkommende er tale om en ældre saldo, derkan henføres til KØR-opstarten, og at det kan komme på tale at udposteresaldoen.
Der gives svar for 3eksakte forhold under Ejendomsdrift, hvor 2 af forholdene er afhængig afhandling i andre forvaltninger og et enkelt forhold forudsætter aftale med endebitor om en afdragsordning.
Endelig omhandlersaldoen på en konto tidligere disponerede men ikke udbetalte tilskud tilforskellige kulturelle formål, der ifølge besvarelsen vil blive søgt konverterettil andre formål.
Revisionsdirektoratethar bemærket, at Kultur- og Fritidsforvaltningens kontering og afstemning afregistreret moms ikke administreres i overensstemmelse med de vejledenderetningslinier fra Økonomiforvaltningen. Momskonti i KØR bliver ikke udsalderet,når afregning med Told & Skat finder sted. Det opgjorte momstilsvar, deropgøres på grundlag af en rapport fra KØR, kan ikke umiddelbart afstemmes medmomskonti.
Af besvarelsenfremgår, at der nu foreligger anvendelige KØR-retningslinier, der herefter ertaget i brug.
Revisionsdirektoratetønsker oplyst, hvilke tiltag forvaltningen agter at iværksætte for at nedbringede forholdsvis mange bemærkninger til eftersynene.
Det fremgår afsvaret, at forvaltningen agter at sætte endnu flere ressourcer ind på øgetrådgivning og vejledning og indskærpe overfor de ansvarlige ledere, at arbejdsopgavenomkring kasserne skal opprioriteres.
Detkan med tilfredshed konstateres, at gennemgangen af regnskabsforklaringerneikke har givet Revisionsdirektoratet anledning til væsentlige bemærkninger.
Denomtalte revision omhandler alene første halvår af 2002, altså perioden før ByensHuse blev kommunaliseret. Husenes regnskaber for sidste halvår 2002 er omfattetaf Kultur- og Fritidsudvalgets almindelige regnskabsforklaringer. Punkt 3.2giver derfor ikke Kultur- og Fritidsforvaltningen anledning til bemærkninger.
Revisionsprotokollatetomtaler de målsatte aktiviteter, Kultur- og Fritidsforvaltningen har opstilleti tilknytning til den undersøgelse af kommunens regnskabskvalitet, der blevgennemført i 2002. Revisionsdirektoratet anmoder om en tilkendegivelse af, omde anførte aktiviteter er dækkende samt oplysning om status for arbejdet.
Afbesvarelsen fremgår for det første, at de anførte 8 punkter er dækkende, og dergives for det andet en status for arbejdet med de enkelte punkter.
Processenskrider planmæssigt frem. Der er i 2003 en større besøgsrunde i gang, hvorØkonomi og IT besøger udvalgte institutioner under forvaltningen med henblik påat identificere egnede økonomistyringsparametre og forbedre vejledningen af forvaltningensenheder.
MILJØVURDERING
Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser.
ØKONOMI
Indstillingenhar ingen selvstændig økonomisk virkning.
Ingen.
HØRING
Ingen.
BILAG
1. Revisionsprotokollatnr. 23/2002 om revision af Kultur- og Fritidsudvalgets årsregnskab for 2002.
2.
Carsten Haurum
/ Olga Brüniche-Olsen