Orientering om evaluering af udliciteringen af vinduespolering og rengøring af Kultur- og Fritidsforvaltningens lokaler 2012-2014

Kultur- og Fritidsudvalget orienteres om evaluering af udliciteringen af vinduespolering og rengøring af Kultur- og Fritidsforvaltningens lokaler 2012-14.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller,

1. at Kultur- og Fritidsudvalget tager orientering om evaluering af udliciteringen af vinduespolering og rengøring af Kultur- og Fritidsforvaltningens lokaler 2012-14 til efterretning.

Rengøringen af kultur- og kontorlokaler under Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) har været udliciteret siden den 1. oktober 2012.

På baggrund af udbudsstrategien, der blev vedtaget af Borgerrepræsentation (BR) i 2010, startede KFF i 2011 kortlægning af rengøringsopgaven i KFF’s bygninger med henblik på evt. konkurrenceudsættelse. Ud af KFFs 261.000 m2 blev 200.000 m2 fundet udbudsegnede.

På grund af diversitet i opgaven var alle svømmebade og forvaltningens arealer på Rådhuset, svarende til i alt 61.000 m2, på forhånd udtaget af udbuddet, og rengøringen varetages her fortsat af forvaltningens egne medarbejdere.

KFF udbød rengøring og vinduespolering af 200.000 m2 fordelt på 94 adresser (nu 96 adresser) gennem 10 rammeaftaler på rengøring og 10 rammeaftaler på vinduespolering.

Gennem prækvalificering af interesserede firmaer, blev det sikret, at disse på forhånd stillede garanti for at overholde BR’s beslutninger – så som krav til personalevilkår, reduktion af miljøbelastning, miljøzone, tomgang, arbejdsmiljø, rengøringsartikler, rengøringsrekvisitter, -vogne og maskiner, rengøringsmetoder, arbejdsorganisering, affaldshåndtering, sikring og dokumentation af anvendt arbejdstid og sociale klausuler.

Blandt de prækvalificerede firmaer indstillede forvaltningen, ud fra kriteriet laveste pris, at Alliance+ a/s (A+) blev tildelt alle delopgaver. BR besluttede på møde den 23. august 2012 at følge forvaltningens indstilling, såfremt de enkelte enheder/institutioner selv besluttede at udlicitere opgaverne.

Ved at udbyde opgaverne som rammeaftaler, var det muligt at lægge beslutningen ud til den enkelte institution, som så kunne vælge at udlicitere eller fortsat at lade egne medarbejdere varetage hele eller dele af rengøringsopgaven. Alle institutioner udliciterede rengøring og vinduespolering og A+ påbegyndte arbejdet den 1. oktober 2012.

Der foreligger nu en evaluering af tilfredsheden med kvaliteten af de udliciterede opgaver og samarbejdet mellem A+, den centrale forvaltning og enhederne.

Tilfredshed med kvalitet og samarbejde
Tilfredsheden med rengøringskvaliteten i den leverede ydelse og samarbejdet med A+ ligger på 95 pct. På vinduespoleringen ligger tilfredsheden med kvaliteten og samarbejdet på 96 pct.

Opfølgning
Tilfredsheden med opfølgningen på henvendelser til forvaltningens controller og A+ er ligeledes meget høj. 18 ud af 20 enheder har haft kontakt med forvaltningens controller i løbet af aftaleperioden, for at tilkøbe ydelser, ændre i ydelser eller gøre opmærksom på ydelsesmangler. 10 af disse har svaret, at controlleren reagerer på henvendelser med det samme og 8 har svaret at det foregår inden for kort tid. 12 ud af 20 enheder har i gennem årene henvendt sig til A+ vedrørende mangler i rengøringen og/eller vinduespoleringen. 8 har været tilfredse med A+ løsning på problemet, og 4 har svaret at de hverken er tilfredse eller utilfredse.3 enheder har svaret at A+ reagerer på henvendelserne med det samme. 7, at det sker inden for kort tid og de sidste 2 enheder mener, der går nogen tid. Henvendelserne har drejet sig om både stort og småt, fra en papirskraldespand der ikke er blevet tømt, clips der ikke er samlet op fra gulvet, et fodpanel som er støvet under radiatoren, til et bibliotek, som ikke er blevet gjort rent inden åbningstid.  Af de 18 enheder som har benyttet sig af optionen om at kunne tilkøbe ydelser, har 4 enheder været meget tilfredse med A+ implementering og enhedens tilkøb af ydelser. 6 har været tilfredse, 4 har hverken været tilfredse eller utilfredse og 2 har været utilfredse.

Overholdelse af aftalen
Forvaltningen vurderer, at A+ lever op til kravene i aftalen. De har fulgt virksomhedsoverdragelsesloven, har overenskomst med 3F og er svanemærkecertificeret, hvilket giver en garanti for, at de lever op til alle krav om arbejdsmiljø og miljø.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Kultur- og Fritidsudvalget skal i en selvstændig indstilling tage stilling til en evt. forlængelse af kontrakten med A+ i et år, således at den fortsætter frem til 30. september 2016.

Primo 2016 skal rengørings- og vinduespoleringsopgaven i EU-udbud, da kontrakten med A+ ikke kan forlænges længere end til 30. september 2016.

Carsten Haurum
                                                    /Susanne Hovgaard Heunicke                            

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 18. december 2014:

Der blev begæret afstemning om indstillingen.
Et flertal (Peter Thiele, Rune Dybvad, Tue Hækkerup, Simon Strange, Carl Christian Ebbesen, Michael Gatten, Jens-Kristian Lütken, Lilian Parker Kaule og Andreas Pourkamali) stemte for indstillingen.
Et mindretal (Rikke Lauritzen og Allan Ahmad) stemte imod.
Indstillingen blev godkendt.