B-sag: revisionsberetning 2016
Indstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,
- at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om Revisionsberetningen 2016 til efterretning.
- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender handleplanerne for den del af revisionsberetningen, som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Problemstilling
Som afslutning på revision af kommunens regnskab har kommunens eksterne revisor, Deloitte, den 1. juni 2017 afgivet revisionsberetning for 2016 vedrørende årsregnskabet.
Med revisionsberetningen giver kommunens eksterne revision sin vurdering af regnskabsaflæggelsen og det løbende arbejde med regnskabet. Kommunens eksterne revisor har godkendt regnskabet uden forbehold. Beretningen indeholder revisionens bemærkninger til regnskabet.
Kultur- og Fritidsudvalget skal orienteres om revisionsberetningen og dens bilag, jf. bilag 1-3.
Bilag 1 - Revisionsberetning for 2016 vedrørende årsregnskabet (hoveddokument)
Bilag 2 - Revisionsberetning for 2016 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter med tilhørende bilag 1-3
Bilag 3 - Revisionsberetning for 2016 vedrørende Byfornyelse og Københavns Kommune - notat opfølgning på cybersikkerhed og maturity
Samtidig skal Kultur- og Fritidsudvalget godkende handlingsplanerne for de bemærkninger, der vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Bilag 4 - KFFs otte handlingsplaner til revisionsberetningen.
Løsning
I forbindelse med Økonomiforvaltningens forberedelse til besvarelser på tiltag i revisionsberetningen skal Kultur- og Fritidsforvaltningen bidrage med forvaltningens iværksatte handlingsplaner til de revisionsbemærkninger, som vedrører Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Ved revisors gennemgang af bemærkningerne er der kritik til alle forvaltninger, nogle er videreførelse af tidligere års bemærkninger, hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen har orienteret og fået godkendt tidligere handlingsplaner af udvalget.
Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i forbindelse med overgangen til Kvantum 1. juni 2017 have øget fokus på sikker drift og handlingsplanerne vil evt. blive justeret i forhold til det nye økonomisystem.
Tabel 1 – Kort beskrivelse af KFF’s handlingsplaner til revisionsberetning 2016 (se uddybning i bilag 4)
|
|
Overskrift |
Kort beskrivelse af Revisionsbemærkning |
Kort beskrivelse af KFF’s handlingsplaner
|
|
1.1 |
Systemansvarlige for udbetalingssystemer |
Henstilles at der udarbejdes forretningsgange, foretages fornøden risikovurdering og at systemejere uddannes i overensstemmelse med de udarbejdede handlingsplaner |
Systemejeruddannelse, processen for risikovurdering og handlingsplaner er planlagt. I forbindelse med overgangen til Kvantum er en lang række forretningsgange blevet revideret og beskrevet. |
|
3.1 |
Balanceposter/intern kontrol af balanceposter |
Mange af kommunens konti er ikke logget og kategoriseret korrekt. |
Det fælles klargøringsspor og den aftalte tidsplan med KS følges i forhold til oprydning på balanceposter. |
|
3.2 |
Balanceposter/ Balancepost-afstemninger |
Henstilles at forvaltningernes interne kontrol skærpes, så det sikres at kommunens regnskab aflægges efter regnskabspraksis. |
Klargøringssporet følges også her. I forbindelse med overgangen til Kvantum forventer KFF at have sit statusnotat for åbningsbalancen klar til Intern Revision inden sommerferien. |
|
3.3 |
Balanceposter/ Periodiseringer - revisionsbemærkning |
Henstilles at reglerne vedrørende fakturapuljen efterleves. |
KFF vil følge reglerne som kommer med regnskabscirkulæret for regnskab 2017. KFF’s andel af fakturapuljen i 2016 var 97 fakturaer med et beløb på 2 mio. kr. i alt. |
|
4.5 |
Lønadministration/ Børneattester - revisionsbemærkning |
Manglende dokumentation for indhentelse af børneattester, for medarbejdere, som i arbejdet har mulighed for at få direkte kontakt til børn. |
KFF følger handlingsplanen, som KFU fik orientering om den 30. marts 2017. Der er som ønsket særligt fokus på processen. Bagudrettet sker det ved hjælp af robotteknologi, som forventes afsluttet 1. juli 2017. Fremadrettet bliver retningslinjerne skærpet for at sikre, at alle chefer til en hver tid kender forvaltningens retningslinjer. Ny procedure ved ansættelser skal sikre at KS ikke lukker en sag, før der er indhentet behørig dokumentation. |
|
4.6 |
Lønadministration/ Løndebitorer |
Henstilles at der sikres rettidig indberetning af personaleafgang. |
KFF følger de fælles obligatoriske forretningsgange og alle chefer og stedfortrædere bliver gjort bekendt med de anviste retningslinjer og gældende tidsfrister, som KS stiller til rådighed på opgaveportalen. |
|
5.1 |
Manglende refusionshjemtagelse |
Kritik af, at kommunen stadig ikke i tilstrækkeligt omfang sikre, at man opnår den lønrefusion, som kommunen er berettiget til. |
KFF har til stadighed fokus på, at sikre, at alle chefer og stedfortrædere er bekendt med og følger regler og frister for indberetning af berettigede refusioner. Samtidig holdes fokus på at hjælpe den enkelte medarbejder, til at bidrage med tilbagemelding til hjemkommune m.v. KFF ser frem til, at den nye proces iværksættes inden for de næste måneder. |
|
6.1 |
Indkøbsområdet/ Kommunens regler for indkøb |
Henstilles at kommunen overholder de gældende regler bl.a. i indkøbsprogrammet. |
KFF følger handlingsplanen, som er indmeldt til status på revisionsberetning 2015. Efter overgangen til Kvantum har KFF fokus rettet mod organiseringen af indkøbsområdet i forhold til brugerroller og at få kanaliseret alt indkøb igennem indkøbsmodulet. Det sker for at automatisere fakturahåndtering og øge aftaledækningen i KFF og dermed øge compliance på indkøb. |
I bilag 4 ses de otte opdaterede/nye handlingsplaner, som forvaltningen giver indmelding på.
Forvaltningen skal i år indmelde handlingsplanerne i en fast skabelon til Økonomiforvaltningen inden den 22. juni 2017. De samlede handlingsplaner bliver forelagt Økonomiudvalget den 15. august 2017, med forbehold for de enkelte fagudvalgs godkendelser.
Økonomi
Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser
Videre proces
Kultur- og Fritidsforvaltningen sender de godkendte handlingsplaner til Økonomiforvaltningen. Den samlede oversigt med handlingsplanerne forelægges Økonomiudvalget tirsdag den 15. august 2017 med forbehold for godkendelse i de enkelte fagudvalg.
Mette Touborg
/ Annegrete Vallgårda
Beslutning
Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21. juni 2017:
Punktet blev behandlet umiddelbart efter dagsordenens punkt 1 (Godkendelse af dagsorden).
Indstillingen blev godkendt.