Orientering om ejendomsdriftsenhed

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om status på etablering af en tværgående ejendomsdriftsenhed.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager status på etablering af en ejendomsdriftsenhed i Kultur- og Fritidsforvaltningen til efterretning.

Økonomiudvalget besluttede 26. august 2014 at udskyde beslutningen om en fælles ejendomsdriftsenhed for Københavns Kommune til februar 2015, og at Københavns Ejendomme i samarbejde med forvaltningerne aftaler pilotprojekter, hvor nye snitflader for ejendomsdrift i Københavns Kommune kan prøves af, herunder hvordan der sikres både en god service overfor institutionerne og effektiviseringer.

På den baggrund har Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejdet videre med at etablere en egen tværgående ejendomsdriftsenhed i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Projektet er udpeget som pilotprojekt for Københavns Ejendomme.

Baggrund
En tværgående ejendomsdriftsenhed skal gøre driften bedre for borgerne, give større medarbejdertilfredshed og samtidigt være mere omkostningseffektiv. I foråret 2014 udarbejdede konsulentfirmaet EY, som eksterne rådgivere, en analyse af ejendomsdriften i Kultur- og Fritidsforvaltningen, der i efteråret 2014 blev efterfulgt af en mere detaljeret business case af den fremtidige ejendomsdrift. Den ligger til grund for det videre arbejde med at designe og implementere en ejendomsdriftsenhed, der skal være i drift fra sommeren 2015. Denne fase blev sat i gang i december 2014, og har konsulentfirmaet EY tilknyttet som eksterne rådgivere. Planen er, at de årsværk, der i dag anvendes til ejendomsdrift, overflyttes til ejendomsdriftsenheden, der fremadrettet varetager opgaverne.

Medarbejderinddragelse
I forløbet med etablering af en ejendomsdriftsenhed har det været hensigten at have en åben og inddragende proces. Der er nedsat en styregruppe og tværgående arbejdsgrupper med inddragelse af ledere og medarbejdere. Hoved-MED er løbende blevet orienteret om projektet, og der er nedsat et midlertidigt MED vedr. Ejendomsdrift, der er involveret i processen. Midlertidigt MED er repræsenteret i styregruppen, arbejdsgrupper og ansættelsesudvalg for ansættelsen af en chef for ejendomsdriftsenheden. Der er blevet afholdt orienteringsmøder for medarbejderne samt workshops med det formål at trække på medarbejdernes viden og erfaringer. (Bilag 1)

Aktuel status
Som et redskab til den daglige drift for institutioner og ejendomsdriftsenhed har konsulentfirmaet EY udarbejdet Servicehåndbogen. Den udgør aftalen mellem lokationen og ejendomsdriftsenheden og indeholder en beskrivelse af de ydelser, institutionen har bestilt hos ejendomsdriftsenheden. Formålet med Servicehåndbogen er at styrke den borgerrettede service og sikre et godt samarbejde mellem institutioner og ejendomsdriftsenhed. Lige nu fastlægges disse aftaler i dialog med institutionerne.

Der er ansat chef for ejendomsdriftsenheden, der tiltræder 1. marts 2015.

Fra marts 2015 begynder medarbejderne at få besked om, hvilken enhed de fremover er en del af, og fra sommeren 2015 vil ejendomsdriftsenheden være implementeret og i drift.



Carsten Haurum


                            /Mads Kamp Hansen