Mødedato: 20.09.2007, kl. 16:00

Åbne postlister på Københavns Kommunes hjemmeside

Se alle bilag

Åbne postlister på Københavns Kommunes hjemmeside

Kultur- og Fritidsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 20. september 2007

 

Fraværende

 

 

 

Sager til beslutning

 

9.      Åbne postlister på Københavns Kommunes hjemmeside(KFU 437/2007)

 

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen redegør for forsøg med åbne postlister på intranettet og den planlagte offentliggørelse af forvaltningens åbne postlister pr. 1. oktober 2007 på kommunens hjemmeside.

 

INDSTILLING OG Beslutning

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager redegørelsen og den planlagte offentliggørelse af forvaltningens åbne postlister pr. 1. oktober 2007 på kommunens hjemmeside til efterretning.

2. at Kultur- og Fritidsudvalget tager til efterretning, at forvaltningen indleder et samarbejde med Økonomiforvaltningen med henblik på at indføre postlister for hele kommunen.

 

 

Problemstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen besluttede i sommeren 2006 at undersøge mulighederne for at indføre åbne postlister i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

 

Sideløbende hermed besluttede Borgerrepræsentationen den 1. juni 2006 som led i "Plan for Åbenhed på Rådhuset" (BR 337/06) blandt andet, at Økonomiforvaltningen skal undersøge de tekniske muligheder for udarbejdelse af åbne postlister i Københavns Kommune samt undersøge, hvilke erfaringer andre større kommuner har med åbne postlister. I forlængelse heraf forelagde Økonomiforvaltningen en indstilling for Økonomiudvalget den 12. december 2006. Økonomiudvalget drøftede i den forbindelse indførelsen af åbne postlister i Københavns Kommune og besluttede, at der tages endelig beslutning herom ultimo 2007, når Kultur- og Fritidsforvaltningen har implementeret åbne postlister i sommeren 2007.

 

Baggrunden for at indføre åbne postlister er et generelt politisk ønske om øget åbenhed og gennemsigtighed omkring byens styre og forvaltningens arbejde for derigennem at medvirke til at styrke dialogen mellem borgere, forvaltning og politikere. En åben postliste kan ses som en blandt flere muligheder, der giver offentligheden mulighed for at følge med, i hvilke sager forvaltningen har under behandling. Åbne postlister giver borgerne, pressen og det politiske bagland/græsrødder en umiddelbar og nem mulighed for at følge med i, hvad der sker i kommunen og dermed en lettere adgang til aktindsigt. Endvidere kan åbne postlister medvirke til at skabe interesse for kommunens anliggender og øge tilliden til den offentlige forvaltning generelt. Endelig vurderes det, at åbne postlister desuden vil give en positiv intern nytteværdi i forvaltningen i form af bedre kvalitet i sagsbehandlingen samt en større parathed overfor henvendelser fra pressen.

 

Løsning

Datatilsynet betragter åbne postlister som en del af den normale sagsbehandling, og mere end en tredjedel af landets kommuner offentliggør allerede åbne postlister på internettet, herunder Århus, Aalborg og Frederiksberg. Generelt har kommuner med postlister positive erfaringer med den åbne postliste på internettet. Typisk har der været mange positive reaktioner på åbenheden, specielt fra den lokale presse. Det er erfaringen, at når de åbne postlister er teknisk og organisatorisk kommet ind i gode rutiner, opleves det ikke som vanskeligt eller særligt krævende.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningens åbne postlister indeholder i første omgang alene oplysninger om indgående post til forvaltningen, dvs. breve og mails som sendes til forvaltningen. Oplysningerne trækkes dagligt fra kommunens elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem (eDoc). Det er den enkelte sagsbehandler, der i forbindelse med journaliseringen af den indgående post, tager stilling til, om et givent dokument skal med på postlisten eller ej.

 

Postlister indeholder følgende oplysninger:

·        afsender

·        ansvarlig enhed i forvaltningen.

·        det indgåede dokuments titel

·        dokumentets nummer

·        titel på sagen, som dokumentet hører til.

På de åbne postlister vil der ikke figurere personfølsomme oplysninger eller andre fortrolige oplysninger, ligesom selve dokumentet ikke kan ses via postlisten.

Ved anmodninger om aktindsigt i dokumenter fra den åbne postliste foretager forvaltningen en konkret vurdering af, om anmodningen om aktindsigten kan imødekommes, uanset om et dokument har været på postlisten eller ej.

Forvaltningen har fra den 8. juni 2007 som et forsøg publiceret forvaltningens postlister på intranettet med henblik på at indsamle erfaringer og få rettet eventuelle fejl og problemer inden den planlagte offentliggørelse af åbne postlister på internettet. Hver dag har forvaltningen trukket en liste over gårsdagens indgående og journaliserede post og i den forbindelse foretaget en kvalitetssikring af postlistens oplysninger blandt andet for at sikre, at der ikke optræder personfølsomme og andre fortrolige oplysninger på postlisten.

 

Det er forvaltningens opfattelse, at der siden forsøgets start er sket en kvalitetsforbed-ring af oplysningerne på postlisten, og at forvaltningen fra den 1. oktober 2007 kan offentliggøre forvaltningens postlister på www.kk.dk. Forvaltningen vil fortsat foretage en daglig gennemlæsning og kvalitetssikring af postlistens oplysninger inden offentliggørelsen på internettet.

 

Forvaltningens åbne postlister vil komme til at ligge på Kultur- og Fritidsforvaltningens egen side på www.kk.dk. I forbindelse med offentliggørelsen pr. 1. oktober 2007 vil der blive lagt en "nyhed" herom på www.kk.dk's forside.

 

Sammen med linket til de åbne postlister vil der ligge en vejledning med information om, hvad den åbne postliste indeholder, og om hvordan man søger om aktindsigt i de dokumenter, som er nævnt på postlisten.

 

Kultur- og Fritidsforvaltningen vil i løbet af foråret 2008 evaluere offentliggørelsen af forvaltningens åbne postlister på www.kk.dk. Forvaltningen vil i den forbindelse inddrage statistik over, hvor mange der benytter siden med de åbne postlister, samt hvor mange anmodninger om aktindsigt i dokumenter på postlisten, som forvaltningen modtager.

 

Økonomi

Der er ingen økonomiske konsekvenser forbundet med indførelsen af åbne postlister i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

 

Videre proces

Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens forventning, at forvaltningens evaluering af åbne postlister vil kunne danne grundlag for en indførelse af åbne postlister i samtlige kommunens forvaltninger. Kultur- og Fritidsforvaltningen vil gå aktivt ind i det videre arbejde med henblik på indførelse af åbne postlister i hele kommunen. Skal postlisterne være synlige, er det vigtigt kommunen fremstår som en helhed, og at der er postlister fra alle forvaltninger.  

 

Det bemærkes i den forbindelse, at Økonomiforvaltningen i forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning den 12. december 2006 om, at der tages endelig beslutning om indførelse af åbne postlister i København Kommune, når Kultur- og Fritidsforvaltningens har implementeret åbne postlister, vil forelægge en indstilling for Økonomiudvalget herom.

 

Bilag

1. Eksempel på åben postliste

 

 

                                                                  Carsten Haurum              

                                                                                                             /Thomas Jakobsen

 

 


 

Bilag

Til top