Principper for brugs- og driftsaftaler

Kultur- og Fritidsudvalget skal tage stilling til principper for tilskud i brugs- og driftsaftaler på Kultur- og Fritidsudvalgets område.

Indstilling

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget godkender principper for brugs- og driftsaftaler på Kultur- og Fritidsforvaltningens område, som er i overensstemmelse med Københavns Kommunes forretningscirkulære for ydelse af tilskud
2. at Kultur- og Fritidsudvalget bemyndiger Kultur- og Fritidsforvaltningen til at opsige eller genforhandle brugs- og driftsaftaler med henblik på at leve op til de beskrevne principper

Problemstilling

Intern Revision afgav i 2017 en revisionsbemærkning, der pålægger Kultur- og Fritidsforvaltningen at leve op til tilskudsreglerne angivet i Københavns Kommunes forretningscirkulære for ydelse af tilskud samt Københavns Kommunes kasse- og regnskabsregulativ. Det fremgår af revisionsbemærkningen, at forvaltningen inden udgangen af 2019 i tre separate sager skal redegøre for konsekvenserne for tilskudsmodtagere med gamle eller manglende aftaler, når den nye praksis implementeres.

Kultur- og Fritidsudvalget godkendte indstillingen om bunkere den 5. december 2019. 

Principper for tilskud til fodboldklubber fremgår af separat sag på dagsordenen. 

For foreninger med brugs- og driftsaftaler vil der være en række konsekvenser som følge af forvaltningens afdækning af variationer på følgende områder:

1. Ulige og ugennemsigtige økonomiske vilkår. Der er forskel på, om brugere selv afholder ejendomsrelaterede udgifter eller får dem dækket af forvaltningen.
2. Intet udløb på tildeling af eksklusivret. Flere brugs- og driftsaftaler er indgået uden klare betingelser for bevaring af eksklusivret og uden udløbsdato.
3. Manglende retningslinjer for indtægter. En række brugere har egne indtægtsgivende aktiviteter i kommunale faciliteter.
4. Mangelfuldt aftalegrundlag. En række brugere har eksklusivret over ejendomme/lokaler/arealer uden en skriftlig aftale eller på baggrund af aftale med uklar hjemmel.
5. Konvertering af erhvervslejekontrakter. En række brugere har i dag erhvervslejekontrakter af ældre dato for kommunale ejendomme og arealer med utidssvarende leje og lejeforhold.

Løsning

For at sikre, at Kultur- og Fritidsforvaltningen lever op til forretningscirkulæret for tilskud om en ensartet tilskudsforvaltning med lige og gennemskuelige vilkår, er der behov for at fastlægge en række principper for brugs- og driftsaftaler.

Nye paradigmer for brugs- og driftsaftaler

Forvaltningen har udarbejdet nye paradigmer for brugs- og driftsaftaler, der benyttes, når der gives eksklusivret over ejendom/lokale/areal på baggrund af Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning herom. En brugsaftale giver en bruger eksklusiv råderet over faciliteten i den periode, aftalen løber.

Grundlaget for denne praksis følger den huslejemodel, som Borgerrepræsentationen vedtog i 2005, og som gør det muligt for Kultur- og Fritidsforvaltningen at indgå brugsaftale for ejendom/areal på baggrund af standardleje mellem Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID) og forvaltningen. Ved indgåelse af standardlejeaftaler budgetkompenseres forvaltningen for basislejen, men ikke for øvrige udgifter i forbindelse med lejemålet.

Konvertering af brugsaftaler uden konsekvenser for bruger

Brugsaftaler indgås, når bruger er helt eller delvist fritaget fra huslejebetaling og ikke modtager tilskud til drift. Driftsaftaler indgås, når bruger er helt eller delvist fritaget fra huslejebetaling og samtidig modtager tilskud til drift.

Forvaltningen har kortlagt en række brugs- og driftsaftaler og vurderer, at en del af dem kan konverteres til de nye paradigmer uden større konsekvenser for hverken bruger eller forvaltning. Konverteringen af disse aftaler er påbegyndt og fremgår af bilag 1, kolonne 6.

Konvertering af brugsaftaler, der medfører konsekvenser for bruger

Der er imidlertid en række aftaler, der ikke lever op til forretningscirkulæret for ydelse af tilskud, og som indeholder mere komplekse problemstillinger. Dette bevirker, at de ikke uden videre kan konverteres til de nye paradigmer, og at ændringerne kan resultere i økonomiske konsekvenser for brugerne eller forvaltningen. Aftalerne fremgår af bilag 1, kolonne 7.

Kultur- og Fritidsforvaltningen anbefaler, at alle gældende aftaler opsiges eller genforhandles med henblik på fuldt ud at leve op til Københavns Kommunes forretningscirkulære for ydelse af tilskud og de nedenfor beskrevne principper. Ligeledes anbefaler forvaltningen, at fremtidige aftaler indgås i overensstemmelse med principperne.

I de følgende gennemgås de enkelte principper.

1: Princip for fordeling af udgifter i brugs- og driftsaftaler

Kultur- og Fritidsforvaltningen afholder udgiften til basisleje, som forvaltningen budgetkompenseres for. Alle øvrige udgifter afholdes som udgangspunkt af bruger.

2: Princip for tildeling og bevaring af eksklusiv brugsret i brugs- og driftsaftaler

Alle aftaler løber som udgangspunkt fire år, hvorefter de genforhandles. Dette sikrer, at eksklusivretten løbende kan vurderes med det formål at sikre optimal udnyttelse af faciliteten og for at følge op på brugers behov.

Forvaltningen har mulighed for at udstede aftaler med varighed på op til 10 år, hvis særlige og begrundede vilkår tilsiger dette, f.eks. hvis brugeren skal modtage fondstilskud eller optage lån. Ønskes længere varighed end 10 år, skal dette begrundes og godkendes af Borgerrepræsentationen.

Der indføres en fastsat takst for eksklusivret, der pålægges brugere med eksklusivret til en facilitet. Forvaltningen udarbejder en model for afgiften, der opkræves med hjemmel i kommunalfuldmagten. Modellen beskriver retningslinjer for eksklusivret og forelægges Kultur- og Fritidsudvalget i 2020. Afgiften for eksklusivret forventes at være incitament til foreninger til at dele faciliteter, og afgiften forventes at bidrage til bedre kapacitetsudnyttelse.

3: Princip for håndtering af indtægter i brugs- og driftsaftaler

Kommunalfuldmagtsreglerne tillader kommuner og dermed tilskudsmodtagere accessorisk virksomhed. Forvaltningen har ikke klare retningslinjer for, hvordan og på hvilke betingelser, brugere må have indtægtsgivende aktiviteter i kommunale ejendomme, hvorfor brugere kan have indtægtsgivende aktiviteter ud over accessorisk virksomhed mv.

Som led i implementeringen af forretningscirkulære for indtægter er forvaltningen ved at kortlægge hjemmelsgrundlag og retningslinjer for indtægter i kommunale faciliteter. I disse retningslinjer vil også indgå retningslinjer for brugeres indtægter i kommunale faciliteter. Brugeres indtægter fra salg fra kommunale ejendomme/arealer drejer sig typisk om cafédrift, salg af mad, øl, vand og slik, sæsonbetonet salg af f.eks. fyrværkeri og juletræer samt udlejning af lokaler til private og virksomheder.

4: Princip og proces for politisk godkendelse og indgåelse af aftaler

Der indgås aftaler, så der kan føres tilstrækkeligt tilsyn med anvendelsen af midlerne, at der aflægges regnskab og beretning, og så det sikres, at tilskudsmodtager ikke modtager tilskud til samme formål fra flere steder.

Der indgås ikke lejeaftaler, hvor lejen ikke modsvarer markedsleje, så der er tale om et indirekte tilskud uden politisk beslutning som grundlag.

Tilskudsaftaler, som er udstedt på baggrund af en uklar hjemmel, undersøges. Hvis der ikke kan findes en gyldig hjemmel for aftalerne, forelægges de Kultur- og Fritidsudvalget, med henblik på opsigelse eller at der indgås en ny aftale med korrekt hjemmel.

5: Princip og proces for konvertering af erhvervslejekontrakter til brugsaftaler

Som en del af KEID’s transparensprojekt gennemgår KEID gamle erhvervslejekontrakter, med henblik på at opdatere kontrakternes indhold og lejens størrelse til markedskonforme vilkår. Den opdaterede markedsleje er væsentlig højere, end den leje der betales i dag, og opdateringen kan derfor have store økonomiske konsekvenser for brugerne.    

For brugere, der har driftsaftale med Kultur- og Fritidsforvaltningen, er det muligt for forvaltningen at overtage lejemålet, hvorved der indgås en standardlejeaftale mellem KEID og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Herefter kan forvaltningen indgå en brugsaftale med bruger for arealet/ejendommen. Lejen, der betales på standardlejeaftaler, er intern kommunal leje, som forvaltningen bliver budgetkompenseret for.

Øvrige udgifter fordeles som beskrevet i løsning 1. Det betyder, at alle andre udgifter end basislejen, pålægges bruger.

Såfremt der i de gældende erhvervslejekontrakter er givet særlige vilkår, f.eks. længere varighed end 10 år, følger disse vilkår med i de nye brugsaftaler.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Hvis indstillingen godkendes opsiges alle gældende aftaler eller genforhandles med henblik på at leve op til de beskrevne principper. Fremtidige aftaler indgås i overensstemmelse med de beskrevne principper. Hvis de nye aftaler afviger væsentligt fra det nuværende, vil Kultur- og Fritidsudvalget blive orienteret herom.

Mette Touborg

                                                                / Mads Kamp Hansen

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 19. december 2019:

For at kunne tage konkret stilling til udmøntningen af princippet om ensartet tilskudsforvaltning med lige og gennemskuelige vilkår, fandt Kultur- og Fritidsudvalget det nødvendigt, at de komplicerede aftaler afklares yderligere, og anmodede derfor Kultur- og Fritidsforvaltningen om, med udgangspunkt i udvalgets drøftelser og tilkendegivelser, at belyse konsekvenserne for foreningerne bedre og herefter vende tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget. Kultur- og Fritidsudvalget anmodede om løbende at blive orienteret om sagen.