Åbne postlister på Københavns Kommunes hjemmeside
Åbne postlister på Københavns Kommunes hjemmeside
Kultur- og Fritidsudvalget
BESLUTNINGSPROTOKOL
fra ordinært møde torsdag den 20. september 2007
Afbud:
· Bjarne Fey (arbejdsmæssige årsager)
Susan Hedlund var indtrådt som midlertidigt medlem af Kultur- og Fritidsudvalget under Morten Westergaards fravær fra den 1. september 2007 og indtil 15. oktober 2007.
9. Åbne postlister på Københavns Kommunes hjemmeside(KFU 437/2007)
INDSTILLING OG BESLUTNING
Kultur- og Fritidsforvaltningen redegør for forsøg med åbne postlister på
intranettet og den planlagte offentliggørelse af forvaltningens åbne postlister
pr. 1. oktober 2007 på kommunens hjemmeside.
INDSTILLING OG Beslutning
|
Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, 1.
at Kultur- og Fritidsudvalget tager redegørelsen og den planlagte offentliggørelse af
forvaltningens åbne postlister pr. 1. oktober 2007 på kommunens hjemmeside
til efterretning. 2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager til efterretning, at forvaltningen indleder et samarbejde
med Økonomiforvaltningen med henblik på at indføre postlister for hele
kommunen. Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 20.
september 2007: Indstillingen blev godkendt – taget til efterretning. |
Problemstilling
Kultur- og Fritidsforvaltningen besluttede i sommeren 2006
at undersøge mulighederne for at indføre åbne postlister i Kultur- og
Fritidsforvaltningen.
Sideløbende hermed besluttede Borgerrepræsentationen den 1.
juni 2006 som led i "Plan for Åbenhed på Rådhuset" (BR 337/06) blandt andet, at
Økonomiforvaltningen skal undersøge de tekniske muligheder for udarbejdelse af
åbne postlister i Københavns Kommune samt undersøge, hvilke erfaringer andre
større kommuner har med åbne postlister. I forlængelse heraf forelagde
Økonomiforvaltningen en indstilling for Økonomiudvalget den 12. december 2006.
Økonomiudvalget drøftede i den forbindelse indførelsen af åbne postlister i
Københavns Kommune og besluttede, at der tages endelig beslutning herom ultimo
2007, når Kultur- og Fritidsforvaltningen har implementeret åbne postlister i
sommeren 2007.
Baggrunden
for at indføre åbne postlister er et generelt politisk ønske om øget åbenhed og
gennemsigtighed omkring byens styre og forvaltningens arbejde for derigennem at
medvirke til at styrke dialogen mellem borgere, forvaltning og politikere. En
åben postliste kan ses som en blandt flere muligheder, der giver offentligheden
mulighed for at følge med, i hvilke sager forvaltningen har under behandling.
Åbne postlister giver borgerne, pressen og det politiske bagland/græsrødder en
umiddelbar og nem mulighed for at følge med i, hvad der sker i kommunen og
dermed en lettere adgang til aktindsigt. Endvidere kan åbne postlister medvirke
til at skabe interesse for kommunens anliggender og øge tilliden til den
offentlige forvaltning generelt. Endelig vurderes det, at åbne postlister
desuden vil give en positiv intern nytteværdi i forvaltningen i form af bedre
kvalitet i sagsbehandlingen samt en større parathed overfor henvendelser fra
pressen.
Løsning
Datatilsynet
betragter åbne postlister som en del af den normale sagsbehandling, og mere end
en tredjedel af landets kommuner offentliggør allerede åbne postlister på
internettet, herunder Århus, Aalborg og Frederiksberg. Generelt har kommuner
med postlister positive erfaringer med den åbne postliste på internettet. Typisk
har der været mange positive reaktioner på åbenheden, specielt fra den lokale
presse. Det er erfaringen, at når de åbne postlister er teknisk og
organisatorisk kommet ind i gode rutiner, opleves det ikke som vanskeligt eller
særligt krævende.
Kultur- og Fritidsforvaltningens åbne postlister indeholder
i første omgang alene oplysninger om indgående post til forvaltningen, dvs.
breve og mails som sendes til forvaltningen. Oplysningerne trækkes dagligt fra
kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (eDoc). Det er den
enkelte sagsbehandler, der i forbindelse med journaliseringen af den indgående
post, tager stilling til, om et givent dokument skal med på postlisten eller
ej.
Postlister indeholder følgende oplysninger:
·
afsender
·
ansvarlig enhed i forvaltningen.
·
det indgåede dokuments titel
·
dokumentets nummer
·
titel på sagen, som dokumentet hører til.
På de åbne postlister vil der ikke figurere personfølsomme oplysninger eller
andre fortrolige oplysninger, ligesom selve dokumentet ikke kan
ses via
postlisten.
Ved
anmodninger om aktindsigt i dokumenter fra den åbne postliste foretager
forvaltningen en konkret vurdering af, om anmodningen om aktindsigten kan
imødekommes, uanset om et dokument har været på postlisten eller ej.
Forvaltningen har fra den 8. juni 2007 som et forsøg
publiceret forvaltningens postlister på intranettet med henblik på at indsamle
erfaringer og få rettet eventuelle fejl og problemer inden den planlagte
offentliggørelse af åbne postlister på internettet. Hver dag har forvaltningen
trukket en liste over gårsdagens indgående og journaliserede post og i den
forbindelse foretaget en kvalitetssikring af postlistens oplysninger blandt
andet for at sikre, at der ikke optræder personfølsomme og andre fortrolige
oplysninger på postlisten.
Det er forvaltningens opfattelse, at der siden forsøgets
start er sket en kvalitetsforbed-ring af oplysningerne på postlisten, og at
forvaltningen fra den 1. oktober 2007 kan offentliggøre forvaltningens
postlister på www.kk.dk. Forvaltningen vil fortsat foretage en daglig
gennemlæsning og kvalitetssikring af postlistens oplysninger inden
offentliggørelsen på internettet.
Forvaltningens åbne postlister vil komme til at ligge på
Kultur- og Fritidsforvaltningens egen side på www.kk.dk. I forbindelse med
offentliggørelsen pr. 1. oktober 2007 vil der blive lagt en "nyhed" herom på
www.kk.dk's forside.
Sammen med linket til de åbne postlister vil der ligge en
vejledning med information om, hvad den åbne postliste indeholder, og om
hvordan man søger om aktindsigt i de dokumenter, som er nævnt på postlisten.
Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i løbet af foråret 2008
evaluere offentliggørelsen af forvaltningens åbne postlister på www.kk.dk.
Forvaltningen vil i den forbindelse inddrage statistik over, hvor mange der
benytter siden med de åbne postlister, samt hvor mange anmodninger om
aktindsigt i dokumenter på postlisten, som forvaltningen modtager.
Økonomi
Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med
indførelsen af åbne postlister i Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Videre proces
Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens forventning, at
forvaltningens evaluering af åbne postlister vil kunne danne grundlag for en
indførelse af åbne postlister i samtlige kommunens forvaltninger. Kultur- og
Fritidsforvaltningen vil gå aktivt ind i det videre arbejde med henblik på
indførelse af åbne postlister i hele kommunen. Skal postlisterne være synlige,
er det vigtigt kommunen fremstår som en helhed, og at der er postlister fra
alle forvaltninger.
Det bemærkes i den forbindelse, at Økonomiforvaltningen i
forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning den 12. december 2006 om, at der
tages endelig beslutning om indførelse af åbne postlister i København Kommune,
når Kultur- og Fritidsforvaltningens har implementeret åbne postlister, vil
forelægge en indstilling for Økonomiudvalget herom.
Bilag
1. Eksempel på åben postliste
Carsten
Haurum
/