Årsrevisionsprotokollat 2003

Kultur- og Fritidsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 19. august 2004

Sager til beslutning

10. Årsrevisionsprotokollat 2003

(KFU 257/2004)

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender svar på revisionsprotokollat 17/2003 (årsrevisionsprotokollatet), som det fremgår af bilag 2.

RESUME

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet udkast til svarskrivelse, der med 2 underbilag (A og B) er optaget som bilag 2 til denne indstilling.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionsdirektoratet har den 16. juli 2004 fremsendt revisionsprotokollat nr. 17/2003 Årsrevisionsprotokollat til Kultur- og Fritidsudvalget vedrørende Kultur- og Fritidsforvaltningen – revisionen af regnskab 2003 (bilag 1). Revisionsdirektoratet havde forinden – den 7. juli 2004 – fremsendt et udkast af protokollatet til Kultur- og Fritidsforvaltningen med en høringsfrist på 8 dage fra modtagelsen.

Kultur- og Fritidsforvaltningen har udarbejdet udkast til svarskrivelse, der med 2 underbilag (A og B) er optaget som bilag 2 til denne indstilling.

Hovedindhold af protokollat og svar er følgende:

1. Indledning

Afsnittet indeholder en række regnskabsmæssige summer og beskriver i øvrigt generelt metoden for den gennemførte revision.

Afsnittet har ikke givet forvaltningen anledning til bemærkninger.

2. Den udførte revision og konklusioner heraf

2.1 Økonomistyringssystemer

Under denne overskrift omtaler Revisionsdirektoratet konkrete bilagskontroller, som direktoratet har foretaget.

Der er kontrolleret for

· initialer for anvisning

· dokumentation for anvisning af honorar til omvisere i Nikolaj Udstillingsbygning

· uoverensstemmelser i KØR i forbindelse med en konkret faktura

De 3 punkter er besvaret med henholdsvis opstramninger for de 2 første punkter og for det 3. punkt, at spillereglerne er fulgt, og at "uoverensstemmelserne" ikke er udtryk for fejl.

2.2 Løn

Revisionsdirektoratet har gennemgået 25 personalesager og har i den forbindelse konstateret en øjeblikkelig mangel på lister til tilstedeværelseskontrol.

Af svaret fremgår, at udeblivelse af disse lister er sket fra maj 2004 i forbindelse med Accentures overtagelse af kommunens lønanvisningsopgave, og at en løsning afventer en fælleskommunal løsning.

2.3 Dagpengerefusion

Revisionsdirektoratet opregner en række eksempler, hvor Kultur- og Fritidsforvaltningen af forskellige årsager har mistet berettiget dagpengerefusion.

Af svaret fremgår, at forvaltningen har ændret procedure og derved indbygget et større incitament til at overholde de snævre tidsfrister, men påpeger dog, at refusionstab næppe helt kan undgås, da proceduren også bygger på den sygemeldtes aktive medvirken.

2.4 Anlæg

Med udgangspunkt i en anlægsbevillingssag fra 1996 finder Revisionsdirektoratet det beklageligt, at bilagsmateriale for 1.460.000 kr. er bortkommet.

Af svaret fremgår det, at risikoen for, at noget lignende skulle ske efter de nugældende forretningsgange er minimal.

2.5 Indtægter

Revisionsdirektoratet er i protokollatet af den opfattelse, at der bør udarbejdes en forretningsgang for Bibliotekernes udvælgelse og prisfastsættelse af kasserede materialer, der skal sælges.

Af svaret fremgår det, at det med baggrund i lovgivningens krav og Bibliotekernes målsætning er en del af bibliotekarernes faglige bedømmelse at vælge materialer til kassation, og at salg af materialer foregår i andet regi og til traditionelt symbolske priser. Der findes herudover ikke behov for en forretningsgang.

2.6 Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet

I forbindelse med Revisionsdirektoratets almindelige kontrol med forekomsten af relevante forretningsgangsbeskrivelser har direktoratet udbedt sig lister over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser i henhold til Kasse- og Regnskabsregulativet, liste over øvrige forretningsgangsbeskrivelse samt liste over manglende forretningsgangsbeskrivelser.

Forvaltningen har udarbejdet de pågældende lister men påpeger, at listen over forretningsgangsbeskrivelser uden for Kasse- og Regnskabsregulativets område ikke er komplet, og ikke kan blive det, da mange af disse er udarbejdet til lokalt brug og uden centralforvaltningens medvirken eller viden.

2.7 Status og eventualforpligtelser mv.

Revisionsdirektoratet opregner en række fejl og mangler i forbindelse med afstemning og specifikation af statuskonti.

Der svares på disse forhold enkeltvis, for et enkelt forholds vedkommende med en opfordring til så vidt muligt gennem dialog at søge eventuelle mangler afklaret, når de konstateres.

2.8 Kasse- og beholdningseftersyn

I protokollatet spørges til forvaltningens tiltag med henblik på at nedbringe de forholdsvis mange bemærkninger i forbindelse med kasseeftersyn. Revisionsdirektoratet påpeger endvidere, at det bør fremgå af kasseinstruksen, at det er lederen, der udpeger stedfortræder for kassereren og ikke kassereren selv. Endelig nævnes en række steder, hvor der ikke findes en kasseinstruks.

Forvaltningens svar indeholder såvel tiltag med standardisering og forenkling af kasseinstrukserne som undervisning og support som instrumenter til forbedring af situationen, erklærer sig enig med revisionen med hensyn til udpegning af stedfortræder og vil i øvrigt sørge for, at de manglende kasseinstrukser bliver udarbejdet.

2.9 Bevillingskontrol

Afsnittet indeholder bemærkninger til Kultur- og Fritidsforvaltningens forklaringer til regnskab 2003 (de specielle bemærkninger). En gennemgang af disse forklaringer har if. protokollatet ikke givet anledning til væsentlige bemærkninger.

2.10 Større undersøgelser

I protokollatet nævnes 2 større områder, hvor der er afgiver revisionsprotokollater. Afsnittet giver ikke anledning til bemærkninger.

3. Andre opgaver

3.1 Revisorerklæringer

I afsnittet oplistes 13 projekter, hvor Revisionsdirektoratet har afgivet revisorerklæring. Afsnittet giver ikk e anledning til bemærkninger.

4. Opfølgning af tidligere omtalte forhold

4.1 Udviklingen af økonomistyringen i Københavns Kommune

Revisionsdirektoratet omtaler en af Økonomiforvaltningen i foråret 2004 udarbejdet og den 22. marts 2004 offentliggjort rapport ''Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – Resultater af 2. runde", hvor bl.a. Kultur- og Fritidsforvaltningen deltog med 5 enheder på søjle-/afdelingsniveau.

Revisionsdirektoratet udbeder sig resultat og efterfølgende handlingsplan for hver undersøgt enhed.

I forvaltningens svar oplistes resultatet for den enkelte enhed. 2 ud af de 5 enheder opfylder allerede det af økonomichefkredsen erklærede mål.

Af svaret fremgår i øvrigt, hvad der arbejdes på for tiden for at forbedre økonomistyringen. Der vedlægges ikke egentlige handlingsplaner, da fremgangsmåden ved denne opgradering af styringsniveauet er mangeartet. Nævnes kan Balanced Score Card, budgetprocessen og i det hele taget den løbende controlling og deraf følgende dialog.

4.2 Kommunens ressourcetildeling til fritidsområdet

Revisionsdirektoratet omtaler en tidligere beskrevet større undersøgelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen, herunder hvordan forvaltningen har redegjort for opfølgningen på undersøgelsen.

Revisionsdirektoratet finder redegørelsen tilfredsstillende, og afsnittet giver ikke forvaltningen anledning til yderligere bemærkninger.

4.3 Kommunens tilskud til folkeoplysning

Revisionsdirektoratet omtaler ligeledes her en tidligere beskrevet større undersøgelse. Denne undersøgelse har resulteret i, at forvaltningen har udarbejdet en handleplan for effektuering af Revisionsdirektoratets anbefalinger.

Med henblik på orientering af Revisionsudvalget udbeder direktoratet sig en orientering om implementering af handleplanen.

Som svar vedlægges handleplanen indeholdende oplysninger om, hvordan de enkelte tiltag er eller bliver implementeret.

5. Ledelsens regnskabserklæring

Oplysningen om ledelsens afgivne regnskabserklæring giver ikke anledning til yderligere bemærkninger.

MILJØVURDERING

ØKONOMI

Indstillingen har ingen selvstændig økonomisk virkning.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

1. Revisionsprotokollat nr. 17/2003 Årsrevisionsprotokollatet

2. Forslag til svar til Revisionsdirektoratet inkl. underbilag A og B

Carsten Haurum

/ Olga Brüniche-Olsen

Til top