Elektronisk adgang til kommunale lokaler

Redegørelse for adgang til kommunale lokaler via elektronisk adgangskontrol.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager til efterretning, at der fortsat arbejdes med adgang til skolelokaler for folkeoplysende foreninger via magnet-chip-kort, samt at adgang til biblioteker udbygges baseret på sundhedskortet.

Kultur- og Fritidsudvalget har den 7. april 2011 anmodet om en redegørelse om borgernes muligheder for at anvende sundhedskortet som adgangskort til både biblioteker og skoler.

 

Foreningernes adgang til skolerne sker i dag via magnetkort. Mens sundhedskortet giver adgang til biblioteker med elektronisk adgang.

Forvaltningens vurdering 

Adgangen for foreninger er baseret på hold og på, at adgangen er eksklusiv i den givne periode. Brug af sundhedskortet vil kræve engangsinvestering i anlæg og hardware, øgede løbende driftsudgifter og opfattes som en forringelse, da adgang kræver et personligt engangsfremmøde og adgangen herefter er personlig.

 

Da brug af sundhedskortet til foreninger vil være dyrere på både kort og lang sigt og opfattes som dårligere service, kan dette ikke anbefales.

Muligt alternativ

SMS-adgang

Der er muligt, at give adgang til de tildelte lokaler ved at sende en engangskode via SMS. Der er tale om et tilkøb til den eksisterende software, og til dette er der fremsat et budgetønske på 0,6 mio. kr. Mobiletelefoner er i dag så udbredte, at det vil være meget få der ikke har en, og ved holdaktiviteter vil det nærmest være utænkeligt, at der ikke er en modtager til en SMS-kode.

Baggrund
Kultur- og Fritidsforvaltningen udlåner ledige offentlige lokaler på idrætsanlæg, kulturhuse, skoler m.fl. De fleste af disse institutioner er bemandet, og der er derfor ikke særlige elektroniske adgangsordninger.

På skolerne har der de senere år fundet en udbygning sted med elektronisk adgangskontrol, som muliggør, at skolen er ubemandet.

 

Elektronisk adgang for foreninger er i dag baseret på hold. Det betyder, at et kort giver adgang til et bestemt anlæg i en bestemt periode.  Kortet kan anvendes af hele holdet og er ikke personafhængigt.

 

Omvendt kan alle lånere komme ind på et ubemandet bibliotek. Til gengæld er kortet personligt.

 

Skoler

Hardware

De installationer, der findes på 35 ud af 64 skoler, er metalbokse, hvortil der kræves et chipkort, der holdes op foran terminalen for at åbne døren. Terminalen er forsynet med tastatur, der giver mulighed for indtastning af en kode.

 

Software

Adgangen til lokalerne sker gennem det program (interbook), der tildeles lokaler i. Kultur- og Fritidsforvaltningen udsteder chipkort til de brugere, der får tider, og kortene giver herefter adgang til de pågældende lokaler i det tildelte tidsrum +/- 15 minutter.

 

Fordelene ved den eksisterende løsning er:

• at den ikke skal aflæse en magnetstribe, hvilket åbner for større mekanisk slid og hærværk
• at kortene kan genbruges fra år til år
• at kortadgangen kan styres fra samme system, som lokalerne administreres i
• at brugerne selv knytter eksisterende kort til nye ansøgninger om lokaler.

 Ulemperne ved den eksisterende løsning:

• at kortene er dyre
• at kortene bliver tabt
• at brugerne skal have endnu et kort med en kode.

 

Biblioteker

Der bliver elektronisk adgang til Ørestad Bibliotek. Denne adgang baserer sig på sundhedskort, som er koblet sammen med bibliotekssystemet. På bibliotekerne skal man møde fysisk op med sundhedskortet for at bruge det som lånerkort fremover.

 

KFF planlægger at udvide den elektroniske adgang til flere biblioteker.

Samtænkning af de to systemer

Med det eksisterende system er det muligt for foreningerne at håndtere brug af sundhedskortet. Men det vil kræve ændringer i såvel software som hardware. På hardwaresiden skal alle terminaler udskiftes, så de kan læse magnetstriben på kortet. Dette vurderes at koste op mod 2 mio. kr.

 

For at kunne bruge sit sundhedkort skal alle møde personligt op, så kortet kan genkendes af systemerne. Mistes et kort, vil dette skulle gentages med personens nye kort. Det vil være en gene for brugerne og medføre en betydelig administration.

 

De øgede driftsudgifter til administration, software og slitage/hærværk vurderes til 1,5 mio. kr. det første år og 0,5 mio. kr. de efterfølgende år.

 

Det vil alternativt være muligt at foretage overførsel af data mellem bibliotekssystem og lokalesystem, så allerede registrerede lånere ikke skal møde op og lade deres kort registrere på ny. Dette vurderes at koste 1 mio. kr. Driftsudgifterne vil være 0,5 mio. kr. årligt.

 

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

-

         Carsten Haurum                                                                  /Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 21. juni 2011:

Kultur- og Fritidsudvalget tog indstillingen til efterretning.

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at anvende 0,6 mio. kr. til etablering af den i indstillingen beskrevne SMS-adgang til foreninger på skoler; kassemæssig dækning anvises på konto 3.35.64.1.

Den elektroniske adgang til bibliotekerne baserer sig som beskrevet på sundhedskortet.